Cómo ver el registro de actividad de coautores en Word

Cuando varias personas editan el mismo documento en Word, es posible que desee ver quién realizó cambios y cuándo. Word no tiene un único botón etiquetado como registro de actividad. En su lugar, almacena el historial de coautores en dos lugares separados: el Historial de versiones y el panel de propiedades del documento. Este artículo explica exactamente dónde encontrar la lista de coautores, sus marcas de tiempo de edición y cómo ver un registro completo de cambios para cualquier documento compartido almacenado en OneDrive o SharePoint.

Qué muestra el registro de actividad de coautores y dónde se encuentra

Word no genera un archivo de registro tradicional de cada pulsación de tecla realizada por cada coautor. En su lugar, se basa en la función de historial de versiones integrada en la plataforma de almacenamiento en la nube. Cuando un documento se guarda en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint, cada guardado crea una entrada de versión. Esa entrada registra el nombre de la persona que guardó el documento y la hora exacta del guardado.

La segunda fuente de actividad de coautores es el panel de propiedades del documento. La pestaña Estadísticas dentro de Propiedades avanzadas almacena el tiempo total de edición en minutos, el último autor que guardó el archivo y el número de revisión. Estos datos son útiles para una visión general rápida, pero no enumeran a los coautores individuales por nombre.

Para ver una lista completa de los coautores que alguna vez abrieron o editaron el documento, debe usar el historial de versiones basado en la web en SharePoint o OneDrive. La versión de escritorio de Word solo muestra las versiones guardadas, no los eventos de acceso de solo lectura.

Pasos para ver la actividad de coautores en Word de escritorio

Método 1: Historial de versiones en Word

1. Abra el documento compartido
   Asegúrese de que el documento esté guardado en OneDrive o SharePoint. Un archivo guardado localmente no tiene historial de versiones.
2. Vaya a Archivo > Información
   Haga clic en la pestaña Archivo y luego seleccione Información en el panel de navegación izquierdo.
3. Haga clic en Historial de versiones
   En la página Información, haga clic en el botón etiquetado como Historial de versiones. Se abre un panel lateral en el lado derecho de la ventana.
4. Explore la lista de versiones
   Cada entrada muestra una fecha, una hora y el nombre del coautor que guardó esa versión. Haga clic en cualquier versión para abrirla en modo de solo lectura y ver su contenido.
5. Restaure una versión anterior si es necesario
   En la parte superior de la vista de solo lectura, haga clic en el botón Restaurar para convertir esa versión en la actual. Esta acción también crea una nueva entrada de versión.

Método 2: Estadísticas de propiedades avanzadas

1. Abra el documento
   Asegúrese de que el documento esté abierto en Word.
2. Vaya a Archivo > Información
   Haga clic en Archivo y luego en Información.
3. Haga clic en Propiedades
   Cerca de la esquina superior derecha de la página Información, haga clic en el menú desplegable Propiedades y seleccione Propiedades avanzadas.
4. Haga clic en la pestaña Estadísticas
   En el cuadro de diálogo Propiedades avanzadas, haga clic en la pestaña Estadísticas.
5. Revise los datos de actividad
   Verá el tiempo total de edición en minutos, el número de revisiones y el campo Guardado por última vez. Estos datos no enumeran a todos los coautores, pero muestran el volumen general de actividad.

Método 3: Registro de actividad completo a través de OneDrive o SharePoint web

1. Abra la biblioteca de documentos en un navegador
   Navegue al sitio de OneDrive o SharePoint donde está almacenado el documento.
2. Haga clic con el botón derecho en el documento y seleccione Historial de versiones
   En la lista de archivos, haga clic con el botón derecho en el nombre del documento y elija Historial de versiones en el menú contextual.
3. Vea la lista de actividad completa
   El historial de versiones web muestra cada evento de guardado, restauración y eliminación junto con el nombre de usuario y la marca de tiempo. Esta lista incluye acciones que no aparecen en el historial de versiones de Word de escritorio, como cuando un coautor vio el archivo sin editarlo.
4. Haga clic en una versión para previsualizarla o restaurarla
   Cada versión se puede previsualizar en el navegador o restaurar para convertirla en la versión actual.

Problemas comunes al ver la actividad de coautores

El Historial de versiones muestra solo una versión

Si el documento nunca se guardó en la nube, Word no puede realizar un seguimiento de la actividad de los coautores. Guarde primero el archivo en OneDrive o SharePoint. Verifique también que la función Autoguardado esté activada. Cuando el Autoguardado está desactivado, Word no crea entradas de versión hasta que guarda manualmente.

Los nombres de los coautores aparecen como Anónimo o Usuario

Esto sucede cuando los coautores no han iniciado sesión con una cuenta de Microsoft 365 o cuando abren el documento en un navegador sin iniciar sesión. Pida a todos los coautores que inicien sesión en Word o en el sitio de SharePoint con su cuenta profesional o educativa antes de editar.

El registro de actividad no muestra quién vio el documento

El historial de versiones de Word de escritorio solo registra los guardados. No registra el acceso de solo lectura. Para ver los eventos de visualización, use el historial de versiones web de SharePoint o OneDrive. En SharePoint, también puede habilitar los informes de registro de auditoría en la configuración del sitio para realizar un seguimiento de cada acción de apertura.

Faltan versiones eliminadas en la lista

Cuando un coautor elimina manualmente una versión del historial de versiones, se elimina de forma permanente. No hay una papelera de reciclaje para versiones individuales. Para protegerse contra la pérdida de datos, establezca una directiva de retención de versiones en el centro de administración de SharePoint que impida la eliminación de versiones durante un número específico de días.

Elemento	Historial de versiones de Word de escritorio	Historial de versiones web de OneDrive / SharePoint
Qué eventos se registran	Solo guardados	Guardados, restauraciones, eliminaciones y eventos de visualización
Nombres de coautores mostrados	Sí, para cada guardado	Sí, para todos los eventos
Requiere almacenamiento en la nube	Sí	Sí
Acceso de solo lectura registrado	No	Sí, con el registro de auditoría habilitado
Puede restaurar una versión anterior	Sí	Sí

Ahora puede ver la actividad de los coautores en Word utilizando el Historial de versiones y las Propiedades avanzadas. Para obtener el registro más completo, use el historial de versiones web de OneDrive o SharePoint. Habilite el registro de auditoría en SharePoint para obtener un registro completo de los eventos de acceso de solo lectura. Para acelerar las comprobaciones futuras, ancle el comando Historial de versiones a la Barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic con el botón derecho en el botón Historial de versiones y eligiendo Agregar a la Barra de herramientas de acceso rápido.