Necesita proteger los datos confidenciales de su libro de Excel contra el acceso no autorizado. Excel ofrece cifrado integrado para bloquear archivos con una contraseña. Este artículo explica cómo agregar una contraseña para abrir un archivo y cómo quitar esa protección más adelante.
Puntos clave: Proteger y desproteger archivos de Excel
- Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña: Establece una contraseña que se debe introducir para abrir el archivo de Excel.
- Archivo > Guardar como > Herramientas > Opciones generales: Un método alternativo para establecer tanto una contraseña de apertura como una contraseña de modificación.
- Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña (borrar el campo): Para quitar una contraseña, abra el archivo, acceda a este menú y elimine la contraseña existente.
Entender el cifrado de archivos de Excel
Excel utiliza cifrado fuerte para proteger los archivos de libro. Cuando establece una contraseña para abrir un archivo, Excel cifra todo el contenido. El archivo no se puede leer sin la clave correcta derivada de su contraseña. Esto es diferente de la protección de hoja o de estructura del libro, que solo impide la edición de celdas u hojas.
Debe tener el archivo abierto y la contraseña disponible para quitar la protección. Excel no ofrece una opción de recuperación de “contraseña olvidada”. Guarde siempre su contraseña en un lugar seguro. La función de cifrado está disponible en todas las versiones modernas de Excel para Windows y Mac.
Pasos para agregar una contraseña a un archivo de Excel
Utilice el panel Información de la vista Backstage para el método más directo. Asegúrese de haber guardado su libro al menos una vez antes de comenzar.
- Abra el menú Proteger libro
Con su libro abierto, haga clic en la pestaña Archivo. Seleccione Información en el menú de la izquierda. Haga clic en el botón Proteger libro. Elija Cifrar con contraseña en la lista desplegable. - Establezca la contraseña de cifrado
Aparece un pequeño cuadro de diálogo titulado Cifrar documento. Escriba la contraseña deseada en el campo Contraseña. Haga clic en Aceptar. Aparece un segundo cuadro de diálogo Confirmar contraseña. Vuelva a introducir exactamente la misma contraseña y haga clic en Aceptar de nuevo. - Guarde el archivo protegido
El panel Información ahora muestra un mensaje que indica que se requiere una contraseña para abrir este libro. Debe guardar el archivo para que la protección surta efecto. Haga clic en Guardar o presione Ctrl+S. La próxima vez que usted o cualquier otra persona abra este archivo, Excel solicitará la contraseña.
Usar el cuadro de diálogo Guardar como para opciones avanzadas
El método Guardar como ofrece dos campos de contraseña independientes. El primero requiere una contraseña para abrir el archivo. El segundo puede establecer una contraseña para modificar el archivo, lo que permite el acceso de solo lectura sin ella.
- Inicie Guardar como
Haga clic en Archivo > Guardar como. Elija la ubicación de guardado deseada, como Este equipo o una unidad de red. - Acceda a las Opciones generales
En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en el botón Herramientas junto al botón Guardar. Seleccione Opciones generales en el menú desplegable. - Introduzca la configuración de contraseña
En el cuadro de diálogo Opciones generales, escriba una contraseña en el campo Contraseña de apertura. Para establecer una contraseña de modificación, escriba una contraseña diferente en el campo Contraseña de modificación. Haga clic en Aceptar, confirme las contraseñas cuando se le solicite y luego haga clic en Guardar.
Errores comunes y limitaciones que debe evitar
Olvidar la contraseña para abrir el archivo
Microsoft no almacena ni recupera contraseñas perdidas de archivos de Excel cifrados. Si olvida la contraseña, no podrá abrir el archivo. Utilice un gestor de contraseñas de confianza para guardar las contraseñas críticas. No utilice contraseñas demasiado complejas que no pueda recordar.
Confundir el cifrado de archivos con la protección de hojas
Los comandos Revisar > Proteger hoja o Proteger libro solo impiden que los usuarios editen celdas o cambien la estructura. No impiden que alguien abra el archivo para ver sus datos. Para una verdadera confidencialidad, debe usar la función Archivo > Información > Cifrar con contraseña.
La protección con contraseña no funciona en unidades compartidas
Si un archivo en una unidad de red o en la nube como OneDrive no solicita una contraseña, es posible que se haya quitado el cifrado. Verifique siempre que la protección esté activa consultando el panel Archivo > Información. Algunos servicios de sincronización en la nube pueden requerir volver a cargar el archivo después de aplicar la contraseña localmente.
Contraseña de apertura vs. contraseña de modificación
| Elemento | Contraseña de apertura | Contraseña de modificación |
|---|---|---|
| Propósito principal | Impide la visualización no autorizada del contenido del archivo | Impide guardar cambios en el archivo original |
| Cifrado utilizado | Cifrado AES fuerte | Sin cifrado de archivo |
| Experiencia del usuario | Aparece una solicitud de contraseña antes de abrir el archivo | El usuario puede abrir el archivo como solo lectura sin contraseña |
| Método de eliminación | Archivo > Información > Cifrar con contraseña (borrar el campo) | Archivo > Guardar como > Herramientas > Opciones generales (borrar el campo) |
| Nivel de seguridad de los datos | Alto: el archivo es ilegible sin contraseña | Bajo: los datos son visibles, solo se restringe la edición |
Ahora puede proteger sus archivos de Excel con cifrado para resguardar datos confidenciales. Recuerde usar el panel Información para verificar que la protección esté activa. Para archivos compartidos en los que está bien ver pero no editar, considere usar la opción Contraseña de modificación del cuadro de diálogo Guardar como. Un consejo profesional es usar la tecla F12 como atajo para abrir rápidamente el cuadro de diálogo Guardar como y aplicar o quitar contraseñas de modificación.