Necesita una regla de Outlook que se aplique solo a los correos enviados por personas dentro de su empresa. El asistente de reglas integrado no ofrece una condición explícita para remitentes internos. Este artículo explica cómo usar el campo De junto con una condición personalizada para crear una regla que se active exclusivamente con mensajes internos. Aprenderá los pasos exactos para configurar la regla y cómo probarla.
Puntos clave: Crear una regla de remitente interno en Outlook
- Reglas > Administrar reglas y alertas > Nueva regla > Aplicar regla a los mensajes que recibo > Siguiente: Inicie el asistente de reglas y seleccione la plantilla correcta para los mensajes entrantes.
- Condición: con palabras específicas en la dirección del remitente > suddominio.com: Use el dominio de su empresa como filtro para dirigirse solo a remitentes internos.
- Acción: mover, marcar o reenviar: Elija la acción que se aplica a los correos internos, como moverlos a una carpeta específica.
Cómo funciona la regla de remitente interno en Outlook
Las reglas de Outlook procesan los mensajes entrantes según las condiciones que defina. El asistente de reglas incluye una condición para palabras específicas en la dirección del remitente. Para dirigirse a remitentes internos, use el dominio de correo de su empresa como filtro de palabras. Por ejemplo, si su empresa usa contoso.com, cree una regla que busque contoso.com en la dirección de correo del remitente. Este método funciona para cualquier dominio que use su organización, incluidos los subdominios.
No se requieren permisos especiales ni derechos de administrador para crear esta regla. La regla se ejecuta en su cliente de Outlook y se aplica solo a los mensajes entregados a su buzón. No afecta a las reglas del lado del servidor a menos que use una cuenta de Microsoft 365 Exchange con soporte para reglas del lado del servidor.
Requisitos previos
Necesita una cuenta de Outlook que reciba correo de su organización. La regla funciona con cuentas Exchange, Microsoft 365, IMAP y POP. Para cuentas Exchange y Microsoft 365, la regla se ejecuta en el servidor cuando Outlook está cerrado. Para cuentas IMAP y POP, la regla se ejecuta solo cuando Outlook está abierto.
Conozca el dominio de correo principal de su empresa. Si su organización usa varios dominios, debe agregar cada dominio como una condición separada o usar un patrón comodín si su versión de Outlook lo admite.
Pasos para crear la regla de remitente interno
- Abrir el asistente de reglas
En Outlook, vaya a la pestaña Inicio. Haga clic en Reglas en el grupo Mover y seleccione Administrar reglas y alertas. En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en Nueva regla en la barra de herramientas. - Seleccionar la plantilla
En Iniciar desde una regla en blanco, seleccione Aplicar regla a los mensajes que recibo. Haga clic en Siguiente. - Agregar la condición de remitente interno
En el cuadro Paso 1, desplácese hacia abajo y marque la casilla etiquetada con palabras específicas en la dirección del remitente. En el cuadro Paso 2, haga clic en el vínculo subrayado palabras específicas. Aparece un cuadro de diálogo. Escriba el dominio de su empresa, por ejemplo contoso.com, y haga clic en Agregar. Si su empresa usa varios dominios, agregue cada uno. Haga clic en Aceptar. - Definir la acción
Haga clic en Siguiente. En el cuadro Paso 1, marque la acción que desea que realice la regla. Las acciones comunes para correos internos incluyen moverlo a la carpeta especificada, marcar el mensaje para seguimiento o reenviarlo a una lista de distribución. En el cuadro Paso 2, haga clic en el vínculo subrayado para configurar la acción. Por ejemplo, si elige moverlo a la carpeta especificada, haga clic en especificada y seleccione la carpeta de destino. Haga clic en Aceptar. - Establecer excepciones (opcional)
Haga clic en Siguiente. En el cuadro Paso 1, marque las excepciones que desee. Por ejemplo, excepto si el remitente está en la libreta de direcciones especificada puede excluir a contactos externos que envían correo desde su dominio. Haga clic en Siguiente. - Nombrar y finalizar la regla
En el cuadro Paso 1, escriba un nombre para la regla, como Mover remitente interno. Marque la casilla Activar esta regla. Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Reglas y alertas.
Probar la regla
Envíe un correo de prueba desde una cuenta interna a su buzón. Verifique que la acción de la regla se aplique correctamente. Por ejemplo, si configuró la regla para mover mensajes a una carpeta llamada Interno, el correo de prueba debería aparecer en esa carpeta. Si la regla no se activa, verifique la ortografía de la condición y asegúrese de que el dominio coincida exactamente.
Errores comunes y limitaciones
La regla no se activa para remitentes internos
La causa más común es una ortografía incorrecta del dominio. Verifique que el dominio en la condición de la regla coincida exactamente con el dominio del remitente. Si su empresa usa un subdominio como sub.contoso.com, agregue ese subdominio como una condición separada. Outlook no admite dominios comodín en el asistente de reglas. Debe enumerar cada subdominio explícitamente.
La regla se activa para remitentes externos que usan el mismo dominio
Algunas organizaciones externas usan direcciones de correo que contienen el dominio de su empresa en la parte local, por ejemplo externaluser@contoso.com. La regla trata esto como un remitente interno porque el dominio coincide. Para evitar esto, agregue una excepción para remitentes fuera de su libreta de direcciones. En el asistente de reglas, marque excepto si el remitente no está en la libreta de direcciones especificada. Luego seleccione la lista global de direcciones de su empresa.
La regla no se ejecuta cuando Outlook está cerrado
Para cuentas IMAP y POP, las reglas se ejecutan solo cuando Outlook está abierto. Para cuentas Exchange y Microsoft 365, las reglas del lado del servidor se ejecutan incluso cuando Outlook está cerrado. Para convertir la regla en una regla del lado del servidor, cree la regla en Outlook con una cuenta Exchange o Microsoft 365. La regla se ejecuta automáticamente en el servidor.
Regla de remitente interno vs filtrado manual
| Elemento | Regla de remitente interno | Filtrado manual |
|---|---|---|
| Tiempo de configuración | 5 minutos una vez | Repetido cada vez |
| Automatización | Se ejecuta automáticamente al llegar | Requiere acción manual |
| Soporte de dominios | Varios dominios agregados individualmente | Buscar cualquier dominio |
| Riesgo de error | Bajo con el dominio correcto | Alto debido a error humano |
| Ejecución del lado del servidor | Sí con Exchange o Microsoft 365 | N/A |
La regla de remitente interno ahorra tiempo y reduce el trabajo manual. El filtrado manual requiere que verifique el dominio del remitente cada vez que procesa correo. La regla automatiza esta verificación y aplica la acción elegida al instante.
Ahora puede crear una regla de Outlook que se active solo con remitentes internos usando el dominio de su empresa como filtro. Pruebe la regla con un correo interno de muestra para confirmar que funciona. Para escenarios avanzados, considere agregar excepciones para remitentes externos que comparten su dominio o usar una regla del lado del servidor para una ejecución siempre activa.