Cuando imprime un documento de Word que contiene cambios registrados, el marcado —inserciones, eliminaciones, comentarios y cambios de formato— aparece en la página impresa a menos que modifique la configuración de impresión. Esto ocurre porque el modo de impresión predeterminado de Word incluye todo el marcado que está visible en pantalla en ese momento. El resultado es una copia impresa llena de texto tachado, subrayados de colores y globos de comentarios, lo que anula el propósito de imprimir un borrador limpio para revisión o distribución. Este artículo explica cómo configurar Word para imprimir solo la versión final del texto sin que aparezcan cambios registrados ni comentarios en el papel.
Puntos clave: imprimir borradores limpios sin cambios registrados
- Archivo > Imprimir > Configuración > Imprimir todas las páginas > Imprimir marcado (desmarcar): Elimina todos los cambios registrados y comentarios de la salida impresa, pero los conserva en el documento.
- Revisar > Mostrar marcado > Revisores específicos (desmarcar todos): Oculta el marcado de determinados autores antes de imprimir cuando necesita exclusiones selectivas.
- Archivo > Opciones > Mostrar > Opciones de impresión > Imprimir texto oculto (desmarcar): Evita que el texto oculto, incluidos algunos metadatos de cambios registrados, aparezca en el papel en casos excepcionales.
Por qué los cambios registrados aparecen en las páginas impresas
Word trata los cambios registrados como una capa de marcado que se muestra u oculta en pantalla. Cuando envía el documento a la impresora, Word utiliza el mismo estado de visualización que ve en el monitor. Si el marcado está visible en pantalla —indicado por inserciones de colores, eliminaciones tachadas y globos de comentarios—, se imprimirá exactamente como se muestra. La configuración que controla este comportamiento se denomina “Imprimir marcado” y está habilitada de forma predeterminada en todos los trabajos de impresión. Word no elimina automáticamente el marcado del flujo de impresión; debe indicarle explícitamente que imprima el documento como si se hubieran aceptado todos los cambios, sin aceptarlos realmente en el archivo.
Además, Word ofrece una vista independiente llamada “Sin marcado” que muestra el documento tal como se vería si se hubieran aceptado todos los cambios. Sin embargo, cambiar solo a esta vista no garantiza una impresión limpia, porque la configuración de impresión anula la vista de pantalla. El enfoque correcto es ajustar directamente la configuración de impresión, lo que obliga a Word a ignorar la capa de marcado durante la operación de impresión, independientemente de la vista de pantalla actual.
Pasos para imprimir un borrador de Word sin cambios registrados
Los siguientes pasos funcionan en Word para Microsoft 365, Word 2021, Word 2019 y Word 2016. El proceso es idéntico en todas estas versiones.
- Abra el documento y mantenga los cambios registrados intactos
No acepte ni rechace ningún cambio. El documento debe seguir mostrando el marcado en pantalla. Este es el estado inicial para una impresión limpia. - Presione Ctrl+P o vaya a Archivo > Imprimir
Se abre el panel Imprimir. A la derecha, la vista previa de impresión muestra una versión en miniatura de la primera página. Si los cambios registrados están visibles en pantalla en ese momento, la vista previa los mostrará con texto de colores y globos de comentarios. - Haga clic en la primera lista desplegable en Configuración (normalmente dice “Imprimir todas las páginas”)
Se expande un menú. En la parte inferior de este menú, verá una casilla de verificación etiquetada “Imprimir marcado”. De forma predeterminada, esta casilla está marcada. Desmárquela. - Observe cómo se actualiza la vista previa de impresión
Tan pronto como desmarque Imprimir marcado, la vista previa cambia. Todo el texto tachado, las inserciones de colores y los globos de comentarios desaparecen. La vista previa ahora muestra el documento tal como aparecería con todos los cambios aceptados. - Configure cualquier otra opción de impresión (copias, intervalo de páginas, orientación) y haga clic en Imprimir
Las páginas impresas contendrán solo el texto final. No aparecerán en el papel marcado, comentarios ni barras de revisión. Los cambios registrados permanecen en el archivo electrónico y no se ven afectados.
Método alternativo: usar la vista Sin marcado antes de imprimir
Algunos usuarios prefieren cambiar primero la vista de pantalla como confirmación visual. En la pestaña Revisar, en el grupo Seguimiento, haga clic en la lista desplegable junto a Mostrar para revisión (o Mostrar marcado en versiones anteriores) y seleccione “Sin marcado”. El documento en pantalla ahora muestra la versión final. Cuando vaya a Archivo > Imprimir, la casilla Imprimir marcado se desmarca automáticamente. Este método funciona, pero es más seguro verificar directamente la configuración de Imprimir marcado, porque ciertos complementos o plantillas pueden volver a habilitarla.
Si los cambios registrados siguen imprimiéndose después de desmarcar Imprimir marcado
Los cambios registrados aparecen en la vista previa de impresión incluso después de desmarcar Imprimir marcado
Esto suele ocurrir cuando el documento contiene comentarios con formato de texto oculto o cuando el documento está en un modo de compatibilidad de una versión anterior de Word. Para resolverlo, haga clic en Archivo > Opciones > Mostrar. En “Opciones de impresión”, desmarque “Imprimir texto oculto”. Luego vuelva al panel Imprimir y desmarque Imprimir marcado de nuevo. Si el problema persiste, guarde el documento en formato .docx (no .doc) y repita los pasos.
Los comentarios se imprimen como cuadros pequeños o iconos en la página
Cuando los comentarios están configurados para imprimirse en línea en lugar de en globos, pueden aparecer como marcadores pequeños. Desmarcar Imprimir marcado elimina todos los marcadores de comentarios. Si aún ve marcadores después de desmarcar, vaya a Revisar > Mostrar comentarios y asegúrese de que la lista esté vacía. Si existen comentarios, se imprimirán a menos que Imprimir marcado esté desmarcado. Verifique que la casilla Imprimir marcado no esté atenuada; una casilla atenuada indica que el documento está protegido o que una directiva anula la configuración. Quite la protección yendo a Revisar > Restringir edición y haciendo clic en Detener protección si conoce la contraseña.
Aparecen barras de revisión o líneas verticales en la página impresa
Las barras de revisión son líneas verticales delgadas que aparecen en el margen izquierdo para indicar un cambio. Forman parte del marcado de cambios registrados. Desmarcar Imprimir marcado las elimina. Si las barras de revisión siguen apareciendo, es posible que el documento se haya impreso con la opción “Lista de marcado” en lugar de “Imprimir todas las páginas”. En el panel Imprimir, asegúrese de que la primera lista desplegable esté configurada en “Imprimir todas las páginas” y no en “Lista de marcado”. La opción Lista de marcado imprime una página aparte que enumera cada cambio; esto no es un borrador limpio.
Imprimir con marcado vs. imprimir sin marcado: comparación de características
| Elemento | Imprimir con marcado | Imprimir sin marcado |
|---|---|---|
| Inserciones mostradas | Texto subrayado de color | Solo el texto final, sin color |
| Eliminaciones mostradas | Texto tachado o globo | No se muestran; el texto se elimina |
| Comentarios mostrados | Globos en el margen o en línea | No se imprimen en absoluto |
| Barras de revisión | Línea vertical en el margen izquierdo | No se imprimen |
| Archivo del documento sin cambios | Sí, el marcado permanece en el archivo | Sí, el marcado permanece en el archivo |
| Claridad de la vista previa de impresión | Saturada de marcado de colores | Limpia, solo la versión final |
Ahora puede imprimir cualquier borrador de Word con cambios registrados como una copia impresa limpia y sin marcado. La configuración Imprimir marcado le brinda control total sin alterar el documento original. Si imprime borradores limpios con frecuencia, considere agregar el conmutador Imprimir marcado a la barra de herramientas de acceso rápido: haga clic con el botón derecho en la casilla de verificación del panel Imprimir y seleccione Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Esto ahorra un clic cada vez que imprime.