Cómo verificar si Outlook está usando el modo en caché o el modo en línea

Necesita saber si su cliente de Outlook se ejecuta en modo Cached Exchange o en modo en línea. Esto determina si sus correos electrónicos se almacenan localmente o se accede a ellos directamente desde el servidor. El modo afecta el rendimiento, el acceso sin conexión y el uso de datos. Este artículo explica cómo comprobar su configuración actual en unos pocos pasos.

Descripción de los modos Cached Exchange y en línea

Outlook para Microsoft 365 y Outlook 2021 ofrecen dos formas principales de conectarse a un servidor de Microsoft Exchange. El modo Cached Exchange descarga una copia de su buzón en un archivo local de su equipo. Este archivo se denomina archivo de datos de Outlook sin conexión. Outlook sincroniza los cambios con el servidor en segundo plano.

El modo en línea se conecta directamente al servidor de Exchange sin mantener una copia local completa. Cada acción, como abrir una carpeta o leer un correo electrónico, requiere una conexión activa con el servidor. Este modo utiliza menos espacio en el disco local, pero depende por completo de la velocidad y la disponibilidad de la red.

Debe tener una cuenta de Exchange, Microsoft 365 o Outlook.com para usar estos modos. Las cuentas POP3 e IMAP no admiten el modo Cached Exchange. La configuración se establece por cuenta y un administrador puede cambiarla mediante la directiva de grupo.

Pasos para comprobar el modo de conexión de Outlook

Siga estos pasos para determinar qué modo utiliza su cuenta de Exchange principal. El proceso es idéntico para Outlook en Windows 11 y Windows 10.

1. Abrir Configuración de la cuenta
   Inicie Outlook y haga clic en la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda. En la pantalla Información de la cuenta, haga clic en el botón Configuración de la cuenta. A continuación, seleccione de nuevo Configuración de la cuenta en el menú desplegable.
2. Inspeccionar su cuenta de Exchange
   En el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta, la pestaña Correo electrónico estará seleccionada. Haga clic en su cuenta de Microsoft Exchange o Microsoft 365 para resaltarla. A continuación, haga clic en el botón Cambiar situado encima de la lista de cuentas.
3. Localizar la configuración del modo en caché
   Se abre la ventana Cambiar cuenta. Busque la configuración etiquetada como "Usar modo Cached Exchange". Una marca en la casilla significa que el modo Cached Exchange está activo. Una casilla vacía significa que el modo en línea está activo. No haga clic en Siguiente ni en Cancelar todavía.
4. Verificar con la barra de estado
   Mire la esquina inferior derecha de la ventana principal de Outlook. Si ve un icono de conectado similar a un enchufe, está en línea. Si el icono muestra un enchufe con una X roja, está trabajando sin conexión. El estado sin conexión solo es posible cuando el modo Cached Exchange está habilitado.

Método alternativo con el menú Enviar y recibir

También puede confirmar el modo comprobando la funcionalidad sin conexión.

1. Ir a la pestaña Enviar y recibir
   Haga clic en la pestaña Enviar y recibir de la cinta de opciones de Outlook.
2. Comprobar el botón Trabajar sin conexión
   En el grupo Preferencias, busque el botón Trabajar sin conexión. Si este botón está presente y se puede hacer clic en él, su cuenta está configurada para el modo Cached Exchange. Si el botón está atenuado o no aparece, está en modo en línea.

Errores comunes y limitaciones que debe evitar

Comprobar el tipo de cuenta incorrecto

La configuración del modo Cached Exchange solo se aplica a las cuentas de tipo Exchange. Si tiene una cuenta POP3 o IMAP seleccionada en el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta, la opción no aparecerá. Asegúrese de estar viendo la cuenta correcta de Microsoft Exchange o Microsoft 365 en la lista.

Interpretar mal los iconos de la barra de estado

La barra de estado muestra el estado de la conexión, no el modo configurado. Puede estar en modo Cached Exchange pero ver "Conectado" porque Outlook se está sincronizando con el servidor. La clave es que la opción "Trabajar sin conexión" solo está disponible cuando el modo en caché está activado.

Suponer que la configuración se aplica a todos los perfiles

La configuración del modo Cached Exchange se almacena por perfil de usuario de Windows y por archivo de datos de Outlook. Si tiene varios perfiles de Outlook, debe comprobar la configuración dentro de cada perfil. Cambiar de perfil requiere volver a pasar por Archivo > Configuración de la cuenta.

Modo Cached Exchange frente al modo en línea: diferencias clave

Elemento	Modo Cached Exchange	Modo en línea
Archivo de datos local	Crea un archivo OST en su PC	Sin copia local del buzón
Acceso sin conexión	Acceso completo al correo en caché cuando no hay conexión	Sin acceso sin conexión al servidor
Uso de la red	La sincronización inicial es alta y luego baja para las actualizaciones incrementales	Tráfico de red constante para todas las acciones
Rendimiento	Navegación más rápida de los datos locales	Más lento, depende del servidor y de la latencia de la red
Espacio en disco	Usa un espacio significativo para el archivo OST	Uso mínimo de almacenamiento local
Caso de uso principal	Equipos portátiles corporativos y PC de escritorio estándar	Infraestructura de escritorio virtual o servidores de terminal

Ahora puede confirmar el modo de conexión de Outlook mediante el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta. Use la barra de estado para una comprobación visual rápida de su estado en línea. Para un control avanzado, explore los grupos Enviar y recibir para desencadenar manualmente una sincronización o cambiar al trabajo sin conexión. Los administradores pueden aplicar un modo específico mediante la Herramienta de personalización de Office durante la implementación.