Usted abre un documento de Word y el archivo es inesperadamente grande, a menudo supera los 10 MB para un archivo que contiene solo unas pocas páginas de texto. La causa más común son las fuentes incrustadas, que Word guarda dentro del documento para preservar la tipografía elegida en cualquier equipo. Este artículo explica cómo identificar el aumento de tamaño por fuentes, cómo eliminar las fuentes incrustadas de forma selectiva o total y cómo prevenir el problema en documentos futuros.
Puntos clave: Reducir el tamaño del archivo eliminando fuentes incrustadas
- Archivo > Opciones > Guardar > Incrustar fuentes en el archivo: Desmarque esta opción para evitar que Word incluya fuentes en el documento.
- Archivo > Opciones > Guardar > No incrustar fuentes del sistema comunes: Marque esta casilla para excluir fuentes ampliamente disponibles como Arial y Times New Roman.
- Archivo > Información > Optimizar para compatibilidad > Subconjunto de fuentes: Use esto para incrustar solo los caracteres que realmente utilizó, lo que reduce los datos de fuente hasta en un 90 por ciento.
Por qué las fuentes incrustadas aumentan el tamaño del archivo y cómo las almacena Word
Cuando incrusta una fuente en un documento de Word, el archivo de fuente completo o un subconjunto grande de sus glifos se copia en el contenedor .docx. Un solo archivo de fuente, como una variante negrita cursiva de una tipografía personalizada, puede pesar de 2 MB a 10 MB. Incrustar tres o cuatro de estas fuentes rápidamente lleva el archivo a más de 20 MB.
Word almacena las fuentes dentro de la subcarpeta media del archivo .docx. Cada fuente incrustada aparece como un archivo .ttf o .odttf independiente. La opción para incrustar fuentes se controla desde Archivo > Opciones > Guardar. De forma predeterminada, Word no incrusta fuentes a menos que active explícitamente la función o abra un documento creado por alguien que tenía la incrustación habilitada.
Dos configuraciones controlan el comportamiento:
Incrustar fuentes en el archivo
Cuando esta casilla está seleccionada, Word copia todo el conjunto de fuentes utilizadas en el documento dentro del archivo. El destinatario ve exactamente el mismo diseño incluso si no tiene la fuente instalada.
No incrustar fuentes del sistema comunes
Esta opción excluye las fuentes preinstaladas en la mayoría de los sistemas Windows, como Calibri, Cambria y Segoe UI. Habilitarla reduce la carga incrustada sin sacrificar la fidelidad del diseño para la mayoría de los usuarios.
Subconjunto de fuentes
Word ofrece una tercera configuración llamada subconjunto de fuentes, que incrusta solo los caracteres que realmente escribió en lugar del conjunto completo de caracteres. Por ejemplo, si solo utiliza las letras de la A a la Z y puntuación común, los datos de fuente incrustados se reducen de megabytes a unos pocos cientos de kilobytes. El subconjunto está habilitado de forma predeterminada cuando la incrustación está activada, pero puede verificarlo en Archivo > Opciones > Guardar.
Pasos para eliminar fuentes incrustadas y reducir el tamaño del archivo
Método 1: Desactivar la incrustación y eliminar las fuentes existentes
- Abra el documento en Word
Inicie Word y abra el archivo inflado. - Vaya a Archivo > Opciones > Guardar
En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Guardar. Desplácese hasta la sección Preservar la fidelidad al compartir este documento. - Desmarque Incrustar fuentes en el archivo
Desmarque la casilla etiquetada Incrustar fuentes en el archivo. Esto evita que Word agregue nuevos datos de fuente al guardar. - Marque No incrustar fuentes del sistema comunes
Seleccione la casilla No incrustar fuentes del sistema comunes para excluir las fuentes que ya están presentes en la mayoría de los equipos. - Haga clic en Aceptar y guarde el documento
Presione Ctrl+S para guardar. Word eliminará todos los datos de fuente incrustados en el próximo guardado porque la opción de incrustación ahora está desactivada. - Verifique el tamaño del archivo
Cierre Word, localice el archivo en el Explorador de archivos y compruebe su tamaño. Debería ser significativamente más pequeño.
Método 2: Usar el subconjunto de fuentes para conservar solo los caracteres utilizados
- Abra el documento en Word
Inicie Word y cargue el archivo. - Vaya a Archivo > Opciones > Guardar
Haga clic en Archivo, luego en Opciones y luego en Guardar. - Mantenga marcada Incrustar fuentes en el archivo
No desmarque esta opción si aún necesita que la fuente se muestre correctamente en otros equipos. - Marque No incrustar fuentes del sistema comunes
Habilite esta casilla para omitir las fuentes que ya están instaladas en la mayoría de los equipos Windows. - Marque Incrustar solo los caracteres utilizados en el documento
Esta es la opción de subconjunto. Por lo general, está marcada de forma predeterminada. Si no lo está, selecciónela ahora. - Haga clic en Aceptar y guarde el documento
Presione Ctrl+S. Word volverá a incrustar solo los glifos que realmente utilizó, lo que puede reducir la carga de fuentes entre un 80 y un 90 por ciento.
Método 3: Eliminar manualmente las fuentes incrustadas del archivo .docx
- Haga una copia de seguridad del documento
Copie el archivo .docx en una ubicación segura antes de editar el archivo comprimido. - Cambie la extensión del archivo a .zip
Haga clic derecho en el archivo en el Explorador de archivos, seleccione Cambiar nombre y cambie .docx a .zip. Confirme el cambio si Windows lo solicita. - Abra el archivo zip
Haga doble clic en el archivo .zip para abrirlo en el Explorador de archivos. - Navegue a la carpeta fonts
Abra la carpeta llamada word y luego abra la carpeta llamada fonts. Si no existe una carpeta fonts, el documento no tiene fuentes incrustadas. - Elimine todos los archivos de fuente dentro de la carpeta fonts
Seleccione todos los archivos .ttf o .odttf y presione Eliminar. No elimine la carpeta fonts en sí. - Cambie la extensión de nuevo a .docx
Cambie el nombre de .zip a .docx. Abra el archivo en Word. Las fuentes incrustadas se han eliminado y el tamaño del archivo se ha reducido.
Si Word todavía tiene problemas después de la solución principal
Word solicita una fuente faltante al abrir el documento
Después de eliminar las fuentes incrustadas, Word puede mostrar un mensaje de que falta una fuente y sustituirla por una fuente predeterminada. Este es el comportamiento esperado. Para evitarlo, mantenga habilitado el subconjunto en lugar de eliminar las fuentes por completo. Como alternativa, instale la fuente faltante en su sistema antes de abrir el documento.
El tamaño del archivo no disminuyó después de desmarcar la incrustación
Word solo elimina las fuentes incrustadas en el siguiente guardado después de cambiar la opción. Si el tamaño sigue siendo el mismo, presione Ctrl+S de nuevo, cierre el documento, vuelva a abrirlo y guárdelo una vez más. Si el tamaño aún no cambia, el aumento puede provenir de imágenes grandes o datos de revisión en lugar de fuentes.
Las fuentes incrustadas reaparecen después de guardar
Esto ocurre cuando la plantilla del documento o un complemento de terceros fuerza la incrustación de fuentes. Vaya a Archivo > Opciones > Complementos y deshabilite los complementos activos que administran fuentes. Luego repita los pasos del Método 1.
Comparación de las opciones de incrustación de fuentes en Word
| Configuración | Efecto en el tamaño del archivo | Fidelidad del diseño |
|---|---|---|
| Incrustar fuentes en el archivo (completo) | Aumento grande (2–10 MB por fuente) | Perfecta en todos los sistemas |
| Incrustar fuentes + subconjunto | Aumento moderado (200 KB–2 MB por fuente) | Perfecta en todos los sistemas |
| Incrustar fuentes + excluir fuentes del sistema comunes | Aumento pequeño (solo se incrustan fuentes personalizadas) | Buena en la mayoría de los sistemas |
| Sin incrustación | Sin aumento | Puede cambiar en sistemas sin la fuente |
Para comprobar qué fuentes están incrustadas actualmente en un documento, vaya a Archivo > Información > Propiedades > Propiedades avanzadas. Haga clic en la pestaña Fuentes para ver una lista de las tipografías incrustadas y sus tamaños de archivo.
Para prevenir el aumento de tamaño por fuentes en documentos futuros, configure la opción de guardado predeterminada para no incrustar fuentes nunca. Vaya a Archivo > Opciones > Guardar y desmarque Incrustar fuentes en el archivo. Haga clic en Establecer como predeterminado en la parte inferior del cuadro de diálogo para aplicar esto a todos los documentos nuevos basados en la plantilla Normal.
Si comparte documentos con frecuencia con personas que usan un sistema operativo diferente, considere usar el método de subconjunto en lugar de desactivar la incrustación por completo. Esto mantiene el diseño preciso y mantiene el tamaño del archivo por debajo de 1 MB para la mayoría de los documentos solo de texto.