Cómo exportar PowerPoint como PDF etiquetado y accesible con orden de lectura

Necesita compartir una presentación de PowerPoint como un PDF que los lectores de pantalla puedan navegar correctamente. Cuando exporta un PDF estándar, el orden de lectura puede quedar desordenado, lo que hace que el documento sea inaccesible para las personas con discapacidad visual. Un PDF etiquetado y accesible conserva la secuencia lógica de títulos, texto del cuerpo, imágenes y tablas. Este artículo explica cómo configurar su archivo de PowerPoint y usar los ajustes de exportación correctos para producir un PDF etiquetado con un orden de lectura adecuado.

Qué hace un PDF etiquetado y accesible y por qué importa el orden de lectura

Un PDF etiquetado contiene metadatos estructurales ocultos que indican a la tecnología de asistencia, como JAWS o NVDA, cómo interpretar el contenido. Las etiquetas definen encabezados, párrafos, listas, tablas e imágenes. Sin etiquetas, el lector de pantalla adivina el orden y, a menudo, lee los elementos en el orden en que se dibujaron en la diapositiva en lugar de la secuencia lógica prevista.

El orden de lectura es fundamental porque las diapositivas de PowerPoint son objetos superpuestos. Si coloca un cuadro de texto sobre una imagen, el lector de pantalla puede leer primero la imagen u omitir el texto por completo. El orden de lectura debe coincidir con lo que ve un usuario vidente: título, luego texto del cuerpo, luego imagen y luego leyenda.

Requisitos previos antes de exportar

Antes de exportar, asegúrese de que su presentación cumpla estos requisitos:

• Use diseños de diapositiva de la galería integrada en lugar de agregar cuadros de texto manualmente. Los diseños crean automáticamente las etiquetas de encabezado correctas.
• Agregue texto alternativo a cada imagen, gráfico y forma. Haga clic con el botón derecho en el objeto y seleccione Editar texto alternativo.
• Mantenga un orden de lectura coherente en todas las diapositivas. No coloque contenido crítico en pies de página ni encabezados.

Pasos para establecer el orden de lectura en PowerPoint

El orden de lectura se controla mediante el orden de los objetos en el Panel de selección. El objeto situado en la parte inferior del panel es el primero que leen los lectores de pantalla.

1. Abra el Panel de selección
   Vaya a Inicio > Organizar > Panel de selección. Aparece un panel en el lado derecho de la ventana con una lista de todos los objetos de la diapositiva actual.
2. Compruebe el orden actual
   Los objetos situados en la parte inferior de la lista se leen primero. Si el título no está en la parte superior de la lista, el orden de lectura es incorrecto.
3. Reordene los objetos
   Haga clic en un objeto y use los botones de flecha hacia arriba o hacia abajo situados en la parte superior del Panel de selección. Mueva el título a la parte superior, luego el texto del cuerpo, luego las imágenes y luego los elementos decorativos.
4. Repita el proceso en cada diapositiva
   Cada diapositiva tiene su propio orden de lectura. Revise todas las diapositivas de la presentación. Use la vista Clasificador de diapositivas para navegar rápidamente entre diapositivas.

Pasos para exportar un PDF etiquetado y accesible

Después de corregir el orden de lectura, use la ruta de exportación correcta para conservar las etiquetas.

1. Abra Archivo > Exportar
   Haga clic en Archivo en la cinta de opciones y, a continuación, seleccione Exportar en la barra lateral izquierda.
2. Elija Crear documento PDF/XPS
   Haga clic en el botón Crear PDF/XPS. Se abre un cuadro de diálogo para guardar.
3. Haga clic en Opciones
   En la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo para guardar, haga clic en el botón Opciones. No omita este paso.
4. Habilite las etiquetas de estructura del documento
   En el cuadro de diálogo Opciones, marque la casilla Etiquetas de estructura del documento para accesibilidad. Este es el ajuste que crea el PDF etiquetado.
5. Configure otras opciones
   En Publicar, elija Todas las diapositivas. En Información no imprimible, marque Propiedades del documento solo si desea metadatos. Deje las demás casillas en sus valores predeterminados.
6. Haga clic en Aceptar y en Publicar
   Haga clic en Aceptar para cerrar Opciones y, a continuación, haga clic en Publicar. PowerPoint genera el PDF etiquetado y lo abre en su visor de PDF predeterminado.

Si el PDF sigue teniendo problemas de orden de lectura

El lector de pantalla omite el título en algunas diapositivas

Es posible que el título esté colocado dentro de una forma que no se reconoce como encabezado. Use diseños de diapositiva con un marcador de posición de título dedicado. Si debe usar un cuadro de texto, establezca su orden de lectura en la parte superior del Panel de selección y asígnele una etiqueta de encabezado en el PDF con Adobe Acrobat Pro después de la exportación.

Las imágenes se leen antes que el texto que las rodea

Mueva la imagen debajo del texto en el Panel de selección. Si la imagen es decorativa y no transmite información, márquela como decorativa en el panel Texto alternativo. Los lectores de pantalla omitirán por completo las imágenes decorativas.

Las tablas no se leen fila por fila

Las tablas de PowerPoint no siempre se exportan con las etiquetas de tabla adecuadas. Inserte tablas con Insertar > Tabla en lugar de dibujar líneas con formas. Después de la exportación, use Adobe Acrobat Pro para verificar que la estructura de etiquetas de la tabla sea correcta.

El tamaño del archivo PDF es demasiado grande

Los PDF etiquetados son ligeramente más grandes que los no etiquetados debido a los datos estructurales incrustados. Reduzca el tamaño del archivo comprimiendo las imágenes antes de la exportación: seleccione una imagen, vaya a Formato de imagen > Comprimir imágenes y elija 150 PPI o 96 PPI para visualización en pantalla.

Elemento	Exportación de PDF estándar	Exportación de PDF etiquetado y accesible
Orden de lectura	Basado en el orden de dibujo de los objetos	Basado en el orden del Panel de selección
Compatibilidad con lectores de pantalla	Ninguna	Compatibilidad total con encabezados, listas y tablas
Texto alternativo	No incrustado	Incrustado para cada imagen
Tamaño del archivo	Más pequeño	Ligeramente más grande debido a los metadatos de las etiquetas
Ruta de exportación	Archivo > Guardar como > PDF	Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS > Opciones > Etiquetas de estructura del documento

Ahora puede producir una presentación de PowerPoint que se exporte como un PDF etiquetado y accesible con el orden de lectura correcto. Use la herramienta Comprobar accesibilidad antes de cada exportación para detectar texto alternativo faltante u orden incorrecto de los objetos. Para un control avanzado, abra el PDF final en Adobe Acrobat Pro y use la herramienta Orden de lectura para reordenar las etiquetas manualmente en las diapositivas complejas.