Cómo marcar la confidencialidad del correo de Outlook como confidencial sin cifrado

Es posible que necesite enviar un correo electrónico que contenga información comercial confidencial, pero sin usar cifrado completo. Outlook incluye una función de etiqueta de confidencialidad integrada que le permite marcar un correo como Confidencial, Interno u otras clasificaciones sin aplicar cifrado de mensajes. Esta etiqueta aparece como un banner en el cliente de correo del destinatario y también puede activar reglas de prevención de pérdida de datos en Microsoft 365. Este artículo explica cómo aplicar la etiqueta de confidencialidad Confidencial en Outlook para Windows, Outlook en la web y Outlook para Mac, y qué hace y qué no hace la etiqueta.

Qué hace la etiqueta de confidencialidad Confidencial en Outlook

La función de confidencialidad en Outlook es independiente del cifrado de mensajes. Cuando establece un correo como Confidencial, Outlook agrega un banner de texto en la parte superior del mensaje que dice “Este mensaje está marcado como Confidencial”. El destinatario ve este banner en Outlook, Outlook en la web y otros clientes de correo que admiten encabezados de confidencialidad. La etiqueta no cifra el cuerpo del mensaje ni los archivos adjuntos. No impide que el destinatario reenvíe, imprima o copie el contenido.

La etiqueta de confidencialidad se almacena como un encabezado de correo (X-MS-Exchange-Organization-SCL). Los inquilinos de Microsoft 365 que usan Microsoft Purview Information Protection pueden aplicar reglas de prevención de pérdida de datos que activan acciones cuando un mensaje está marcado como Confidencial. Por ejemplo, un administrador puede crear una regla que bloquee el reenvío externo de correos etiquetados como Confidencial. Sin esas reglas del lado del servidor, la etiqueta es solo informativa.

Requisitos previos para usar etiquetas de confidencialidad

Para ver el botón Confidencialidad en Outlook, necesita uno de los siguientes:

• Una suscripción de Microsoft 365 que incluya Microsoft Purview Information Protection (E3, E5, Business Premium o equivalente).
• Un inquilino de Microsoft 365 donde un administrador haya publicado etiquetas de confidencialidad para los usuarios.

Si usa una licencia independiente de Outlook (Office 2019 o anterior sin una suscripción de Microsoft 365), es posible que el botón Confidencialidad no aparezca. En ese caso, use la configuración de confidencialidad heredada en Archivo > Opciones > Correo.

Pasos para marcar un correo como Confidencial en Outlook

Los siguientes pasos se aplican a Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021 y Outlook 2019. La ubicación exacta del botón puede variar ligeramente según la versión.

Método 1: Establecer la confidencialidad en un solo mensaje

1. Abra un nuevo mensaje de correo
   Haga clic en Nuevo correo electrónico en la pestaña Inicio de la ventana de Outlook.
2. Localice el botón Confidencialidad
   En la ventana del mensaje, vaya a la pestaña Mensaje (o la pestaña Opciones en versiones anteriores). Busque el botón Confidencialidad en el grupo Etiquetas. El botón puede mostrarse como un icono de escudo o una etiqueta de texto que muestra el nivel de confidencialidad actual.
3. Seleccione Confidencial
   Haga clic en el botón Confidencialidad. Aparece un menú desplegable con opciones como Normal, Personal, Privado y Confidencial. Seleccione Confidencial.
4. Verifique el banner
   Aparece un banner amarillo o azul en la parte superior del área del mensaje que dice “Este mensaje está marcado como Confidencial”. Si no ve el banner, la etiqueta no se aplicó. Repita el paso 3.
5. Envíe el correo
   Complete los campos Para, Asunto y cuerpo, y luego haga clic en Enviar.

Método 2: Establecer una confidencialidad predeterminada para todos los mensajes nuevos

1. Abra Opciones de Outlook
   Haga clic en Archivo > Opciones > Correo.
2. Desplácese hasta la sección Enviar mensajes
   En las opciones de Correo, desplácese hacia abajo hasta la sección etiquetada como Enviar mensajes.
3. Establezca la confidencialidad predeterminada
   Haga clic en el cuadro desplegable Confidencialidad. Seleccione Confidencial de la lista.
4. Guarde la configuración
   Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana de Opciones. Todos los mensajes nuevos que redacte ahora tendrán de forma predeterminada el nivel de confidencialidad Confidencial.

Método 3: Usar etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview (si están disponibles)

Si su organización usa Microsoft Purview Information Protection, es posible que vea un botón Confidencialidad que muestra etiquetas como “Confidencial \ Todos los empleados” o “Altamente confidencial”. Estas etiquetas pueden aplicar cifrado automático, marcas de agua o texto de encabezado/pie de página. Para usar una de estas etiquetas sin cifrado:

1. Abra un nuevo mensaje
   Haga clic en Nuevo correo electrónico.
2. Haga clic en el botón Confidencialidad
   En la pestaña Mensaje, haga clic en el botón Confidencialidad. Puede mostrarse como una barra de color o un icono de candado.
3. Elija una etiqueta que no aplique cifrado
   Seleccione una etiqueta configurada solo para marcado visual (banner o encabezado). Su administrador de TI determina qué etiquetas aplican cifrado. Si selecciona una etiqueta que requiere cifrado, el mensaje se cifrará automáticamente.
4. Envíe el mensaje
   Complete el mensaje y haga clic en Enviar.

Qué no hace la etiqueta Confidencial

Comprender las limitaciones de la etiqueta Confidencial le ayuda a evitar depender de ella para la seguridad. La etiqueta no:

• Cifra el cuerpo del mensaje ni los archivos adjuntos
• Impide que el destinatario reenvíe o imprima el correo
• Bloquea las reglas de reenvío automático establecidas por el destinatario
• Elimina la capacidad del destinatario de copiar texto o guardar archivos adjuntos
• Impide que el destinatario tome una captura de pantalla del mensaje

Si necesita evitar que el destinatario reenvíe o copie el contenido, use Microsoft Purview Message Encryption o la opción No reenviar en Outlook. La opción No reenviar está disponible en Opciones > Permisos en la ventana del mensaje y aplica cifrado con restricciones de uso.

Experiencia del destinatario: qué ve

Cuando marca un correo como Confidencial usando la configuración de confidencialidad heredada (Archivo > Opciones > Correo), el destinatario ve un banner en la parte superior del mensaje en Outlook. El texto del banner dice “Este mensaje está marcado como Confidencial”. En Outlook en la web, el banner aparece de manera similar. Si el destinatario usa un cliente de correo que no es de Microsoft, como Gmail o Apple Mail, es posible que el banner no aparezca. El encabezado de confidencialidad sigue presente en el origen del mensaje, pero la mayoría de los clientes de terceros no lo muestran.

Outlook para Mac: Establecer la confidencialidad

En Outlook para Mac, la configuración de confidencialidad está disponible pero se encuentra en una ubicación diferente:

1. Abra un nuevo mensaje
   Haga clic en Nuevo correo electrónico.
2. Haga clic en la pestaña Opciones
   En la ventana del mensaje, haga clic en la pestaña Opciones.
3. Establezca la Confidencialidad
   Haga clic en el menú desplegable Confidencialidad y seleccione Confidencial.
4. Envíe el mensaje
   Complete los campos y haga clic en Enviar.

Si falta el botón Confidencialidad

Si no ve el botón Confidencialidad en la pestaña Mensaje o en Archivo > Opciones > Correo, es probable que se cumpla una de las siguientes condiciones:

• Está usando una versión de Outlook no compatible: Es posible que Outlook 2016 y versiones anteriores no incluyan el botón Confidencialidad. Use Archivo > Opciones > Correo como alternativa.
• Su inquilino de Microsoft 365 no ha publicado etiquetas de confidencialidad: Comuníquese con su administrador de TI para publicar etiquetas.
• El botón Confidencialidad está oculto por Directiva de grupo: Es posible que su organización haya deshabilitado la función. Consulte con su departamento de TI.

Confidencialidad heredada vs etiquetas de Microsoft Purview: diferencias clave

Elemento	Confidencialidad heredada (Archivo > Opciones)	Etiquetas de Microsoft Purview
Ubicación en Outlook	Archivo > Opciones > Correo	Pestaña Mensaje > botón Confidencialidad
Cifrado	Sin cifrado	Puede aplicar cifrado si está configurado
Banner del destinatario	Sí, en Outlook	Sí, con texto personalizable
Compatibilidad con reglas DLP	No	Sí, puede activar políticas de prevención de pérdida de datos
Disponible en Outlook 2019	Sí	Solo con suscripción a Microsoft 365
Disponible en Outlook para Mac	Sí, a través de la pestaña Opciones	Sí, con suscripción a Microsoft 365

Ahora puede marcar cualquier correo como Confidencial en Outlook sin habilitar el cifrado. Use la configuración heredada en Archivo > Opciones > Correo si desea que todos los mensajes nuevos sean Confidenciales de forma predeterminada. Si necesita aplicar la etiqueta mensaje por mensaje, use el botón Confidencialidad en la pestaña Mensaje. Recuerde que la etiqueta es solo informativa y no protege el contenido contra reenvío o copia. Para una protección real del contenido, use las funciones de cifrado de Outlook o las etiquetas de Microsoft Purview que aplican restricciones.