Su buzón de Outlook está lleno y necesita liberar espacio rápidamente. Los correos electrónicos grandes con archivos adjuntos suelen ser la causa principal de un buzón lleno. La herramienta Limpieza del buzón en Outlook puede escanear sus carpetas y mostrarle los elementos más grandes. Este artículo proporciona los pasos para usar esta función integrada para identificar y administrar correos electrónicos grandes.
Puntos clave: Encontrar correos electrónicos grandes en Outlook
- Archivo > Herramientas > Limpieza del buzón: Abre la herramienta central para analizar el tamaño del buzón y encontrar elementos que superen un tamaño específico.
- Botón Ver tamaño del buzón: Muestra el tamaño total de su buzón y de las carpetas individuales para identificar cuáles consumen más espacio.
- Buscar elementos mayores que: Le permite especificar un umbral de tamaño, como 500 KB, para listar todos los correos electrónicos y archivos adjuntos que superen ese límite para su revisión o eliminación.
Qué hace la herramienta Limpieza del buzón
La herramienta Limpieza del buzón es una función integrada en Outlook para administrar el almacenamiento del buzón. Proporciona varias funciones para ayudarle a comprender qué está usando espacio. La función más relevante para encontrar correos electrónicos grandes es la capacidad de buscar elementos mayores que un tamaño que usted especifique.
Esta herramienta escanea todas sus carpetas de correo predeterminadas, incluida la Bandeja de entrada, Elementos enviados y cualquier subcarpeta que haya creado. Examina el tamaño total de cada correo electrónico, que incluye el cuerpo del mensaje y cualquier archivo adjunto. Los resultados se presentan en una ventana de búsqueda estándar de Outlook, lo que le permite ordenar, obtener una vista previa y eliminar elementos directamente.
Requisitos previos para usar la herramienta
Necesita un perfil de Outlook en funcionamiento conectado a una cuenta de correo electrónico. La herramienta funciona con cuentas de Microsoft 365, Exchange, POP3 e IMAP. Para las cuentas que usan el Modo en caché de Exchange, la herramienta busca en el archivo OST almacenado localmente. Su Outlook debe estar en ejecución, y es mejor cerrar otras aplicaciones grandes para garantizar que el escaneo se ejecute sin problemas.
Pasos para encontrar correos electrónicos grandes con Limpieza del buzón
Siga estos pasos para localizar los correos electrónicos que ocupan más espacio en su buzón. El proceso es el mismo en Outlook para Microsoft 365 en Windows 11 y Windows 10.
- Abrir la herramienta Limpieza del buzón
En Outlook, haga clic en la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda. En el panel izquierdo, seleccione Información. Luego, haga clic en el botón Herramientas y elija Limpieza del buzón en el menú desplegable. - Verificar el tamaño total de su buzón
En el cuadro de diálogo Limpieza del buzón, haga clic en el botón Ver tamaño del buzón. Se abre una nueva ventana que muestra el tamaño de su buzón y el tamaño de cada carpeta. Esto le ayuda a ver qué carpetas contienen más datos antes de buscar. - Buscar elementos grandes
De vuelta en la ventana Limpieza del buzón, busque la sección etiquetada Buscar elementos mayores que. Ingrese un tamaño en kilobytes en el cuadro. Un buen punto de partida es 500 o 1000 KB. Haga clic en el botón Buscar para iniciar la búsqueda. - Revisar y administrar los resultados
Outlook abre una nueva ventana de búsqueda titulada Búsqueda avanzada. Los resultados enumeran todos los correos electrónicos mayores que el tamaño especificado. Puede ordenar la lista por tamaño, asunto o fecha de recepción haciendo clic en los encabezados de las columnas. Para eliminar un elemento, haga clic derecho sobre él y seleccione Eliminar. - Vaciar la carpeta Elementos eliminados
Los correos electrónicos eliminados se mueven a la carpeta Elementos eliminados, que aún usa espacio del buzón. Para eliminarlos permanentemente, haga clic derecho en la carpeta Elementos eliminados en su lista de carpetas y seleccione Vaciar carpeta. Confirme la acción cuando se le solicite.
Errores comunes y limitaciones
La búsqueda no incluye todas las carpetas
La búsqueda Buscar elementos mayores que normalmente escanea sus carpetas de correo predeterminadas. Es posible que no incluya automáticamente carpetas de Archivo, archivos de datos PST o ciertas carpetas especiales. Para buscar un archivo PST específico, debe establecer ese archivo como la ubicación de búsqueda predeterminada en la ventana Búsqueda avanzada antes de iniciar la búsqueda desde la herramienta Limpieza del buzón.
Ignorar el tamaño de la carpeta Elementos eliminados
Un error común es eliminar correos electrónicos grandes pero olvidar vaciar la carpeta Elementos eliminados. Los elementos en esta carpeta aún cuentan para su cuota de buzón en una cuenta de Exchange o Microsoft 365. Siempre vacíe esta carpeta después de una sesión de limpieza para recuperar el espacio.
Establecer el filtro de tamaño demasiado bajo
Si establece el valor de Buscar elementos mayores que demasiado bajo, como 50 KB, la búsqueda devolverá cientos o miles de resultados. Esto dificulta la identificación de los archivos realmente grandes. Comience con un umbral más alto como 500 KB para encontrar primero los más grandes.
Limpieza del buzón vs. búsqueda manual: diferencias clave
| Elemento | Herramienta Limpieza del buzón | Búsqueda manual en carpetas |
|---|---|---|
| Uso principal | Analizar el tamaño total del buzón y encontrar elementos por criterios de tamaño específicos | Buscar correos electrónicos por palabra clave, remitente o fecha dentro de una sola carpeta |
| Alcance de la búsqueda | Escanea automáticamente todas las carpetas de correo predeterminadas a la vez | Limitado a la carpeta que haya seleccionado |
| Ordenar resultados | Los resultados se pueden ordenar por tamaño, fecha de recepción, asunto, etc. | Se puede ordenar por las mismas columnas, pero no se puede buscar por tamaño de forma nativa |
| Velocidad para buzones grandes | Más rápida para una búsqueda amplia basada en tamaño en todas las carpetas | Más lenta, requiere revisar cada carpeta individualmente para elementos grandes |
| Funciones adicionales | Ver tamaños de carpetas, archivar automáticamente, vaciar elementos eliminados | Sin funciones de administración adicionales |
Ahora puede identificar y eliminar eficientemente correos electrónicos grandes para liberar espacio en su buzón de Outlook. Para la administración continua, considere configurar los ajustes de Archivo en Archivo > Opciones > Avanzado. Un consejo avanzado es usar la función Ver tamaño del buzón periódicamente para monitorear el crecimiento de las carpetas antes de que se convierta en un problema crítico.