Cómo forzar a Word a usar la coautoría de OneDrive en lugar del bloqueo de SharePoint

Cuando abre un documento de Word almacenado en SharePoint, es posible que vea un mensaje que indica que el archivo está bloqueado para edición por otra persona. Esto sucede porque SharePoint usa un sistema de desprotección que impide la edición simultánea. La coautoría de OneDrive permite que varias personas editen el mismo documento al mismo tiempo sin bloqueos. Este artículo explica cómo configurar Word y el almacenamiento de documentos para que se use la coautoría de OneDrive en lugar del comportamiento de bloqueo de SharePoint.

Por qué SharePoint bloquea los documentos y OneDrive no

Las bibliotecas de documentos de SharePoint tienen una característica llamada Requerir desprotección. Cuando está habilitada, cada usuario debe desproteger un archivo antes de editarlo. Mientras el archivo está desprotegido, nadie más puede editarlo. Esto evita sobrescrituras accidentales, pero bloquea la coautoría en tiempo real.

OneDrive almacena archivos en la nube y usa un modelo de bloqueo diferente. Cuando un archivo se almacena en OneDrive y se abre en Word, la aplicación usa la coautoría. Varios usuarios pueden editar el mismo documento simultáneamente. Word combina los cambios de todos los editores en tiempo real.

El conflicto ocurre cuando un documento reside en SharePoint pero el usuario lo abre mediante un vínculo o la aplicación Word. Word puede respetar el bloqueo de desprotección de SharePoint en lugar de habilitar la coautoría. Para forzar la coautoría, debe hacer que Word trate el archivo como un archivo de OneDrive o desactivar el requisito de desprotección en SharePoint.

Pasos para forzar la coautoría de OneDrive en documentos de SharePoint

Use los siguientes métodos para que Word use la coautoría de OneDrive en lugar de los bloqueos de SharePoint. Aplique los métodos en el orden indicado. Pruebe la coautoría después de cada paso.

Método 1: Sincronizar la biblioteca de SharePoint con OneDrive

Cuando sincroniza una biblioteca de documentos de SharePoint con su equipo mediante la aplicación de sincronización de OneDrive, Word ve la carpeta sincronizada como una carpeta de OneDrive. La coautoría queda disponible.

1. Abrir SharePoint en el explorador
   Vaya al sitio de SharePoint que contiene la biblioteca de documentos que desea sincronizar.
2. Haga clic en el botón Sincronizar
   En la barra de herramientas de la biblioteca de documentos, haga clic en el botón Sincronizar. Tiene el aspecto de dos flechas que forman un círculo. Si no ve Sincronizar, haga clic en el icono de engranaje y seleccione Sincronizar.
3. Siga las indicaciones de sincronización de OneDrive
   La aplicación OneDrive se abre y le pide que inicie sesión si es necesario. Haga clic en Sincronizar ahora. La biblioteca aparece en el Explorador de archivos en OneDrive – Su organización.
4. Abra el documento sincronizado desde el Explorador de archivos
   Vaya a la carpeta sincronizada en el Explorador de archivos. Haga doble clic en el documento de Word. Word abre el archivo y lo reconoce como un archivo de OneDrive. La coautoría ya está disponible.

Método 2: Desactivar Requerir desprotección en la biblioteca de SharePoint

Si tiene permisos para cambiar la configuración de la biblioteca de SharePoint, desactive el requisito de desprotección. Esto permite que varios usuarios editen el archivo sin bloqueos.

1. Vaya a la biblioteca de documentos de SharePoint
   Abra el sitio de SharePoint y navegue hasta la biblioteca de documentos.
2. Abrir Configuración de la biblioteca
   Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y seleccione Configuración de la biblioteca.
3. Haga clic en Configuración de versiones
   En Configuración general, haga clic en Configuración de versiones.
4. Establezca Requerir desprotección en No
   En la sección Requerir desprotección, seleccione No. Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página.
5. Probar la coautoría
   Abra el documento desde SharePoint o la carpeta sincronizada. Word ahora permite varios editores simultáneamente.

Método 3: Configurar Word para guardar en OneDrive de forma predeterminada

Esta configuración no cambia los archivos existentes. Garantiza que los documentos nuevos que cree se guarden en OneDrive en lugar de SharePoint. Con el tiempo, tendrá menos archivos bloqueados.

1. Abrir Word
   Inicie la aplicación Word en su equipo.
2. Vaya a Archivo > Opciones
   Haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda y, a continuación, haga clic en Opciones en la parte inferior del menú izquierdo.
3. Haga clic en Guardar
   En el cuadro de diálogo Opciones de Word, haga clic en Guardar en el panel izquierdo.
4. Active Guardar en OneDrive de forma predeterminada
   En Guardar documentos, active la casilla etiquetada Guardar en OneDrive de forma predeterminada. Haga clic en Aceptar.
5. Cree un documento nuevo
   Presione Ctrl+N para crear un documento en blanco nuevo. Presione Ctrl+S. El cuadro de diálogo Guardar como se abre de forma predeterminada en su carpeta de OneDrive.

Método 4: Usar el comando Abrir en la aplicación en lugar de Editar en el explorador

Abrir un documento de SharePoint en el explorador usa la versión web de Word, que puede no admitir la coautoría completa. Fuerce la apertura del archivo en la aplicación de escritorio.

1. Navegue hasta el documento en SharePoint
   Abra el sitio de SharePoint y vaya a la biblioteca de documentos.
2. Haga clic en los tres puntos junto al nombre del documento
   Seleccione Abrir en la aplicación en el menú. Word se inicia y abre el archivo.
3. Guarde una copia en OneDrive si es necesario
   Si el archivo sigue bloqueado, haga clic en Archivo > Guardar una copia y elija su carpeta de OneDrive. Esto crea una copia nueva que admite la coautoría.

Si la coautoría sigue sin funcionar

Word muestra Este archivo está bloqueado para edición por otro usuario

Este mensaje significa que la desprotección de SharePoint sigue activa. Verifique que Requerir desprotección esté establecido en No en la configuración de la biblioteca. Si la configuración ya es No, es posible que el usuario que abrió el archivo primero lo haya desprotegido manualmente. Pídale a ese usuario que proteja el archivo.

La coautoría aparece atenuada en la barra de estado

La barra de estado en la parte inferior de Word muestra un icono de coautoría cuando varias personas están editando. Si aparece atenuado, el archivo no está almacenado en OneDrive ni en una carpeta de SharePoint sincronizada. Mueva el archivo a OneDrive guardando una copia allí. Luego abra la copia desde la carpeta de OneDrive.

Los cambios no se combinan automáticamente

Si los cambios de otros usuarios no aparecen, es posible que el archivo esté en Modo de compatibilidad. Haga clic en Archivo > Información > Convertir para actualizar el archivo al formato actual de Word (.docx). La coautoría requiere el formato .docx.

Desprotección de SharePoint frente a coautoría de OneDrive: diferencias clave

Elemento	Desprotección de SharePoint	Coautoría de OneDrive
Modelo de edición	Un usuario edita a la vez	Varios usuarios editan simultáneamente
Comportamiento de bloqueo de archivos	El archivo está bloqueado hasta la protección	Sin bloqueo; los cambios se combinan en tiempo real
Versión de Word requerida	Cualquier versión que admita SharePoint	Word 2016 o posterior, Word para Microsoft 365
Requisito de sincronización	Ninguno	El archivo debe estar en OneDrive o en una carpeta de SharePoint sincronizada
Visibilidad de cambios	Solo después de la protección	Visible de inmediato

Para forzar a Word a usar la coautoría de OneDrive en lugar del bloqueo de SharePoint, sincronice su biblioteca de SharePoint con OneDrive o desactive el requisito de desprotección. Ahora puede editar documentos con su equipo en tiempo real sin bloqueos de archivos. A continuación, explore la característica AutoGuardar en Word para asegurarse de que los cambios se guarden automáticamente. Para un control avanzado, configure Word para que pregunte antes de guardar en OneDrive; para ello, vaya a Archivo > Opciones > Guardar y active Preguntar antes de guardar en OneDrive.