Cómo mostrar números negativos en rojo o entre paréntesis en Excel

Es posible que tenga datos financieros en los que los valores negativos deban destacarse. Excel puede dar formato automáticamente a estos números para mejorar la legibilidad. Esto se controla mediante el código de formato de número de la celda. Este artículo explica cómo aplicar y personalizar formatos para mostrar los negativos en rojo o entre paréntesis.

Comprender el formato de números de Excel para negativos

Excel almacena el valor real de un número por separado de cómo se muestra. La visualización se rige por un formato de número. Los formatos integrados para contabilidad y moneda suelen incluir reglas para números negativos. También puede escribir códigos de formato personalizados. Estos códigos tienen hasta cuatro secciones separadas por punto y coma: números positivos; números negativos; valores cero; texto. Para dar formato a los negativos, se modifica la segunda sección del código.

Formatos integrados frente a formatos personalizados

Los formatos integrados son rápidos de aplicar, pero ofrecen combinaciones de estilo limitadas. Por ejemplo, un formato integrado podría mostrar los negativos en rojo pero sin paréntesis. Un formato personalizado le da control total. Puede combinar paréntesis, un color rojo e incluso un signo menos en el orden que elija.

Pasos para dar formato a números negativos

Método 1: usar un formato de número integrado

1. Seleccione sus celdas
   Haga clic y arrastre para seleccionar el rango de celdas que contiene sus números.
2. Abra el cuadro de diálogo Formato de celdas
   Presione Ctrl+1 en su teclado. Como alternativa, haga clic con el botón derecho en la selección y elija Formato de celdas.
3. Elija una categoría de número
   En el cuadro de diálogo, haga clic en la pestaña Número. Seleccione Número o Moneda en la lista Categoría.
4. Seleccione un formato para los negativos
   Observe la lista Números negativos en el panel derecho. Haga clic en una opción que muestre paréntesis, color rojo o ambos. Haga clic en Aceptar para aplicar.

Método 2: crear un formato de número personalizado

1. Abra el cuadro de diálogo Formato de celdas
   Seleccione sus celdas y presione Ctrl+1.
2. Vaya a la categoría Personalizada
   Haga clic en Personalizada en la lista Categoría de la izquierda.
3. Edite el campo Tipo
   En el cuadro Tipo, verá el código de formato actual. Un código común para contabilidad es _(* #,##0_);_(* (#,##0);_(* "-"??_);_(@_). Para crear un formato sencillo que muestre los negativos en rojo con paréntesis, escriba: #,##0.00;[Red](#,##0.00). El texto [Red] antes de la segunda sección aplica el color.
4. Aplique el formato
   Haga clic en Aceptar. Todos los números negativos del rango seleccionado se mostrarán ahora según su código personalizado.

Método 3: usar formato condicional solo para el color

1. Seleccione su rango de celdas
   Resalte las celdas a las que desea dar formato.
2. Abra el menú Formato condicional
   Vaya a la pestaña Inicio en la cinta de opciones. En el grupo Estilos, haga clic en Formato condicional.
3. Cree una nueva regla
   Señale Reglas para resaltar celdas y, a continuación, elija Menor que.
4. Establezca los parámetros de la regla
   En el cuadro de diálogo, escriba 0 en el campo. Use el menú desplegable situado junto a él para seleccionar Texto rojo o un formato personalizado con fuente roja. Haga clic en Aceptar.

Errores y limitaciones comunes de formato

El formato personalizado no se aplica a celdas nuevas

Los formatos de número personalizados son una propiedad de la celda. Si escribe un número nuevo en una celda con formato, este usará el formato. Sin embargo, si inserta una fila o columna nueva, las celdas nuevas pueden tener el formato General predeterminado. Debe copiar el formato a las celdas nuevas con el Copiador de formato o aplicando el estilo de nuevo.

Aparecen paréntesis pero el número no es negativo

Esto ocurre si aplica un formato de Contabilidad a un número positivo. El formato de Contabilidad alinea el símbolo de moneda y los puntos decimales, lo que puede usar paréntesis para el espaciado visual. Compruebe el valor real de la celda en la barra de fórmulas. Para mostrar paréntesis solo en los negativos, use un formato de número Personalizado como #,##0_);(#,##0).

Los números negativos en rojo no se imprimen en color

Normalmente, esto es una configuración de la impresora. Asegúrese de que su impresora esté configurada para imprimir en color. Además, compruebe la configuración de página de Excel: vaya a Archivo > Imprimir > Configurar página > pestaña Hoja y verifique que la casilla Blanco y negro no esté seleccionada.

Formatos integrados frente a código personalizado: diferencias clave

Elemento	Formatos de número integrados	Código de formato de número personalizado
Método de acceso	Formato de celdas > categoría Número/Moneda/Contabilidad	Formato de celdas > categoría Personalizada
Flexibilidad	Limitada a combinaciones de estilo predefinidas	Control total sobre color, símbolos y estructura
Aplicación del color	Usa únicamente el índice de color [Red]	Puede usar [Color X] donde X es un número de índice de color
Persistencia	El formato se mantiene si cambia la categoría más adelante	El código se guarda con el libro y viaja con las celdas copiadas
Ideal para	Informes financieros estándar y rápidos	Requisitos de visualización especializados y creación de plantillas

Ahora puede hacer que los valores negativos sean claramente visibles usando texto rojo o paréntesis. Use los formatos integrados para ir más rápido en informes estándar. Explore los códigos de formato personalizados cuando necesite un estilo de presentación específico. Para una técnica relacionada, pruebe a usar el formato de Contabilidad para alinear los símbolos de moneda y los puntos decimales de forma coherente en toda una columna.