Necesita compartir un documento de Word que usa una fuente personalizada, pero quiere asegurarse de que el destinatario vea la tipografía correcta sin que el archivo sea demasiado grande para enviarlo por correo electrónico. Las fuentes incrustadas pueden aumentar drásticamente el tamaño del archivo de un documento, a veces en decenas de megabytes, porque Word incluye el archivo de fuente completo de forma predeterminada. Este artículo explica cómo incrustar solo los caracteres usados en su documento, lo que reduce significativamente el tamaño del archivo y, al mismo tiempo, conserva la apariencia de la fuente.
Puntos clave: Reducir el tamaño del archivo al incrustar fuentes en Word
- Archivo > Opciones > Guardar > Incrustar fuentes en el archivo > No incrustar fuentes del sistema comunes: Evita que Word incluya fuentes que ya están instaladas en la mayoría de los equipos con Windows, lo que ahorra espacio.
- Incrustar solo los caracteres usados en el documento: Limita la incrustación de fuentes solo a las letras y símbolos que realmente usó, lo que reduce drásticamente el tamaño del archivo en documentos con conjuntos de caracteres limitados.
- Herramientas de terceros para crear subconjuntos de fuentes: Para un control avanzado, use una utilidad de fuentes para crear un archivo de fuente con subconjunto antes de incrustarlo en Word.
Qué sucede cuando incrusta fuentes en Word
Cuando incrusta una fuente en Word, el programa copia el archivo de fuente completo en el documento. Un solo archivo de fuente TrueType puede pesar de 5 MB a 15 MB o más. Si usa varias fuentes personalizadas, el tamaño del archivo se multiplica. La opción de incrustación predeterminada en Word incluye todos los glifos de la fuente, incluso los caracteres que nunca escribió. Esto es innecesario para la mayoría de los documentos comerciales que usan solo un subconjunto de los caracteres de la fuente, como el alfabeto latino, números y algunos signos de puntuación.
Word ofrece dos configuraciones que controlan el comportamiento de la incrustación de fuentes. La primera configuración, “No incrustar fuentes del sistema comunes”, excluye las fuentes que ya están presentes en la mayoría de las instalaciones de Windows, como Arial, Times New Roman y Calibri. La segunda configuración, “Incrustar solo los caracteres usados en el documento”, es la clave para reducir el tamaño. Cuando esta opción está habilitada, Word crea un subconjunto de la fuente que contiene solo los glifos que ha escrito. Para una carta o informe típico, este subconjunto suele ser inferior a 100 KB por fuente.
Tenga en cuenta que la incrustación de fuentes solo es posible para fuentes TrueType y OpenType que no tengan restricciones de incrustación establecidas por el diseñador de la fuente. Algunas fuentes, especialmente las comerciales, incluyen una marca de licencia que impide la incrustación. Word le avisará si una fuente no se puede incrustar.
Pasos para incrustar fuentes con un aumento mínimo de tamaño
Método 1: Usar las opciones integradas de Word
- Abra el documento en Word
Inicie Word y abra el archivo que contiene las fuentes personalizadas que desea incrustar. - Vaya a Archivo > Opciones > Guardar
Haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda y luego en Opciones en la parte inferior del panel izquierdo. En el cuadro de diálogo Opciones de Word, seleccione Guardar en la barra lateral izquierda. - Habilite la configuración de incrustación de fuentes
Desplácese hacia abajo hasta la sección “Preservar la fidelidad al compartir este documento”. Marque la casilla “Incrustar fuentes en el archivo”. Luego marque la casilla “Incrustar solo los caracteres usados en el documento”. Marque también “No incrustar fuentes del sistema comunes” para excluir fuentes como Arial y Calibri que ya están en la mayoría de los sistemas. - Guarde el documento
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones. Presione Ctrl+S para guardar el archivo. Word ahora incrustará solo los caracteres de fuente que usó, manteniendo el tamaño del archivo pequeño.
Método 2: Usar una herramienta de subconjunto de fuentes antes de incrustar
Si necesita más control sobre qué caracteres se incluyen, o si trabaja con una fuente que Word no puede crear como subconjunto automáticamente, use una herramienta dedicada a crear subconjuntos de fuentes. Estas herramientas le permiten seleccionar exactamente los caracteres que necesita y generar un nuevo archivo de fuente que contiene solo esos glifos.
- Identifique los caracteres usados en su documento
Revise su documento y anote qué letras, números, signos de puntuación y símbolos aparecen. Para un documento típico en inglés, esto incluye A–Z, a–z, 0–9 y puntuación común como punto, coma y signo de interrogación. - Use una herramienta web o aplicación de escritorio para crear subconjuntos de fuentes
Servicios como Webfont Generator de Font Squirrel o herramientas en línea como Subsetter le permiten cargar un archivo de fuente, seleccionar los caracteres que necesita y descargar una versión con subconjunto. Para uso de escritorio, herramientas como FontForge (gratuita) o High-Logic FontCreator (de pago) ofrecen funciones avanzadas para crear subconjuntos. - Instale la fuente con subconjunto en su equipo
Después de generar el archivo de fuente con subconjunto, instálelo en su sistema Windows haciendo clic derecho en el archivo y seleccionando Instalar. - Reemplace la fuente original en su documento de Word
Abra su documento de Word, seleccione todo el texto (Ctrl+A) y cambie la fuente a la fuente con subconjunto recién instalada. Luego guarde el documento con las opciones de incrustación habilitadas como se describe en el Método 1.
Errores comunes y limitaciones al incrustar fuentes
“Incrustar solo los caracteres usados” no siempre funciona para todos los tipos de fuente
La función de subconjunto de Word funciona de manera confiable para fuentes TrueType (.ttf) y OpenType (.otf) que no tienen restricciones de incrustación. Sin embargo, algunas fuentes, en particular las fuentes variables o las fuentes con funciones OpenType complejas, pueden no crear el subconjunto correctamente. En tales casos, Word puede incrustar la fuente completa independientemente de la configuración. Pruebe su documento después de guardarlo verificando el tamaño del archivo y abriéndolo en un equipo que no tenga la fuente instalada.
No se pueden incrustar fuentes en formatos de archivo más antiguos
La incrustación de fuentes solo es compatible con el formato .docx predeterminado de Word y con el formato .doc más antiguo (Word 97–2003). Si guarda el documento como .txt, .rtf o .pdf, se ignoran las configuraciones de incrustación de fuentes. Para PDF, debe usar una impresora PDF independiente o configuraciones de exportación que incrusten fuentes.
Las fuentes incrustadas aún pueden causar archivos grandes si usa muchas fuentes
Incluso con la creación de subconjuntos, usar cinco o más fuentes personalizadas en el mismo documento aumentará el tamaño del archivo. Cada fuente con subconjunto agrega aproximadamente de 50 KB a 200 KB según el conjunto de caracteres. Para minimizar el tamaño, limite el número de fuentes personalizadas a dos o tres. Use fuentes del sistema comunes para el texto del cuerpo y reserve las fuentes personalizadas para encabezados o logotipos.
Las restricciones de licencia de fuentes impiden la incrustación
Muchas fuentes comerciales tienen una marca de permiso de incrustación establecida en “Instalable” o “Editable”, lo que permite la incrustación. Pero algunas fuentes están marcadas como “Vista previa e impresión” o “Restringida”, lo que impide por completo la incrustación. Word mostrará una advertencia al guardar el documento. En ese caso, no puede incrustar la fuente por ningún método. En su lugar, convierta el texto en una imagen vectorial o use una fuente diferente.
Comparación de opciones de incrustación de fuentes en Word
| Elemento | Incrustación predeterminada (fuente completa) | Incrustación con subconjunto (caracteres usados) |
|---|---|---|
| Tamaño de archivo para una sola fuente | 5–15 MB | 50–200 KB |
| Caracteres incluidos | Todos los glifos de la fuente | Solo los caracteres escritos en el documento |
| El destinatario puede editar con nuevos caracteres | Sí, cualquier carácter está disponible | No, solo se pueden usar los caracteres existentes |
| Compatibilidad | Funciona con todas las fuentes que se pueden incrustar | Puede fallar con fuentes variables o OpenType complejas |
| Mejor caso de uso | Documentos cortos donde el tamaño del archivo no es una preocupación | Documentos largos o archivos enviados por correo electrónico |
Ahora puede guardar documentos de Word con fuentes incrustadas que ocupan solo una fracción de su tamaño original usando la opción de subconjunto. Comience habilitando “Incrustar solo los caracteres usados en el documento” en Archivo > Opciones > Guardar. Para más control, use una herramienta de subconjunto de fuentes antes de incrustar. Si aún necesita reducir más el tamaño, considere convertir el texto con fuentes personalizadas en imágenes vectoriales usando la función Insertar > Formas o Insertar > Cuadro de texto, lo que elimina por completo la necesidad de incrustar fuentes.