Creaste una regla de Outlook para organizar los mensajes entrantes, pero la regla solo se aplica a los correos nuevos. Los mensajes que ya están en tu Bandeja de entrada o en otra carpeta permanecen intactos. Esto ocurre porque las reglas de Outlook solo se ejecutan automáticamente en los mensajes que llegan después de crear la regla. Este artículo explica cómo ejecutar manualmente una regla en los mensajes existentes de cualquier carpeta para que puedas limpiar correos antiguos sin moverlos uno por uno.
Puntos clave: ejecutar una regla de Outlook en mensajes existentes
- Archivo > Administrar reglas y alertas > Ejecutar reglas ahora: Abre el cuadro de diálogo para seleccionar una regla y una carpeta y aplicarla a los mensajes existentes.
- Selecciona la carpeta de destino exacta: Debes elegir la carpeta que contiene los mensajes que quieres que procese la regla; las subcarpetas no se examinan de forma predeterminada.
- La regla se ejecuta solo una vez por ejecución manual: Una vez finalizada la ejecución, los mensajes nuevos siguen activando la regla automáticamente, pero los mensajes existentes requieren otra ejecución manual si agregas más más adelante.
Cómo funcionan las reglas de Outlook en mensajes existentes
Las reglas de Outlook están diseñadas para ejecutarse automáticamente cuando llega un mensaje a tu buzón. El motor de reglas comprueba las condiciones que establezcas, como el remitente, las palabras clave del asunto o el destinatario, y aplica las acciones especificadas, como mover, marcar o eliminar. De forma predeterminada, este desencadenador automático solo se activa para los mensajes que llegan después de guardar la regla. Los mensajes que ya están almacenados en una carpeta nunca se procesan a menos que le indiques manualmente a Outlook que aplique la regla a ellos.
La función de ejecución manual se llama Ejecutar reglas ahora. Te permite elegir una regla y una carpeta. Outlook examina entonces cada mensaje de esa carpeta y aplica las acciones de la regla a cualquier mensaje que cumpla las condiciones. Esta es una operación única. Cuando termina, la regla sigue ejecutándose automáticamente en los mensajes nuevos, pero no vuelve a examinar la carpeta a menos que la ejecutes de nuevo manualmente.
Requisitos previos para ejecutar una regla manualmente
Antes de empezar, confirma lo siguiente:
- La regla que quieres ejecutar ya está creada y guardada en Outlook.
- La regla usa condiciones y acciones que funcionan en mensajes existentes. Algunas acciones, como “reproducir un sonido” o “mostrar una alerta de escritorio”, solo se aplican a mensajes nuevos y no se ejecutarán durante una ejecución manual.
- Sabes qué carpeta contiene los mensajes que quieres procesar. La regla examinará solo esa carpeta, no sus subcarpetas.
Pasos para forzar la ejecución de una regla en mensajes existentes
- Abre el cuadro de diálogo Reglas y alertas
En Outlook, ve a Archivo > Administrar reglas y alertas. Si usas Outlook en la web, esta función no está disponible; debes usar el cliente de escritorio de Outlook. - Haz clic en Ejecutar reglas ahora
En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haz clic en el botón Ejecutar reglas ahora situado cerca de la parte superior de la ventana. Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo que muestra todas tus reglas. - Selecciona la regla que quieres ejecutar
Marca la casilla situada junto a la regla que quieres aplicar. En este cuadro de diálogo solo puedes seleccionar una regla a la vez. Si necesitas ejecutar varias reglas, repite estos pasos para cada una. - Elige la carpeta de destino
Debajo de la lista de reglas, haz clic en Examinar para seleccionar la carpeta que contiene los mensajes existentes. La opción predeterminada es tu Bandeja de entrada. Puedes elegir cualquier carpeta de tu buzón, incluidas las subcarpetas de la Bandeja de entrada u otras carpetas de nivel superior. Outlook examinará solo la carpeta seleccionada, no sus subcarpetas. - Incluir subcarpetas (opcional)
Marca la casilla Incluir subcarpetas si quieres que la regla examine todas las subcarpetas de la carpeta seleccionada. Esto resulta útil para carpetas como la Bandeja de entrada, que a menudo tienen subcarpetas anidadas. - Haz clic en Ejecutar ahora
Haz clic en el botón Ejecutar ahora. Outlook comienza a examinar los mensajes de la carpeta y a aplicar las acciones de la regla. El tiempo que tarda depende del número de mensajes y de la complejidad de la regla. Puedes seguir usando Outlook mientras se ejecuta la regla, pero el rendimiento puede ser más lento. - Verifica los resultados
Cuando finalice la ejecución, revisa la carpeta de destino para confirmar que se aplicaron las acciones de la regla. Por ejemplo, si la regla mueve mensajes a otra carpeta, abre esa carpeta para ver los elementos movidos. Si la regla elimina mensajes, revisa tu carpeta Elementos eliminados.
Problemas comunes al ejecutar reglas en mensajes existentes
La regla no procesó todos los mensajes de la carpeta
Si se omitieron algunos mensajes, es posible que la regla tenga condiciones que no se puedan evaluar en elementos existentes. Por ejemplo, las reglas que comprueban categorías específicas o marcas de seguimiento pueden no aplicarse si esas propiedades se establecieron después de que llegara el mensaje. Además, si seleccionaste una carpeta pero no marcaste Incluir subcarpetas, se omiten los mensajes de las subcarpetas. Vuelve a ejecutar la regla con la opción de subcarpetas habilitada.
Las acciones de la regla no se ejecutaron como se esperaba
Ciertas acciones de regla solo funcionan en mensajes entrantes y se ignoran cuando ejecutas una regla manualmente. Entre ellas se incluyen las acciones que reproducen un sonido, muestran una alerta de escritorio o muestran una notificación de correo nuevo. Si tu regla usa solo estas acciones, ejecutarla manualmente no tendrá ningún efecto visible. Para solucionarlo, crea una segunda regla que use acciones basadas en carpetas, como mover o copiar mensajes.
No encuentro el botón Ejecutar reglas ahora
El botón Ejecutar reglas ahora solo está disponible en el cliente de escritorio de Outlook para Windows y Mac. No está presente en Outlook en la web ni en la aplicación móvil de Outlook. Si usas Outlook en la web, no puedes forzar la ejecución de una regla en mensajes existentes. Debes mover o eliminar esos mensajes manualmente o usar el cliente de escritorio.
| Elemento | Ejecutar reglas ahora (manual) | Desencadenador automático de reglas |
|---|---|---|
| Cuándo se ejecuta | Solo cuando haces clic en Ejecutar ahora | Cada vez que llega un mensaje nuevo |
| Mensajes procesados | Mensajes existentes en la carpeta seleccionada | Solo los mensajes que llegan después de guardar la regla |
| Ámbito de carpeta | Una carpeta más subcarpetas opcionales | Se aplica al buzón en su conjunto |
| Acciones compatibles | Mover, copiar, eliminar, reenviar, responder, marcar, categorizar, marcar como leído | Todas las acciones, incluidas alertas y sonidos |
| Disponibilidad | Solo cliente de escritorio de Outlook | Todas las versiones de Outlook |
Ahora puedes forzar que cualquier regla de Outlook existente procese los mensajes que ya están en una carpeta. Usa el cuadro de diálogo Ejecutar reglas ahora para seleccionar la regla, elegir la carpeta e iniciar el examen. Si agregas con frecuencia mensajes nuevos a una carpeta y quieres que la regla también se aplique a ellos, recuerda ejecutar la regla de nuevo después de que lleguen los nuevos mensajes. Para una automatización avanzada, considera usar una Acción rápida que combine una acción de regla con un desencadenador manual de un solo clic.