Cuando varias personas editan un archivo de Excel compartido, puede ser difícil saber quién realizó cada cambio. Es posible que veas números o fórmulas diferentes sin saber quién los actualizó. Excel tiene una función integrada llamada Control de cambios que registra cada edición. Este artículo explica cómo activar el seguimiento de cambios y revisar el historial de modificaciones en un libro compartido.
Puntos clave: Seguimiento de ediciones en libros de Excel compartidos
- Revisar > Control de cambios > Resaltar cambios: Activa un registro que guarda el nombre del editor, la fecha, la hora y el valor anterior y nuevo de cada celda.
- Revisar > Control de cambios > Aceptar o rechazar cambios: Permite revisar la lista de historial y aprobar o deshacer ediciones específicas realizadas por los colaboradores.
- Archivo > Información > Historial de versiones: Muestra una lista de versiones guardadas automáticamente en OneDrive o SharePoint, lo que permite restaurar un estado anterior del archivo.
Cómo funciona la función Control de cambios de Excel
La función Control de cambios de Excel crea un registro de auditoría detallado. Cuando está activada, supervisa el libro y registra cada cambio en el contenido, la fórmula o el formato de una celda. Para cada edición, almacena el nombre de usuario de la persona que realizó el cambio, la fecha y hora exactas, la dirección de la celda, el valor anterior y el valor nuevo. Este historial se guarda dentro del propio archivo del libro.
Esta función es diferente del resaltado de cambios simple en las versiones más recientes de Excel para Microsoft 365. El Control de cambios clásico requiere que el libro se comparta primero, lo que crea un archivo multiusuario especial. Una vez compartido y con el seguimiento activado, todos los usuarios que abran el archivo contribuyen a un único historial de cambios. Posteriormente, puedes revisar esta lista y decidir aceptar o rechazar cambios individuales.
Requisitos previos para usar Control de cambios
Para usar la función completa de Control de cambios, tu libro debe guardarse en el formato antiguo .xls o como libro compartido. El formato moderno .xlsx no admite la función de libro compartido heredada. Primero debes convertir tu archivo. Además, todos los usuarios deben guardar el archivo en una ubicación de red compartida o en un servicio en la nube como OneDrive o SharePoint al que todos los editores puedan acceder.
Pasos para habilitar y revisar los cambios controlados
Sigue estos pasos para activar el seguimiento de cambios y examinar el historial de ediciones.
- Compartir el libro
Abre tu archivo de Excel. Ve a la pestaña Revisar en la cinta de opciones. Haz clic en el botón Compartir libro. En el cuadro de diálogo, marca la casilla etiquetada como ‘Permitir cambios por más de un usuario al mismo tiempo’. Haz clic en Aceptar. Excel te pedirá que guardes el archivo; confirma para guardarlo como libro compartido. - Habilitar Control de cambios
Mientras estás en la pestaña Revisar, haz clic en el botón Control de cambios y luego selecciona Resaltar cambios en el menú desplegable. En el cuadro de diálogo Resaltar cambios, marca la casilla ‘Control de cambios mientras se edita. Esto también compartirá el libro’. Asegúrate de que el menú desplegable ‘Cuándo’ esté configurado en ‘Todos’. Marca las casillas para ‘Quién’ (configurado en ‘Todos’) y ‘Dónde’. Puedes dejar marcada la casilla ‘Resaltar cambios en pantalla’ para ver bordes de colores alrededor de las celdas editadas. Haz clic en Aceptar. - Ver el historial de cambios
Para ver todas las ediciones registradas, ve a Revisar > Control de cambios y selecciona Resaltar cambios. En el cuadro de diálogo, marca la opción ‘Listar cambios en una hoja nueva’. Haz clic en Aceptar. Excel insertará una nueva hoja de cálculo llamada ‘Historial’ en tu libro. Esta hoja enumera cada cambio en una tabla con columnas para el número de cambio, fecha, hora, quién lo hizo, la celda modificada, el valor anterior y el valor nuevo. - Aceptar o rechazar cambios específicos
Para aprobar o deshacer ediciones, ve a Revisar > Control de cambios y selecciona Aceptar o rechazar cambios. Haz clic en Aceptar en el mensaje. Aparecerá un cuadro de diálogo que muestra el primer cambio. Puedes hacer clic en Aceptar para mantener el cambio, Rechazar para revertir la celda a su valor anterior, Aceptar todo para aprobar todos los cambios restantes, o Rechazar todo para deshacerlos todos.
Errores comunes y limitaciones a evitar
La opción Control de cambios está atenuada
Si el botón Control de cambios no está disponible, es probable que tu libro esté guardado en formato .xlsx. La función de libro compartido heredada solo funciona con el formato .xls. Guarda una copia de tu archivo usando Archivo > Guardar como y elige ‘Libro de Excel 97-2003 (*.xls)’ como tipo de archivo. Luego intenta habilitar compartir y Control de cambios nuevamente.
La hoja de historial desaparece después de guardar
La hoja Historial que enumera los cambios es temporal. Excel la elimina automáticamente cuando guardas el libro. Para revisar los cambios nuevamente, debes volver a crear la lista de historial yendo a Revisar > Control de cambios > Resaltar cambios y marcando ‘Listar cambios en una hoja nueva’. Los datos aún están almacenados en el archivo; solo estás generando un nuevo informe.
Ciertas funciones están deshabilitadas en libros compartidos
Cuando un libro se comparte para permitir Control de cambios, no puedes usar todas las funciones de Excel. No puedes crear ni editar ciertos objetos como tablas, tablas dinámicas o referencias estructuradas. Tampoco puedes combinar celdas, insertar o eliminar bloques de celdas, ni usar algunas herramientas de dibujo. Planifica la estructura de tu libro antes de compartirlo.
Control de cambios vs. Historial de versiones para archivos en la nube
| Elemento | Control de cambios (libro compartido heredado) | Historial de versiones (OneDrive/SharePoint) |
|---|---|---|
| Formato de archivo | Requiere .xls o formato de libro compartido | Funciona con formato .xlsx moderno |
| Detalle del cambio | Registra ediciones por celda con valores antiguos/nuevos | Guarda instantáneas completas del archivo |
| Proceso de revisión | Aceptar/Rechazar cambios individualmente dentro de Excel | Comparar y restaurar versiones completas anteriores del archivo |
| Colaboración | Varios usuarios pueden editar simultáneamente en el mismo archivo | Guardado automático y coautoría con presencia en vivo |
| Caso de uso principal | Auditar ediciones específicas a nivel de celda y aprobarlas | Recuperarse de errores importantes o ver la evolución del archivo |
Ahora puedes monitorear todas las ediciones en un libro de Excel compartido e identificar quién realizó cada cambio. Usa el cuadro de diálogo Aceptar o rechazar cambios para finalizar los datos en tu archivo. Para libros guardados en OneDrive, explora también Archivo > Información > Historial de versiones como herramienta complementaria. Recuerda guardar tu libro final como un archivo .xlsx normal después de revisar los cambios para restaurar todas las funciones de Excel.