Cuando crea una presentación de PowerPoint con fuentes personalizadas, es posible que esas fuentes no se muestren correctamente en otro equipo. El diseño de las diapositivas se desplaza, el texto se desborda o aparecen caracteres de sustitución. Esto ocurre porque el segundo dispositivo no tiene los archivos de fuente específicos que se usaron en su diseño original. Este artículo explica cómo incrustar fuentes personalizadas directamente en un archivo de PowerPoint para que su presentación se vea de forma coherente en cualquier dispositivo.
Puntos clave: incrustar fuentes personalizadas en PowerPoint
- Archivo > Opciones > Guardar > Incrustar fuentes en el archivo: esta opción incrusta los datos de la fuente en el archivo PPTX para que la presentación se represente correctamente en cualquier dispositivo.
- Incrustar solo los caracteres utilizados en la presentación: reduce el tamaño del archivo al incrustar solo los glifos que aparecen en sus diapositivas en lugar de todo el conjunto de fuentes.
- No incrustar fuentes del sistema comunes: evite incrustar fuentes como Arial o Calibri porque ya están presentes en la mayoría de los dispositivos y aumentan el tamaño del archivo innecesariamente.
Por qué se rompen las fuentes al abrir una presentación en otro dispositivo
PowerPoint almacena referencias a las fuentes, no los archivos de fuente en sí, dentro de un archivo PPTX estándar. Cuando abre el archivo en otro equipo, PowerPoint intenta hacer coincidir el nombre de la fuente referenciada con una fuente instalada en ese sistema. Si falta la fuente exacta, PowerPoint sustituye una fuente predeterminada como Calibri o Times New Roman. Esta sustitución cambia el ajuste del texto, el interlineado y el diseño general.
El problema empeora cuando usa fuentes decorativas, manuscritas o de marca corporativa que no forman parte de las bibliotecas de fuentes estándar de Windows o macOS. Incluso si copia el archivo de fuente manualmente al otro equipo, la fuente debe instalarse a nivel del sistema operativo para que PowerPoint la use. La incrustación lo resuelve almacenando los datos de la fuente dentro del propio archivo de presentación.
Restricciones de licencia de fuentes
No todas las fuentes permiten la incrustación. Los proveedores de fuentes establecen permisos de incrustación en los metadatos del archivo de fuente. Los cuatro niveles de permiso son:
- Instalable: la fuente se puede incrustar de forma permanente en un documento e instalar en otros sistemas.
- Editable: la fuente se puede incrustar, pero solo para editar el documento en otros sistemas. No se puede instalar de forma permanente.
- Vista previa/Impresión: la fuente se puede incrustar solo para ver e imprimir. La edición en el sistema de destino está bloqueada.
- Restringida: la fuente no se puede incrustar en absoluto.
Si una fuente usa una incrustación restringida, PowerPoint no la incrustará aunque habilite la opción. Debe usar una fuente diferente u obtener una licencia que permita la incrustación.
Pasos para incrustar fuentes personalizadas en PowerPoint para Windows
- Abra la presentación
inicie PowerPoint y abra el archivo que contiene las fuentes personalizadas que desea incrustar. - Vaya a Archivo > Opciones
haga clic en la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda y, a continuación, seleccione Opciones en la parte inferior del menú de la izquierda. - Seleccione la categoría Guardar
en el cuadro de diálogo Opciones de PowerPoint, haga clic en Guardar en la barra lateral izquierda. - Habilite la incrustación de fuentes
desplácese hacia abajo hasta la sección titulada Preservar la fidelidad al compartir esta presentación. Marque la casilla junto a Incrustar fuentes en el archivo. - Elija la opción de incrustación
seleccione uno de los dos botones de opción debajo de la casilla:
– Incrustar solo los caracteres utilizados en la presentación — esto mantiene el tamaño del archivo más pequeño al incluir solo las letras, los números y los símbolos que aparecen en sus diapositivas. Use esta opción para la mayoría de los escenarios.
– Incrustar todos los caracteres — esto incrusta todo el conjunto de fuentes. Use esto solo si otra persona necesita editar la presentación y agregar texto nuevo con la misma fuente. - Haga clic en Aceptar y guarde el archivo
haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones. A continuación, presione Ctrl+S o haga clic en el icono Guardar para aplicar los cambios. Las fuentes ahora forman parte del archivo PPTX.
Pasos para incrustar fuentes personalizadas en PowerPoint para macOS
- Abra la presentación
abra el archivo en PowerPoint para Mac. - Vaya a PowerPoint > Preferencias
haga clic en el menú PowerPoint en la barra de menús superior y, a continuación, seleccione Preferencias. - Haga clic en Salida y uso compartido
en la ventana Preferencias, busque la sección Salida y uso compartido y haga clic en el icono Guardar. - Habilite la incrustación de fuentes
marque la casilla junto a Incrustar fuentes en el archivo. - Seleccione la opción de incrustación
elija Incrustar solo los caracteres utilizados en la presentación o Incrustar todos los caracteres. Se aplican las mismas ventajas y desventajas de tamaño que en Windows. - Cierre Preferencias y guarde
cierre la ventana Preferencias. Guarde el archivo con Ctrl+S o Archivo > Guardar.
Cómo comprobar si las fuentes se incrustaron correctamente
- Abra la presentación en otro equipo
transfiera el archivo PPTX a un equipo que no tenga instaladas las fuentes personalizadas. Abra el archivo en PowerPoint. - Verifique las fuentes en la pestaña Inicio
seleccione un cuadro de texto que use una fuente personalizada. Observe la lista desplegable de nombres de fuente en la pestaña Inicio. Si el nombre de la fuente aparece sin una advertencia de sustitución, la incrustación funcionó. - Use el cuadro de diálogo Fuentes para inspeccionar las fuentes incrustadas
en Windows, vaya a Archivo > Información > Propiedades > Propiedades avanzadas. Haga clic en la pestaña Contenido. Desplácese para encontrar la lista de fuentes incrustadas. En macOS, este cuadro de diálogo no está disponible, pero puede exportar el archivo como PDF y comprobar la representación de las fuentes.
Problemas comunes con las fuentes incrustadas y cómo resolverlos
PowerPoint muestra una advertencia de que las fuentes no se pueden incrustar
Esta advertencia aparece cuando una o más fuentes de su presentación tienen permisos de incrustación restringidos. Para solucionarlo, reemplace la fuente restringida por una fuente que permita la incrustación. Muchas fuentes gratuitas de Google Fonts o las fuentes incluidas con Microsoft 365 usan incrustación instalable o editable. Haga clic con el botón secundario en un cuadro de texto que use la fuente problemática, seleccione el texto y cambie la fuente en la pestaña Inicio. A continuación, guarde e intente incrustar de nuevo.
El tamaño del archivo aumentó inesperadamente después de la incrustación
Incrustar todos los caracteres de una fuente con un conjunto de glifos grande, como Noto Sans CJK, puede aumentar el tamaño del archivo en varios megabytes. Para reducir el tamaño del archivo, cambie la opción de incrustación a Incrustar solo los caracteres utilizados en la presentación. Si ya incrustó todos los caracteres, vuelva a Archivo > Opciones > Guardar, cambie el botón de opción y guarde de nuevo.
Las fuentes incrustadas no aparecen en una versión anterior de PowerPoint
PowerPoint 2010 y versiones anteriores no admiten la incrustación de fuentes de la misma manera. El destinatario debe tener la fuente instalada localmente. Si debe compartir con usuarios de software más antiguo, exporte la presentación como PDF o use fuentes estándar seguras para la web como Arial, Verdana o Georgia.
La representación de las fuentes se ve diferente en Mac y en Windows
Incluso cuando están incrustadas, la misma fuente puede verse ligeramente diferente debido a los motores de representación del sistema operativo. Windows usa ClearType, mientras que macOS usa Core Text. Para minimizar las diferencias visuales, evite usar grosores de fuente finos o ultraligeros que dependen en gran medida del suavizado. Pruebe la presentación en ambas plataformas antes de la entrega final.
| Elemento | Incrustar solo los caracteres utilizados | Incrustar todos los caracteres |
|---|---|---|
| Impacto en el tamaño del archivo | Mínimo: solo se almacenan los glifos de las diapositivas | Mayor: se almacena todo el conjunto de fuentes |
| Capacidad de edición en otros dispositivos | El texto se puede editar, pero los caracteres nuevos pueden usar una fuente sustituta | Es posible la edición completa con la fuente original |
| Caso de uso recomendado | Presentaciones finales enviadas para visualización o impresión | Plantillas o archivos colaborativos que otros editarán |
Al habilitar la incrustación de fuentes en PowerPoint, sus fuentes personalizadas viajan con el archivo y sobreviven a la apertura en otros dispositivos. Compruebe siempre las licencias de las fuentes antes de incrustarlas y prefiera la opción Incrustar solo los caracteres utilizados para mantener el tamaño del archivo manejable. Para las presentaciones que otros editarán, cambie a Incrustar todos los caracteres para que los colaboradores puedan agregar texto nuevo sin romper el diseño.