Cómo hacer que el nuevo Outlook use archivos PST del Outlook clásico mediante la importación

Tienes un archivo de datos de Outlook, también llamado archivo PST, que se creó en el Outlook clásico. Quieres abrir ese archivo PST en el nuevo Outlook para Windows para poder acceder a tus correos antiguos, contactos y elementos del calendario. El nuevo Outlook no admite montar archivos PST directamente como lo hace el Outlook clásico. Este artículo explica cómo importar un archivo PST en el nuevo Outlook para que todos tus datos estén disponibles en el nuevo perfil de correo.

El proceso de importación copia el contenido del archivo PST en el buzón en línea o en el almacenamiento local del nuevo Outlook. Después de la importación, puedes eliminar el archivo PST original si ya no lo necesitas. Esta guía cubre los pasos exactos para importar un archivo PST en el nuevo Outlook y qué hacer si la importación falla.

Qué es un archivo PST y por qué el nuevo Outlook no puede montarlo directamente

Un archivo PST, abreviatura de Personal Storage Table (tabla de almacenamiento personal), es el formato de archivo de datos que usa el Outlook clásico para Windows para almacenar correos, elementos del calendario, contactos, tareas y notas. El Outlook clásico puede abrir un archivo PST como un buzón adicional en el panel de carpetas. Puedes arrastrar elementos entre el PST y tu buzón principal.

El nuevo Outlook para Windows, también llamado cliente One Outlook, usa una arquitectura de almacenamiento diferente. Se basa en el almacenamiento en la nube de Microsoft 365 o en la caché local de Exchange Online. No tiene un panel de carpetas que pueda montar un archivo PST como un almacén independiente. En su lugar, el nuevo Outlook ofrece una función de importación que lee el archivo PST y copia su contenido en el buzón actual o en una estructura de carpetas local dedicada.

El proceso de importación conserva la jerarquía de carpetas, las fechas de los mensajes, los datos adjuntos y los metadatos. Después de la importación, el archivo PST permanece sin cambios. Puedes conservarlo como copia de seguridad o eliminarlo después de verificar que todos los datos se transfirieron correctamente.

Pasos para importar un archivo PST en el nuevo Outlook

Puedes iniciar la importación desde el nuevo Outlook o abriendo el archivo PST directamente desde el Explorador de archivos. Ambos métodos conducen al mismo asistente de importación.

1. Abre el nuevo Outlook y ve a Configuración
   Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha del nuevo Outlook. El panel Configuración se abre en el lado derecho de la ventana.
2. Selecciona General y luego Importar
   En el panel Configuración, haz clic en General. Desplázate hacia abajo y haz clic en Importar. Se abre el asistente de importación.
3. Elige el archivo PST que deseas importar
   Haz clic en Examinar y navega hasta el archivo PST en tu equipo. Selecciona el archivo y haz clic en Abrir. La ruta del archivo aparece en el cuadro de diálogo de importación.
4. Selecciona el destino de la importación
   Tienes dos opciones: Importar al buzón actual o Importar al almacenamiento local. Elige Importar al buzón actual si quieres que los datos aparezcan en las carpetas de tu buzón principal. Elige Importar al almacenamiento local si quieres que los datos se almacenen localmente solo en este equipo, sin sincronizarse con la nube.
5. Inicia la importación
   Haz clic en Importar. El nuevo Outlook comienza a copiar los datos. El tiempo depende del tamaño del archivo PST. Un archivo PST de 2 GB puede tardar de 5 a 15 minutos. No cierres Outlook durante el proceso.
6. Verifica los datos importados
   Cuando finalice la importación, ve al panel de carpetas. Busca una carpeta nueva llamada Importado o los nombres de las carpetas originales del PST anidados bajo tu buzón. Expande las carpetas y confirma que aparecen los correos, contactos y elementos del calendario.

Si prefieres iniciar la importación desde el Explorador de archivos, localiza el archivo PST, haz clic derecho sobre él, selecciona Abrir con y elige Outlook (nuevo). El nuevo Outlook se inicia y abre el mismo asistente de importación con el archivo PST ya seleccionado. Continúa con los pasos 4 a 6 anteriores.

Qué hacer si la importación falla o faltan datos

El archivo PST está protegido con contraseña y la importación solicita una contraseña

El Outlook clásico te permite establecer una contraseña en un archivo PST. Si el archivo PST tiene contraseña, el asistente de importación la solicita. Introduce la contraseña exactamente como se estableció en el Outlook clásico. Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Si olvidaste la contraseña, no puedes importar los datos. No existe ninguna herramienta de recuperación para las contraseñas de PST.

El botón Importar está atenuado

El botón Importar se activa solo después de seleccionar un archivo PST válido. Si el botón permanece atenuado, es posible que el archivo esté dañado o en uso por otro programa. Cierra el Outlook clásico si está en ejecución. Reinicia el nuevo Outlook e inténtalo de nuevo. Si el problema persiste, copia el archivo PST a otra carpeta e intenta importarlo desde esa ubicación.

Los datos aparecen pero faltan algunas carpetas

El nuevo Outlook importa la estructura de carpetas del archivo PST. Si ves menos carpetas de las esperadas, es posible que el archivo PST se haya exportado con solo carpetas específicas seleccionadas. Abre el archivo PST en el Outlook clásico para verificar la lista original de carpetas. Si el Outlook clásico muestra todas las carpetas, elimina los datos importados en el nuevo Outlook y vuelve a ejecutar la importación. Para eliminar los datos importados, haz clic derecho en la carpeta Importado y selecciona Eliminar.

La importación tarda demasiado o parece atascada

Los archivos PST grandes, especialmente los que superan los 10 GB, pueden tardar 30 minutos o más en importarse. Consulta la barra de estado de Outlook para ver un indicador de progreso. Si la barra de progreso no se mueve durante 10 minutos, cierra el nuevo Outlook y reinícialo. La importación se reanuda desde donde se detuvo. Si la barra de progreso sigue sin moverse, es posible que el archivo PST esté dañado. Ejecuta la Herramienta de reparación de la bandeja de entrada (Scanpst.exe) en el archivo PST antes de volver a importarlo. La herramienta se encuentra en la carpeta de instalación del Outlook clásico, normalmente C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST.EXE.

Importar desde PST vs. importar desde el perfil del Outlook clásico: diferencias clave

Elemento	Importar desde archivo PST	Importar desde el perfil del Outlook clásico
Origen de datos	Archivo PST independiente en el disco	Perfil activo del Outlook clásico con buzones conectados
Requiere que el Outlook clásico esté instalado	No	Sí
Conserva la jerarquía de carpetas	Sí	Sí
Importa todos los tipos de datos	Correos, contactos, calendario, tareas, notas	Igual que la importación desde PST
Ideal para	Un único archivo PST de copia de seguridad o archivo	Migrar desde un perfil del Outlook clásico totalmente configurado

Una vez completada la importación, puedes eliminar sin problema el archivo PST original. Abre el nuevo Outlook y verifica que todos los datos sean accesibles. Si planeas seguir usando el Outlook clásico junto con el nuevo Outlook, no elimines el archivo PST hasta que estés seguro de que no lo necesitarás de nuevo.

Para usuarios avanzados, el nuevo Outlook también admite la importación directamente desde un perfil del Outlook clásico. Ve a Configuración > General > Importar y selecciona Desde otro perfil de Outlook. Este método copia todos los datos del perfil del Outlook clásico sin necesidad de localizar el archivo PST manualmente.