Cómo usar la combinación de correspondencia para imprimir etiquetas de dirección en Word

Imprimir etiquetas de dirección una por una es lento y propenso a errores. La función Combinar correspondencia de Word automatiza esta tarea extrayendo los datos de los destinatarios de una hoja de cálculo o una lista de contactos. Este artículo explica cómo configurar un documento de etiquetas, conectarlo a su origen de datos e imprimir una hoja completa de etiquetas en un solo lote. Aprenderá los pasos exactos de principio a fin sin prueba y error.

Qué hace la combinación de correspondencia y qué necesita antes de empezar

La combinación de correspondencia conecta un documento de Word a un origen de datos, de modo que cada fila del origen genera una página o etiqueta impresa distinta. Para las etiquetas de dirección, el origen de datos suele ser una hoja de cálculo de Excel, una carpeta de contactos de Outlook o una tabla de Word. Cada columna del origen contiene un dato, como Nombre, Dirección, Ciudad, Estado y Código postal.

Antes de abrir Word, prepare su origen de datos. La primera fila debe contener los encabezados de columna. No deje filas ni columnas en blanco dentro del rango de datos. Guarde el archivo en una ubicación que pueda encontrar fácilmente. También necesita el número de producto de las hojas de etiquetas que va a usar. Este número está impreso en el paquete de etiquetas. Algunos ejemplos comunes son Avery 5160, 8160 o 5162. Si no tiene el número, mida las dimensiones de la etiqueta y use el cuadro de diálogo Nueva etiqueta de Word para crear un tamaño personalizado.

Orígenes de datos compatibles

Word puede leer datos de archivos de Excel (.xlsx, .xls), bases de datos de Access, Contactos de Outlook, tablas de Word, archivos de texto y listas de SharePoint. Excel es la opción más común porque permite ordenar y filtrar fácilmente. Si usa Contactos de Outlook, los nombres de los campos están predefinidos y pueden diferir de los encabezados de su hoja de cálculo. Revise la lista de campos después de conectarse.

Compatibilidad de las hojas de etiquetas

Word incluye plantillas para la mayoría de las marcas de etiquetas importantes. Si su hoja de etiquetas no está en la lista, haga clic en Nueva etiqueta en el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta. Introduzca la altura y el ancho exactos de la etiqueta, el número de etiquetas a lo ancho y los márgenes. Word guarda esto como una definición de etiqueta personalizada que puede reutilizar más adelante.

Pasos para configurar e imprimir etiquetas de dirección con la combinación de correspondencia

Siga estos pasos en orden. No omita el paso Actualizar etiquetas, o solo la primera etiqueta contendrá datos.

1. Abra un documento nuevo en blanco en Word
   Vaya a la pestaña Archivo y seleccione Nuevo > Documento en blanco. No use un documento existente para las etiquetas, porque el diseño de la página debe coincidir con las dimensiones de la hoja de etiquetas.
2. Inicie el asistente de combinación de correspondencia para etiquetas
   Vaya a la pestaña Correspondencia. Haga clic en Iniciar combinación de correspondencia y seleccione Etiquetas. En el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta, elija el fabricante de sus etiquetas en la lista desplegable Proveedores de etiquetas. Seleccione el número de producto. Haga clic en Aceptar. Word crea una tabla que coincide con la cuadrícula de etiquetas de su hoja.
3. Seleccione su origen de datos de destinatarios
   En la pestaña Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios. Elija Usar una lista existente. Busque su archivo de Excel u otro origen de datos. Si usa un archivo de Excel, seleccione la hoja de cálculo que contiene sus datos. Word muestra una vista previa de las primeras filas. Haga clic en Aceptar.
4. Inserte campos combinados en la primera etiqueta
   Haga clic dentro de la celda de la primera etiqueta. En la pestaña Correspondencia, haga clic en Insertar campo combinado. Elija los campos que desea que aparezcan en la etiqueta. Por ejemplo, inserte Bloque de direcciones o campos individuales como Nombre, Apellido, Calle, Ciudad, Estado y Código postal. Presione Entrar o Espacio para organizarlos exactamente como desea que se vea la etiqueta impresa.
5. Copie el diseño a todas las demás etiquetas
   En la pestaña Correspondencia, haga clic en Actualizar etiquetas. Word copia los campos combinados de la primera etiqueta a todas las demás celdas de etiqueta de la hoja. Si cambia el diseño más adelante, haga clic de nuevo en Actualizar etiquetas para actualizar toda la hoja.
6. Obtenga una vista previa de las etiquetas combinadas
   En la pestaña Correspondencia, haga clic en Vista previa de resultados. Word reemplaza los campos combinados con los datos reales del primer registro. Use los botones de flecha del grupo Vista previa de resultados para desplazarse por los registros. Compruebe que las direcciones caben dentro del área de la etiqueta y que no falta ningún campo.
7. Imprima las etiquetas
   En la pestaña Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y seleccione Imprimir documentos. En el cuadro de diálogo Combinar en impresora, elija si desea imprimir todos los registros, el registro actual o un rango. Haga clic en Aceptar. En el cuadro de diálogo Imprimir, seleccione su impresora, establezca el número de copias y haga clic en Aceptar. Word imprime una hoja de etiquetas por cada conjunto de registros que quepa en una hoja.

Método alternativo: asistente paso a paso de combinación de correspondencia

Si prefiere un recorrido guiado, use el asistente integrado. Vaya a Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Asistente paso a paso para combinar correspondencia. El panel de tareas de la derecha le guía por seis pasos: tipo de documento, documento inicial, destinatarios, bloque de direcciones, vista previa y completar la combinación. Este método es más lento, pero resulta útil para quienes lo usan por primera vez.

Errores comunes y cómo evitarlos

Las etiquetas se imprimen con la misma dirección en todas

Esto ocurre cuando se omite el paso Actualizar etiquetas. Sin ese paso, solo la primera etiqueta contiene campos combinados. El resto de las etiquetas muestra los mismos datos porque no están vinculadas al origen de datos. Vuelva a la pestaña Correspondencia y haga clic en Actualizar etiquetas. Luego obtenga una vista previa de los resultados de nuevo.

Los datos de dirección aparecen en una sola etiqueta

Esta es la misma causa que en el caso anterior. Los campos combinados deben copiarse a todas las celdas de etiqueta. Haga clic en Actualizar etiquetas. Si escribió manualmente campos combinados en cada celda, elimínelos y empiece solo desde la primera celda. Luego use Actualizar etiquetas.

Las etiquetas no se alinean con la hoja de papel

El número de producto de la etiqueta en Word debe coincidir con el número de producto del paquete. Si los números coinciden pero la alineación está desviada, es posible que su impresora desplace la página. Vaya a Archivo > Opciones > Avanzadas. En Imprimir, habilite la opción Permitir cambio de tamaño de papel A4/Carta. También puede imprimir primero una hoja de prueba en papel normal. Coloque la hoja impresa contra la hoja de etiquetas para comprobar la alineación.

Los campos combinados se muestran como «FieldName» en lugar de datos reales

Esto es normal durante la fase de configuración. Haga clic en Vista previa de resultados en la pestaña Correspondencia para ver los datos reales. Si los campos siguen mostrándose como códigos después de hacer clic en Vista previa de resultados, es posible que el origen de datos no esté conectado. Haga clic en Seleccionar destinatarios y verifique la ruta del archivo. Si el archivo se movió o se cambió de nombre, búsquelo de nuevo.

Los datos de Excel incluyen filas en blanco que crean etiquetas vacías

Word lee todas las filas del rango seleccionado de la hoja de cálculo, incluidas las filas en blanco. Elimine las filas en blanco de la hoja de cálculo de Excel antes de conectarse. Como alternativa, asigne un nombre al rango exacto que contiene los datos con la función Definir nombre de Excel y luego seleccione ese rango con nombre en el cuadro de diálogo Seleccionar tabla de Word.

Etiquetas con combinación de correspondencia frente a impresión manual de etiquetas

Elemento	Etiquetas con combinación de correspondencia	Impresión manual de etiquetas
Tiempo de configuración	10-15 minutos la primera vez	1-2 minutos por hoja
Exactitud	Sin errores de escritura una vez que el origen de datos es correcto	Riesgo de direcciones mal escritas
Tamaño del lote	Registros ilimitados	Limitado por la paciencia y el tiempo
Reutilización del origen de datos	El mismo archivo puede usarse para sobres, cartas o correos electrónicos	No es reutilizable
Alineación de etiquetas	Automática según el número de producto	Prueba y error manual

La combinación de correspondencia ahorra tiempo cuando imprime más de unas pocas hojas de etiquetas. La configuración inicial lleva más tiempo que escribir una dirección, pero la inversión vale la pena para lotes de 20 etiquetas o más. Para una sola etiqueta, escribirla a mano es más rápido.

Ahora ya puede imprimir etiquetas de dirección con la combinación de correspondencia usando su propio origen de datos. La próxima vez que necesite etiquetas, reutilice el mismo documento de Word haciendo clic en Seleccionar destinatarios y eligiendo un archivo de datos diferente. Para un control más avanzado, ordene los destinatarios antes de combinar haciendo clic en Editar lista de destinatarios y usando el vínculo Ordenar. Esto le permite imprimir etiquetas por orden de código postal o alfabéticamente sin reorganizar la hoja de cálculo original.