Recibes una invitación a una reunión, pero tu agenda ya está llena. Necesitas rechazarla, pero aún quieres reunirte. Outlook ofrece una función integrada para sugerir una hora alternativa directamente desde la solicitud de reunión. Este artículo explica cómo usar la función Proponer nueva hora desde el calendario y desde la notificación por correo electrónico.
Puntos clave: proponer una nueva hora de reunión
- Botón Proponer nueva hora: Envía una contrapropuesta formal al organizador y, al mismo tiempo, rechaza provisionalmente la invitación original.
- Provisional > Proponer nueva hora: Usa este método desde la vista de calendario para consultar tu información de disponibilidad mientras eliges un nuevo horario.
- Ctrl+Q (Acciones rápidas): Crea una Acción rápida personalizada para proponer una nueva hora y enviar la respuesta con un solo clic.
Descripción de la función Proponer nueva hora
La función Proponer nueva hora forma parte de las opciones de respuesta a reuniones de Outlook. Cuando la usas, Outlook envía automáticamente un rechazo para la hora original de la reunión. Al mismo tiempo, envía al organizador una nueva solicitud de reunión con la hora que propones. El organizador recibe ambos mensajes y puede aceptar tu nueva hora, lo que actualiza automáticamente la reunión para todos los asistentes.
Esta función requiere una cuenta de Microsoft Exchange o Microsoft 365 para funcionar. No funciona con cuentas POP3 o IMAP. Además, la reunión debe estar en tu calendario, no solo en tu bandeja de entrada, para proponer una hora desde la vista de calendario. La función muestra tus datos locales de disponibilidad para ayudarte a elegir un horario libre.
Pasos para proponer una nueva hora desde una solicitud de reunión
El método más directo es desde el correo de invitación a la reunión en tu bandeja de entrada.
- Abre la solicitud de reunión
Haz doble clic en la invitación a la reunión en tu bandeja de entrada para abrirla en su propia ventana. - Haz clic en el botón Proponer nueva hora
En la cinta de opciones de la ventana de la reunión, busca el grupo Responder. Haz clic en el menú desplegable Proponer nueva hora y selecciona Proponer nueva hora. - Selecciona una nueva hora
Se abre una ventana del Asistente de programación. Arrastra el bloque de la reunión en la escala de tiempo hasta la nueva hora de inicio y finalización que desees. Como alternativa, usa los campos de hora en la parte inferior para escribir una nueva fecha y hora. - Envía la propuesta
Haz clic en el botón Proponer hora. Se abre un correo de respuesta con un mensaje ya redactado. Puedes agregar un comentario y luego hacer clic en Enviar para remitir tu propuesta al organizador de la reunión.
Proponer una hora directamente desde el calendario
Si ya aceptaste la reunión de forma provisional, puedes proponer un cambio desde la vista de calendario.
- Ve a la vista Calendario
En Outlook, haz clic en el icono Calendario del panel de navegación inferior izquierdo. - Localiza la reunión
Busca la cita de la reunión en la cuadrícula del calendario y haz clic una vez sobre ella para seleccionarla. - Abre el menú Proponer nueva hora
En la pestaña Calendario de la cinta de opciones, ve al grupo Responder. Haz clic en Provisional y luego selecciona Proponer nueva hora en el menú desplegable que aparece. - Elige y envía la nueva hora
Sigue los mismos pasos en el Asistente de programación para elegir una nueva hora y enviar la propuesta.
Errores comunes y limitaciones que debes evitar
El botón Proponer nueva hora está atenuado
Si el botón Proponer nueva hora no está disponible, es probable que tu cuenta no use Microsoft Exchange o Microsoft 365. Esta función requiere un buzón basado en Exchange. Comprueba el tipo de cuenta en Archivo > Configuración de la cuenta. Para las cuentas que no son de Exchange, debes rechazar la reunión y enviar un nuevo correo al organizador en el que sugieras una hora.
El organizador no ve la hora que propusiste
La propuesta se envía como un mensaje especial de solicitud de reunión. Si el cliente de correo del organizador no es Outlook o no admite la función, es posible que solo vea una descripción de texto. Agrega siempre un comentario claro en el cuerpo del correo en el que indiques la fecha y la hora propuestas. Es posible que el organizador deba actualizar la reunión manualmente según tu texto.
Proponer una hora para una reunión de Teams
Cuando propones una nueva hora para una reunión de Microsoft Teams, el vínculo de la reunión de Teams permanece adjunto al elemento de calendario. Sin embargo, si el organizador acepta tu nueva hora, debe verificar que los detalles de la reunión de Teams se hayan transferido correctamente al nuevo horario. En ocasiones, puede ser necesario volver a crear el vínculo.
Acciones de respuesta: Proponer nueva hora frente a otras opciones
| Acción | Proponer nueva hora | Provisional | Rechazar |
|---|---|---|---|
| Estado en el calendario | Se muestra como rechazada, con nueva hora propuesta | Se muestra como provisional | Se muestra como libre |
| Notificación al organizador | Recibe el rechazo más una nueva solicitud de reunión | Recibe una respuesta provisional | Recibe una respuesta de rechazo |
| Ideal para | No puedes asistir, pero quieres reprogramar | No estás seguro, esperas confirmación | No puedes ni vas a asistir |
| Seguimiento necesario | El organizador debe aceptar la nueva propuesta | Debes aceptar o rechazar más adelante | No se requiere ninguna acción adicional |
Después de proponer una nueva hora, tu calendario reflejará la reunión original como rechazada. Ahora puedes seguir la respuesta del organizador en tu bandeja de entrada. Para obtener respuestas más rápidas, configura una regla de Outlook que marque los correos en los que eres el único asistente. Considera usar la función Encuesta de programación de Outlook para futuras reuniones y encontrar así la mejor hora para todos antes de enviar la invitación inicial.