Cuando crea una presentación de PowerPoint con una fuente personalizada o poco común, es posible que esa fuente no esté instalada en otras computadoras. Esto hace que PowerPoint sustituya la fuente por otra, lo que cambia el diseño de las diapositivas, el espaciado y el aspecto general. Incrustar las fuentes dentro del archivo de PowerPoint hace que la presentación lleve consigo los datos de la fuente a dondequiera que vaya. Este artículo explica cómo incrustar fuentes en PowerPoint para Windows, cuáles son las limitaciones y cómo comprobar si sus fuentes ya están incrustadas.
Puntos clave: Incrustar fuentes en PowerPoint para una representación coherente entre PC
- Archivo > Opciones > Guardar > Incrustar fuentes en el archivo: El interruptor principal que habilita la incrustación de fuentes en la presentación actual.
- Incrustar solo los caracteres utilizados en la presentación vs Incrustar todos los caracteres: La primera opción mantiene el tamaño del archivo pequeño pero impide la edición; la segunda permite la edición pero aumenta el tamaño del archivo.
- Restricciones de licencia de fuentes: Algunas fuentes no se pueden incrustar debido a la configuración de su licencia; PowerPoint le avisará si una fuente está bloqueada.
Por qué cambian las fuentes cuando comparte un archivo de PowerPoint
PowerPoint en Windows depende de las fuentes instaladas en la carpeta de fuentes del sistema operativo. Cuando abre una presentación en una PC que no tiene las fuentes originales, el motor de sustitución de fuentes de PowerPoint elige un reemplazo. La fuente de reemplazo suele tener anchos de caracteres diferentes, lo que provoca desbordamiento de texto, viñetas desalineadas y diseños rotos.
Incrustar fuentes almacena el archivo de fuente dentro del contenedor .pptx o .ppt. PowerPoint entonces usa los datos de la fuente incrustada en lugar de buscar en el sistema local. Esto funciona para fuentes TrueType (.ttf) y fuentes OpenType (.otf) que permiten la incrustación. Algunas fuentes, especialmente las tipografías comerciales o con licencia, tienen indicadores de incrustación establecidos como “Instalable”, “Editable”, “Vista previa e impresión” o “Sin incrustación”. Solo las fuentes con los indicadores “Instalable” o “Editable” se pueden incrustar en PowerPoint.
Límites de incrustación de fuentes en PowerPoint
PowerPoint para Windows admite la incrustación de fuentes TrueType y OpenType. No admite la incrustación de fuentes PostScript Type 1, fuentes de mapa de bits ni fuentes variables. La función está disponible en PowerPoint 2013, 2016, 2019, 2021 y PowerPoint para Microsoft 365. PowerPoint para Mac no ofrece la incrustación de fuentes de la misma manera; debe usar la versión de Windows para incrustar fuentes y luego compartir el archivo con usuarios de Mac.
Pasos para incrustar fuentes en una presentación de PowerPoint
Siga estos pasos para incrustar fuentes en su archivo de PowerPoint. El proceso es el mismo para PowerPoint 2016 hasta PowerPoint para Microsoft 365 en Windows 10 y Windows 11.
- Abra la presentación
Inicie PowerPoint y abra el archivo que usa las fuentes personalizadas que desea incrustar. - Vaya a Archivo > Opciones
Haga clic en la pestaña Archivo en la cinta de opciones, luego haga clic en Opciones en la parte inferior del panel de navegación izquierdo. - Seleccione la categoría Guardar
En el cuadro de diálogo Opciones de PowerPoint, haga clic en Guardar en la columna izquierda. - Habilite la incrustación de fuentes
Desplácese hacia abajo hasta la sección Preservar la fidelidad al compartir esta presentación. Marque la casilla etiquetada Incrustar fuentes en el archivo. - Elija la opción de incrustación
Aparecen dos botones de opción debajo de la casilla de verificación:
Incrustar solo los caracteres utilizados en la presentación — Esta opción incrusta solo las letras, números y símbolos que realmente escribió. Mantiene el tamaño del archivo lo más pequeño posible. Sin embargo, cualquiera que abra el archivo no podrá editar el texto con esa fuente porque falta el conjunto completo de caracteres.
Incrustar todos los caracteres — Esta opción incrusta todo el archivo de fuente, incluidos todos los caracteres de la tipografía. Aumenta el tamaño del archivo pero permite que otros usuarios editen el texto con esa fuente. - Haga clic en Aceptar
Cierre el cuadro de diálogo Opciones de PowerPoint haciendo clic en Aceptar. - Guarde la presentación
Presione Ctrl+S o haga clic en el icono Guardar. PowerPoint ahora incrusta las fuentes en el archivo.
Cómo verificar que las fuentes están incrustadas
Para confirmar que las fuentes están incrustadas en su archivo, abra la presentación en una PC que no tenga instaladas las fuentes originales. Compruebe las fuentes utilizadas en las diapositivas. Si el texto se muestra con la fuente original en lugar de una fuente sustituida, la incrustación funcionó. También puede comprobar el tamaño del archivo: un archivo de fuente incrustado normalmente aumenta el tamaño del .pptx en varios cientos de kilobytes hasta unos pocos megabytes, según la fuente.
Problemas comunes de incrustación de fuentes y cómo resolverlos
PowerPoint dice “Algunas fuentes no se pueden incrustar”
Esta advertencia aparece cuando una o más fuentes de su presentación tienen una licencia que prohíbe la incrustación. PowerPoint enumera las fuentes bloqueadas en el cuadro de diálogo de advertencia. Para solucionarlo, reemplace las fuentes bloqueadas por una fuente que permita la incrustación. Buenas alternativas incluyen fuentes del sistema comunes como Calibri, Arial, Times New Roman o fuentes gratuitas de Google Fonts que tengan licencias abiertas.
El tamaño del archivo se vuelve demasiado grande después de la incrustación
Incrustar todos los caracteres de una fuente con un conjunto grande de glifos puede aumentar significativamente el tamaño del archivo. Si el tamaño del archivo es una preocupación, elija Incrustar solo los caracteres utilizados en la presentación. Esto reduce los datos incrustados solo a los caracteres que escribió. Tenga en cuenta que esta opción impide que otros editen el texto con esa fuente.
La fuente todavía se sustituye en otra PC
Si las fuentes todavía se sustituyen después de la incrustación, es posible que la fuente sea PostScript Type 1 o una fuente variable que PowerPoint no puede incrustar. Compruebe la extensión del archivo de fuente: .ttf y .otf son compatibles. También verifique que guardó el archivo después de habilitar la opción de incrustación. Si incrustó solo los caracteres utilizados y el destinatario intenta agregar texto nuevo, PowerPoint puede sustituir una fuente diferente para los nuevos caracteres.
Fuentes incrustadas vs fuentes no incrustadas: diferencias clave
| Elemento | Fuentes incrustadas | Fuentes no incrustadas |
|---|---|---|
| Tamaño del archivo | Mayor — incluye datos de fuente | Menor — sin datos de fuente |
| Aspecto entre PC | La fuente original se muestra en cualquier PC | Puede ocurrir sustitución de fuente |
| Edición por otros | Posible si se incrustan todos los caracteres | Posible solo si el destinatario tiene la fuente instalada |
| Dependencia de licencia | Requiere licencia de fuente incrustable | Sin restricción de licencia |
| Tipos de fuente compatibles | Solo TrueType y OpenType | Todas las fuentes instaladas en el sistema |
Después de incrustar fuentes, su presentación se verá igual en cualquier computadora que la abra, independientemente de las fuentes instaladas localmente. Use la opción Incrustar solo los caracteres utilizados cuando el tamaño del archivo importe y no necesite que otros editen la fuente. Use Incrustar todos los caracteres cuando desee que los destinatarios puedan editar el texto con la fuente original. Antes de compartir, pruebe el archivo en una PC sin las fuentes personalizadas para confirmar que la incrustación funcionó correctamente. Para presentaciones que usan muchas fuentes personalizadas, considere convertir el texto en imágenes como respaldo, aunque eso elimina por completo la capacidad de edición.