Cuando administra una biblioteca de documentos de SharePoint, es posible que desee permitir que los miembros carguen archivos pero no que creen nuevas carpetas. Esta restricción ayuda a mantener una estructura de carpetas coherente y evita una reorganización accidental. El nivel de permiso predeterminado para los miembros en un sitio de SharePoint incluye la capacidad de crear carpetas. Para cambiar esto, debe modificar el nivel de permiso asignado a los miembros o crear un nivel de permiso personalizado. Este artículo explica cómo evitar que los miembros creen carpetas en una biblioteca de documentos editando los permisos del grupo de miembros o utilizando un nivel de permiso personalizado.
Conclusiones clave: Restricción de la creación de carpetas en bibliotecas de documentos de SharePoint
- Permisos del sitio > Grupo de miembros > Editar permisos: Elimine el permiso “Crear elementos” para detener la creación de carpetas en todo el sitio.
- Configuración de la biblioteca > Permisos de esta biblioteca de documentos > Dejar de heredar permisos: Rompa la herencia para aplicar permisos únicos solo a una biblioteca.
- Cree un nivel de permiso personalizado: Clone el nivel Editar y deseleccione “Crear elementos” para un control preciso sin afectar a otras bibliotecas.
Por qué los miembros pueden crear carpetas por defecto
En SharePoint, cada sitio tiene niveles de permiso predeterminados como Lectura, Edición y Control total. El nivel de permiso Edición incluye el derecho Crear elementos. Cuando agrega un usuario al grupo de Miembros, recibe el nivel de permiso Edición. Este derecho le permite crear archivos y carpetas en cualquier biblioteca de documentos del sitio.
El permiso Crear elementos controla tanto la creación de archivos como de carpetas. No hay un permiso separado solo para carpetas. Para bloquear la creación de carpetas mientras se permiten las cargas de archivos, debe eliminar el permiso Crear elementos del grupo de Miembros. Este cambio se aplica a todas las bibliotecas del sitio. Si desea restringir la creación de carpetas en una sola biblioteca, debe romper la herencia de permisos para esa biblioteca y asignar un nivel de permiso personalizado.
Pasos para eliminar el permiso de creación de carpetas para todas las bibliotecas
Este método cambia el nivel de permiso para todo el grupo de Miembros. Evita que los miembros creen carpetas en todas las bibliotecas de documentos del sitio. Los miembros aún pueden cargar archivos porque el nivel de permiso Edición también incluye el derecho Agregar elementos, que es separado de Crear elementos.
- Ir a Permisos del sitio
Abra su sitio de SharePoint. Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y seleccione Permisos del sitio. Si está en un sitio de equipo moderno, haga clic en Permisos del sitio en el panel de navegación izquierdo bajo Configuración. - Abra el grupo de Miembros
En la pestaña Permisos, haga clic en Configuración avanzada de permisos. En la página de Permisos, busque el grupo llamado Miembros (o el nombre de su grupo personalizado). Haga clic en el nombre del grupo para abrir su configuración. - Cambie el nivel de permiso
En la página de configuración del grupo, haga clic en la pestaña Configuración y seleccione Permisos de grupo. En la sección Permisos, desmarque Edición y marque Lectura en su lugar. Luego haga clic en Aceptar. Esto elimina todos los derechos de edición, incluida la creación de carpetas y la carga de archivos. - Cree un nivel de permiso personalizado
Si desea que los miembros puedan cargar archivos pero no crear carpetas, necesita un nivel de permiso personalizado. Vuelva a Permisos del sitio > Configuración avanzada de permisos. En la cinta, haga clic en Niveles de permiso. Desplácese hacia abajo y haga clic en Agregar un nivel de permiso. Asígnele el nombre Editar sin crear. En Permisos de lista, marque Agregar elementos pero deje Crear elementos sin marcar. Marque todos los demás permisos de edición que necesite, como Editar elementos y Ver elementos. Haga clic en Crear. - Asigne el nivel personalizado a los Miembros
Vuelva a la página de permisos del grupo de Miembros. Haga clic en la pestaña Configuración, luego en Permisos de grupo. Desmarque Edición y marque su nuevo nivel Editar sin crear. Haga clic en Aceptar. Los miembros ahora pueden cargar archivos pero no pueden crear carpetas.
Pasos para restringir la creación de carpetas en una sola biblioteca
Si desea bloquear la creación de carpetas en una sola biblioteca de documentos mientras mantiene los permisos de edición completos en otros lugares, debe romper la herencia de permisos para esa biblioteca y asignar un nivel de permiso personalizado. Este método le brinda un control granular sin afectar a otras bibliotecas.
- Abra la configuración de la biblioteca
Navegue a la biblioteca de documentos donde desea restringir la creación de carpetas. Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración de la biblioteca. Si está utilizando una biblioteca moderna, haga clic en el icono de engranaje y luego en Configuración de la biblioteca desde el menú. - Deje de heredar permisos
En la página de configuración de la biblioteca, en Permisos y administración, haga clic en Permisos de esta biblioteca de documentos. En la página de Permisos, haga clic en el botón Dejar de heredar permisos en la cinta. Confirme la advertencia. La biblioteca ahora tiene permisos únicos. - Elimine el grupo de Miembros
En la misma página de Permisos, seleccione la casilla junto al grupo Miembros. Haga clic en Quitar permisos de usuario en la cinta. Confirme la eliminación. El grupo de Miembros ya no tiene acceso a esta biblioteca. - Agregue miembros con un nivel de permiso personalizado
Haga clic en el botón Conceder permisos en la cinta. En el cuadro de diálogo, escriba el nombre de un grupo de seguridad o de los usuarios individuales a los que desea dar acceso. Seleccione el nivel de permiso personalizado que creó anteriormente, como Editar sin crear. Haga clic en Compartir. Estos usuarios ahora pueden cargar archivos pero no pueden crear carpetas en esta biblioteca.
Si los miembros aún no pueden crear carpetas después de la corrección principal
El permiso “Crear elementos” sigue marcado
Si asignó un nivel de permiso personalizado pero los miembros aún no pueden crear carpetas, verifique que el nivel personalizado no incluya Crear elementos. Vaya a Permisos del sitio > Configuración avanzada de permisos > Niveles de permiso. Haga clic en el nombre del nivel personalizado. En Permisos de lista, asegúrese de que Crear elementos esté desmarcado. Si está marcado, edite el nivel y desmárquelo.
Los miembros están en varios grupos con permisos conflictivos
Un usuario puede pertenecer a más de un grupo de SharePoint. Si un grupo otorga Crear elementos y otro no, el usuario tendrá Crear elementos. Revise las pertenencias a grupos del usuario. Elimínelo de cualquier grupo que incluya el nivel de permiso Edición o un nivel personalizado con Crear elementos. Use el botón Comprobar permisos en la página de Permisos para ver exactamente qué derechos tiene un usuario.
La biblioteca hereda permisos de un sitio principal
Si no rompió la herencia, la biblioteca usa los permisos del sitio. Cualquier cambio que realice en el grupo de Miembros a nivel de sitio afecta a todas las bibliotecas. Para confirmar la herencia, vaya a Configuración de la biblioteca > Permisos de esta biblioteca de documentos. Si ve el mensaje “Esta biblioteca hereda permisos de su elemento principal”, debe detener la herencia antes de aplicar permisos únicos.
Restricción en todo el sitio vs. restricción en una sola biblioteca: diferencias clave
| Elemento | Restricción en todo el sitio | Restricción en una sola biblioteca |
|---|---|---|
| Alcance | Todas las bibliotecas del sitio | Una biblioteca específica |
| Cambio de permiso | Editar el nivel de permiso del grupo de Miembros | Romper la herencia y asignar un nivel personalizado |
| Complejidad | Baja | Media |
| Efecto en la carga de archivos | Bloqueada si asigna el nivel Lectura | Permitida con nivel personalizado |
| Mejor para | Sitios simples con una biblioteca | Sitios complejos con múltiples bibliotecas |
Ahora puede controlar la creación de carpetas en sus bibliotecas de documentos de SharePoint. Comience decidiendo si la restricción debe aplicarse a todo el sitio o a una sola biblioteca. Para el control en todo el sitio, cree un nivel de permiso personalizado que elimine Crear elementos pero conserve Agregar elementos. Para una sola biblioteca, rompa la herencia y asigne ese nivel personalizado solo a la biblioteca objetivo. Como consejo avanzado, use el botón Comprobar permisos después de realizar cambios para verificar que los miembros tengan exactamente los derechos que pretendía.