Cuando imprime un documento de Word que contiene cambios controlados, la salida predeterminada muestra las eliminaciones como texto tachado y las inserciones como texto subrayado. Esta vista estándar puede dificultar la lectura del documento, especialmente cuando varios revisores han realizado ediciones. Necesita una impresión que muestre cada cambio claramente como una anotación en línea, donde las adiciones y eliminaciones aparezcan en el margen o como llamadas en lugar de saturar el texto principal. Word incluye una configuración integrada llamada “Print Markup” que, cuando se configura correctamente, imprime los cambios controlados como anotaciones en línea en una lista separada al final de cada página o al final del documento. Este artículo explica cómo habilitar esa configuración, configurar la salida de impresión y solucionar problemas comunes donde los cambios no aparecen como se espera.
Puntos clave: Imprimir cambios controlados como anotaciones en línea
- File > Print > Settings > Print Markup: Habilita la impresión de cambios controlados y comentarios. Sin esta opción marcada, no aparecerá ningún cambio en la página impresa.
- Review > Show Markup > Balloons > Show All Revisions Inline: Fuerza a Word a mostrar los cambios controlados como anotaciones en línea dentro del cuerpo del documento en lugar de en globos al margen.
- File > Options > Display > Printing options > Print hidden text: Asegura que el texto eliminado, que está oculto de forma predeterminada, aparezca como tachado o como anotación al imprimir.
Por qué los cambios controlados se imprimen como anotaciones en línea en lugar de globos
Los cambios controlados en Word pueden aparecer en dos modos visuales: en línea y en globo. El modo en línea coloca las inserciones y eliminaciones directamente en el texto, con las inserciones subrayadas y las eliminaciones tachadas. El modo globo mueve las eliminaciones y los cambios de formato al margen, dejando el texto principal limpio. Al imprimir, Word utiliza el mismo modo de visualización que ve en pantalla. Si su documento utiliza globos en pantalla, la salida impresa también mostrará globos, no anotaciones en línea. Para imprimir los cambios controlados como anotaciones en línea, debe cambiar el modo de visualización a en línea antes de imprimir. Esta configuración se controla mediante la opción “Balloons” en la pestaña Review. Además, la casilla “Print Markup” en el cuadro de diálogo Imprimir debe estar habilitada. Sin ella, Word imprime el documento como si todos los cambios estuvieran aceptados, ignorando todo el marcado por completo. Comprender estos dos controles es la base para obtener la salida impresa correcta.
Pasos para imprimir documentos de Word con cambios controlados como anotaciones en línea
- Cambiar el documento al modo de visualización en línea
Vaya a la pestaña Review en la cinta de opciones. En el grupo Tracking, haga clic en la flecha pequeña en la esquina inferior derecha del grupo para abrir el cuadro de diálogo Track Changes Options. Alternativamente, haga clic en el iniciador de diálogo junto a “Balloons” en el grupo Tracking. En el cuadro de diálogo, en “Balloons in the All Markup view”, seleccione “Show All Revisions Inline”. Haga clic en OK. Esto fuerza que todos los cambios controlados aparezcan directamente en el cuerpo del texto, con las inserciones subrayadas y las eliminaciones tachadas. - Verificar que el documento muestre cambios en línea en pantalla
En la pestaña Review, cambie el menú desplegable Display for Review a “All Markup” si aún no está seleccionado. Desplácese por el documento para confirmar que las eliminaciones aparecen como texto tachado en rojo y las inserciones como texto subrayado en rojo. Ningún cambio debe aparecer en el margen o en globos. Si aún ve globos, repita el paso 1 y asegúrese de que la opción “Show All Revisions Inline” esté seleccionada. - Abrir el cuadro de diálogo Imprimir
Presione Ctrl+P o vaya a File > Print. Aparece el cuadro de diálogo Imprimir con un panel de vista previa a la derecha. Debajo de la vista previa, busque la sección “Settings”. - Habilitar Print Markup
En la sección Settings, haga clic en el último menú desplegable (generalmente muestra “Print All Pages” o “Print Selection”). Desplácese hacia abajo y marque la casilla junto a “Print Markup”. Esto le indica a Word que incluya los cambios controlados y los comentarios en la salida impresa. El panel de vista previa se actualizará para mostrar los cambios en línea en el diseño impreso. - Elegir el rango de impresión y las copias
Seleccione el número de copias y el rango de páginas que necesita. Para un documento completo, deje seleccionado “Print All Pages”. Haga clic en el botón Print para enviar el trabajo a su impresora.
Imprimir solo la lista de cambios controlados
Si desea una lista separada de todos los cambios controlados en lugar de anotaciones en línea en el texto principal, use la opción de impresión “List of Markup”. Después de habilitar Print Markup en el cuadro de diálogo Imprimir, haga clic en el menú desplegable que muestra “Print All Pages” y seleccione “List of Markup” en la sección Document Properties. Esto imprime una página independiente al final del documento que enumera cada cambio, su autor, fecha y el texto exacto que se insertó o eliminó. Esta opción es útil para reuniones de revisión donde desea un resumen de todas las ediciones sin el desorden en línea.
Si los cambios controlados aún no se imprimen como anotaciones en línea
Word imprime globos en lugar de anotaciones en línea
La razón más común es que el documento todavía está en modo Globo en pantalla. Incluso si seleccionó “Show All Revisions Inline” en el cuadro de diálogo Track Changes Options, Word puede volver a los globos si el documento contiene comentarios. Los comentarios siempre se imprimen en globos independientemente de la configuración en línea. Para imprimir comentarios como anotaciones en línea, debe desactivar los comentarios antes de imprimir. En la pestaña Review, en el grupo Tracking, haga clic en “Show Markup” y desmarque “Comments”. Luego repita los pasos de impresión. Los comentarios no aparecerán en la impresión, pero los cambios controlados permanecerán en línea.
Los cambios se imprimen como texto aceptado sin marcado
Esto sucede cuando “Print Markup” no está marcado en el cuadro de diálogo Imprimir. Abra el cuadro de diálogo Imprimir, desplácese hacia abajo en la sección Settings y asegúrese de que la casilla “Print Markup” esté seleccionada. Si la casilla está atenuada, es posible que el documento no tenga cambios controlados o que los cambios se hayan aceptado. Verifique que el documento aún contenga cambios controlados mirando la pestaña Review: si el botón Track Changes está resaltado, los cambios están activos. Si el documento no muestra texto en rojo, los cambios ya se han aceptado y no se pueden imprimir como anotaciones.
El texto eliminado no aparece en la impresión
El texto eliminado en los cambios controlados está oculto de forma predeterminada para mantener el documento legible. Para imprimir el texto eliminado como anotaciones en línea tachadas, debe habilitar la impresión de texto oculto. Vaya a File > Options > Display. En “Printing options”, marque “Print hidden text”. Haga clic en OK. Luego imprima el documento nuevamente. El texto eliminado ahora aparecerá como tachado en rojo en la salida impresa.
La vista previa de impresión no muestra cambios pero el documento tiene cambios controlados
Esto indica que la configuración “Display for Review” está establecida en “No Markup” u “Original”. En la pestaña Review, cambie el menú desplegable en el grupo Tracking a “All Markup”. La vista previa de impresión se actualizará para mostrar los cambios. Si la vista previa aún no muestra cambios, cierre el cuadro de diálogo Imprimir, guarde el documento, vuelva a abrirlo e inténtelo de nuevo.
| Configuración | Anotaciones en línea | Anotaciones en globo |
|---|---|---|
| Modo de visualización | Show All Revisions Inline | Show Revisions in Balloons |
| Print Markup requerido | Sí | Sí |
| Los comentarios aparecen como | No aparecen (deben ocultarse) | En globos al margen |
| Visibilidad del texto eliminado | Tachado en el texto | En globo al margen |
| Mejor para | Leer cambios en contexto | Mantener el texto principal limpio |
Después de imprimir, puede restaurar el modo de visualización original volviendo a Review > Balloons > Show Revisions in Balloons si es necesario. La configuración en línea solo afecta la sesión actual y la salida impresa; no altera permanentemente el documento. Para documentos grandes con muchos cambios, considere imprimir solo la lista de marcado para ahorrar papel y reducir el desorden. La opción “Print hidden text” en File > Options > Display es una configuración global que afecta a todos los documentos, así que recuerde desmarcarla después de imprimir si no desea que el texto oculto aparezca en futuros trabajos de impresión.