Los archivos grandes de Excel pueden volverse lentos al abrirse y guardarse. También consumen una cantidad significativa de espacio en disco y son difíciles de compartir por correo electrónico. El formato estándar .xlsx es un archivo XML comprimido, que puede ser ineficiente para libros de trabajo complejos. Este artículo explica cómo guardar sus archivos en el formato binario .xlsb para hacerlos más pequeños y rápidos.
Puntos clave: Guardar archivos de Excel como .xlsb
- Archivo > Guardar como > Examinar > Guardar como tipo: Cambie el tipo de archivo de .xlsx a Libro binario de Excel (.xlsb).
- Estructura de archivo binario: El formato .xlsb almacena datos de manera más eficiente que XML, lo que resulta en tamaños de archivo más pequeños y un procesamiento más rápido.
- Compatibilidad con macros: El formato .xlsb puede contener macros VBA, a diferencia del formato .xlsx estándar que requiere un archivo .xlsm separado.
Qué hace el formato Libro binario de Excel (.xlsb)
El formato Libro binario de Excel, con la extensión de archivo .xlsb, es un formato de archivo comprimido, no XML. Está diseñado para un rendimiento máximo y un tamaño de archivo mínimo. Mientras que el formato .xlsx predeterminado es una colección de archivos XML dentro de un contenedor ZIP, el formato .xlsb almacena datos en una estructura binaria propietaria. Esta estructura binaria es más compacta, lo que requiere menos espacio en disco y menos potencia de procesamiento para que Excel lea y escriba.
El beneficio principal es la velocidad. Abrir, guardar y calcular en un archivo .xlsb suele ser notablemente más rápido, especialmente para libros de trabajo con decenas de miles de filas, fórmulas complejas o tablas dinámicas extensas. El beneficio secundario es la reducción del tamaño del archivo. Un archivo .xlsb puede ser de un 25% a un 50% más pequeño que su equivalente .xlsx, lo que facilita su almacenamiento y envío por correo electrónico.
Requisitos previos para usar .xlsb
Necesita Excel 2007 o una versión posterior para crear o abrir archivos .xlsb. El formato es totalmente compatible con Excel para Microsoft 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016 y Excel 2013. La mayoría de las funciones disponibles en archivos .xlsx funcionan de manera idéntica en .xlsb, incluyendo tablas, gráficos, segmentadores de datos y conexiones de Power Query. Si su libro de trabajo contiene macros VBA, se conservarán dentro del único archivo .xlsb.
Pasos para guardar un archivo de Excel como .xlsb
Use este método para convertir un archivo .xlsx o .xlsm existente al formato binario. El archivo original permanecerá sin cambios.
- Abra su libro de trabajo en Excel
Inicie el archivo de Excel que desea convertir al formato binario. - Haga clic en Archivo > Guardar como
Esto abre la vista Backstage donde gestiona las operaciones de archivo. - Haga clic en el botón Examinar
Esto abre el cuadro de diálogo estándar Guardar como en su computadora. - Elija una ubicación para guardar
Navegue hasta la carpeta donde desea guardar el nuevo archivo .xlsb. - Haga clic en el menú desplegable “Guardar como tipo”
Aparecerá una larga lista de formatos de archivo. Desplácese hacia abajo para encontrar la opción binaria. - Seleccione “Libro binario de Excel (*.xlsb)”
Esto establece el formato de archivo para su operación de guardado. - Haga clic en el botón Guardar
Excel crea un nuevo archivo .xlsb en la ubicación elegida. El archivo original permanece abierto en Excel.
Configurar .xlsb como formato de guardado predeterminado
Si crea con frecuencia libros de trabajo binarios, puede cambiar el formato de guardado predeterminado de Excel.
- Vaya a Archivo > Opciones
Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Excel. - Seleccione la categoría Guardar
Esta sección controla cómo se guardan los libros de trabajo. - Busque el menú desplegable “Guardar archivos en este formato”
Se encuentra bajo el encabezado “Guardar libros de trabajo”. - Elija “Libro binario de Excel (*.xlsb)” de la lista
Esto cambia el valor predeterminado para todos los libros de trabajo nuevos. - Haga clic en Aceptar
Su configuración se guarda. Ahora, cuando presione Ctrl+S en un libro de trabajo nuevo, se guardará como .xlsb de forma predeterminada.
Errores comunes y limitaciones de .xlsb
Otros usuarios no pueden abrir el archivo
Si envía un archivo .xlsb a alguien que usa Excel 2003 o anterior, no podrá abrirlo. El formato binario requiere Excel 2007 o posterior. Siempre confirme la versión de Excel del destinatario antes de enviar. Si la compatibilidad es incierta, use el formato .xls más antiguo o el formato .xlsx estándar en su lugar.
El tamaño del archivo no disminuye significativamente
Si su archivo .xlsb no es mucho más pequeño que la versión .xlsx, es probable que el libro de trabajo contenga muchos objetos incrustados como imágenes de alta resolución o archivos multimedia grandes. El formato .xlsb comprime eficientemente los datos de las hojas de cálculo y las fórmulas, pero no re-comprime las imágenes incrustadas. Para reducir aún más el tamaño, comprima las imágenes a través de Formato de imagen > Comprimir imágenes antes de guardar como .xlsb.
Las herramientas de terceros no pueden analizar el archivo
Algunas herramientas externas de análisis de datos, aplicaciones web o scripts de automatización están diseñados para leer la estructura XML abierta de los archivos .xlsx. Pueden fallar al leer el formato binario propietario .xlsb. Si su flujo de trabajo depende de que otro software acceda directamente al archivo de Excel, pruebe la compatibilidad antes de cambiar a .xlsb.
.xlsx vs .xlsb vs .xlsm: Comparación de formatos
| Elemento | Libro de Excel (.xlsx) | Libro binario de Excel (.xlsb) | Libro de Excel habilitado para macros (.xlsm) |
|---|---|---|---|
| Uso principal | Formato moderno estándar, sin macros | Máxima velocidad y tamaño mínimo | Formato estándar con macros VBA |
| Estructura de archivo | Contenedor ZIP con archivos XML | Formato binario propietario | Contenedor ZIP con archivos XML |
| Tamaño de archivo | Más grande | Más pequeño | Más grande |
| Velocidad de apertura/guardado | Estándar | Más rápida | Estándar |
| Soporte de macros | No | Sí | Sí |
| Compatibilidad con herramientas externas | Alta | Baja | Alta |
Ahora puede crear archivos de Excel más pequeños y rápidos utilizando el formato .xlsb. Esto es ideal para informes internos grandes, modelos financieros complejos o cualquier libro de trabajo donde el rendimiento sea una prioridad. Para su próximo proyecto, intente guardar una copia como .xlsb y compare el tiempo de apertura con su archivo original. Recuerde que puede usar la tecla F12 para abrir directamente el cuadro de diálogo Guardar como, omitiendo el menú Archivo.