Cómo desfragmentar el archivo OST de Outlook con herramientas de OneDrive

Cuando su archivo OST de Outlook se fragmenta, puede notar resultados de búsqueda más lentos, carga retardada de correos o mayor actividad del disco duro. Esta fragmentación ocurre a medida que Outlook agrega y elimina elementos del archivo de datos sin conexión con el tiempo. Este artículo explica cómo reducir la fragmentación del archivo OST usando herramientas proporcionadas por OneDrive y utilidades integradas de Windows, sin necesidad de desfragmentadores de disco de terceros.

Aprenderá la relación entre los archivos a petición de OneDrive y el archivo OST, cómo activar una reconstrucción limpia del OST y cómo verificar que la fragmentación se ha reducido. Estos pasos se aplican a Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook 2021 y Outlook para Microsoft 365 en Windows 10 o Windows 11.

Por qué se fragmenta el archivo OST de Outlook y cómo ayuda OneDrive

El archivo OST de Outlook es una copia local de su buzón de Exchange o Microsoft 365. Cuando lee, elimina o mueve correos, Outlook modifica este archivo. Con el tiempo, el archivo crece y se reduce en bloques no contiguos en el disco, lo que provoca fragmentación. La fragmentación aumenta el tiempo que el cabezal del disco necesita para localizar las piezas del archivo, ralentizando operaciones como la búsqueda y el cambio de carpetas.

Los archivos a petición de OneDrive pueden ayudar indirectamente con la fragmentación del OST. Cuando OneDrive sincroniza archivos a petición, no mantiene copias completas de cada archivo localmente a menos que los abra. Esto reduce el número total de archivos y escrituras en disco en su sistema. Al controlar qué carpetas sincroniza OneDrive, puede reducir la actividad general del disco, lo que disminuye la velocidad a la que se fragmenta el archivo OST. Sin embargo, OneDrive no desfragmenta el archivo OST directamente. La desfragmentación real ocurre cuando reconstruye el archivo OST desde cero usando la configuración de la cuenta de Outlook.

El papel de los Archivos a petición de OneDrive

Los Archivos a petición de OneDrive colocan archivos de marcador de posición en su unidad local. El contenido completo del archivo se descarga solo cuando abre el archivo. Esta característica reduce el número de escrituras pequeñas en el disco porque el sistema operativo no actualiza constantemente los metadatos de los archivos sincronizados. Menos escrituras en disco significan que es menos probable que el archivo OST se fragmente durante el uso normal de Outlook. Para usar esta característica, haga clic derecho en el icono de OneDrive en la bandeja del sistema, seleccione Configuración y, en la pestaña Sincronización y copia de seguridad, marque la casilla Guardar espacio y descargar archivos a medida que se usan.

Cómo afecta la fragmentación del OST al rendimiento

Un archivo OST fragmentado hace que la unidad de disco realice más operaciones de búsqueda. En las unidades de disco duro tradicionales, esto suma varios segundos de retraso al cambiar de carpeta o buscar. En las unidades de estado sólido, la fragmentación tiene menos impacto en la velocidad de lectura, pero aún aumenta la amplificación de escritura. Reconstruir el archivo OST consolida los datos en un solo bloque contiguo, restaurando el acceso casi instantáneo a los elementos del buzón.

Pasos para reconstruir y desfragmentar el archivo OST de Outlook

La forma más eficaz de desfragmentar un archivo OST es eliminarlo y dejar que Outlook cree una copia nueva desde el servidor. Los pasos a continuación usan la configuración de la cuenta de Outlook y la selección de carpetas de OneDrive para minimizar la fragmentación futura.

1. Cierre Outlook por completo
   Asegúrese de que Outlook no esté en ejecución. Presione Ctrl+Shift+Escape para abrir el Administrador de tareas. En la pestaña Procesos, busque cualquier proceso de Outlook y seleccione Finalizar tarea si está presente.
2. Abra Correo en el Panel de control
   Presione la tecla Windows + R, escriba control y presione Entrar. En el Panel de control, cambie la vista a Iconos grandes. Haga clic en Correo (Microsoft Outlook). Se abre el cuadro de diálogo Configuración de correo.
3. Localice el archivo OST actual
   En el cuadro de diálogo Configuración de correo, haga clic en Archivos de datos. La ventana Configuración de la cuenta muestra una lista de archivos de datos. Anote la ruta que aparece en la columna Ubicación para su buzón. Este es el archivo OST que eliminará. Haga clic en Cerrar.
4. Quite el archivo OST de Outlook
   De vuelta en el cuadro de diálogo Configuración de correo, haga clic en Mostrar perfiles. Seleccione su perfil y haga clic en Propiedades. Luego haga clic en Archivos de datos nuevamente. Seleccione la entrada del archivo OST y haga clic en Quitar. Confirme la eliminación. Esto aún no elimina el archivo del disco, pero Outlook ya no lo usará.
5. Elimine el archivo OST del disco
   Abra el Explorador de archivos y navegue a la ruta que anotó en el paso 3. Haga clic derecho en el archivo .ost y seleccione Eliminar. Si recibe un error de archivo en uso, reinicie su equipo e inténtelo de nuevo antes de abrir Outlook.
6. Vuelva a crear el archivo OST iniciando Outlook
   Abra Outlook. Detectará que falta el archivo OST y descargará una copia nueva desde el servidor de Exchange o Microsoft 365. Este proceso puede tardar varios minutos, según el tamaño del buzón y la velocidad de internet. El nuevo archivo OST se escribe como un bloque contiguo en el disco, eliminando la fragmentación.
7. Configure OneDrive para reducir la fragmentación futura
   Haga clic derecho en el icono de OneDrive en la bandeja del sistema y seleccione Configuración. Vaya a la pestaña Cuenta. En Elegir carpetas, deseleccione las carpetas que no necesite sincronizar localmente. Haga clic en Aceptar. Esto reduce el número de archivos que OneDrive escribe en el disco, disminuyendo la actividad general del disco.
8. Establezca una ventana de sincronización de correo más corta en Outlook
   En Outlook, vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Seleccione su cuenta de correo y haga clic en Cambiar. En Configuración sin conexión, arrastre el control deslizante a un período más corto, como 1 mes o 3 meses. Haga clic en Siguiente y luego en Finalizar. Un archivo OST más pequeño se fragmenta con menos frecuencia.

Si Outlook aún tiene problemas después de la solución principal

Outlook no crea un nuevo archivo OST automáticamente

Si Outlook se abre pero muestra un error de que no puede encontrar el archivo de datos, es posible que haya eliminado el archivo incorrecto. Verifique la ruta del archivo OST en el cuadro de diálogo Configuración de correo nuevamente. El archivo debe eliminarse del disco, no solo quitarse del perfil. Si el problema persiste, cree un nuevo perfil de Outlook: vaya a Panel de control > Correo > Mostrar perfiles > Agregar. Configure el nuevo perfil con su cuenta de correo. Outlook creará un archivo OST nuevo para el nuevo perfil.

La reconstrucción del archivo OST tarda demasiado

Un buzón grande con muchas carpetas puede tardar horas en descargarse. Cierre Outlook y vuelva a abrirlo después de 30 minutos. Si la descarga se queda atascada, verifique su conexión a internet. También puede reducir el control deslizante de sincronización a 1 mes antes de iniciar la reconstrucción. Esto limita la descarga inicial a los elementos recientes. Los elementos más antiguos se descargan después en segundo plano.

Los Archivos a petición de OneDrive no reducen la fragmentación

Si ya tiene habilitados los Archivos a petición pero aún observa fragmentación, el problema puede ser que otras aplicaciones escriben en el disco. Use la herramienta de desfragmentación integrada de Windows para una optimización a nivel del sistema. Abra el menú Inicio, escriba desfragmentar y seleccione Desfragmentar y optimizar unidades. Seleccione su unidad del sistema y haga clic en Optimizar. Esto desfragmenta todos los archivos del disco, incluido el archivo OST, pero no es tan eficaz como reconstruir el archivo OST para ese archivo específico.

Modo Caché de Exchange vs. Modo en línea: diferencias clave

Elemento	Modo Caché de Exchange	Modo en línea
Archivo OST local	Crea y mantiene un archivo OST local	Sin archivo OST local; los datos se cargan desde el servidor a petición
Acceso sin conexión	Acceso completo a los elementos en caché sin internet	Sin acceso sin conexión; requiere conexión constante
Riesgo de fragmentación	Alto; el archivo OST crece y se reduce con el tiempo	Ninguno; no existe archivo local
Rendimiento en redes lentas	Mejor; la mayoría de las operaciones usan datos locales	Peor; cada acción requiere un viaje de ida y vuelta al servidor
Uso de espacio en disco	Usa disco local proporcional al tamaño del buzón	Usa un espacio mínimo de disco local

Elegir el Modo en línea elimina por completo la fragmentación del OST, pero requiere una conexión de red estable. Se recomienda el Modo Caché de Exchange para la mayoría de los usuarios porque proporciona acceso sin conexión y un rendimiento local más rápido. Si reconstruye el archivo OST periódicamente y mantiene la ventana de sincronización corta, la fragmentación se convierte en un problema menor.

Ahora puede reconstruir su archivo OST de Outlook para eliminar la fragmentación y mejorar el rendimiento. Después de completar los pasos anteriores, la búsqueda y la navegación por carpetas de Outlook deberían sentirse más rápidas. Considere establecer un recordatorio de calendario recurrente cada tres meses para reconstruir el archivo OST si su buzón recibe grandes volúmenes de correo. Para usuarios avanzados, la herramienta Contig de Windows Sysinternals puede desfragmentar archivos individuales en el disco, pero el método de reconstrucción descrito aquí es más simple y confiable para el archivo OST.