Cómo crear un enlace para compartir el calendario con personas fuera de su organización

Necesita compartir su calendario de Outlook con clientes, socios o proveedores que no tienen cuentas en su empresa. El uso compartido predeterminado de Outlook solo funciona con usuarios internos. Este artículo explica cómo generar un enlace seguro de solo lectura que puede enviar a cualquier persona con una dirección de correo electrónico.

Aprenderá los pasos para publicar su calendario y administrar los permisos para compartir.

Entender el uso compartido externo de calendarios en Outlook

Outlook para Microsoft 365 ofrece dos métodos principales para compartir calendarios. El uso compartido estándar a través del botón Compartir calendario requiere que el destinatario también esté dentro del inquilino de Microsoft 365 de su organización. Para compartir con personas fuera de su organización, debe usar la característica Publicar en línea.

Esta característica carga una copia de su calendario en un servidor web propiedad de Microsoft. Genera un enlace HTML único y un enlace de suscripción ICS. El enlace HTML abre su calendario en un navegador web. El enlace ICS permite a los destinatarios suscribirse a su calendario, haciendo que los eventos aparezcan en su propia aplicación de calendario como Google Calendar o Apple Calendar.

Requisitos previos para compartir

Necesita una cuenta de trabajo o escuela de Microsoft 365. La característica no está disponible para cuentas personales de Outlook.com en este contexto. Los administradores de TI de su organización no deben haber deshabilitado la característica de publicación mediante directivas. Debe tener permisos de propietario o editor en el calendario que desea compartir.

Pasos para generar un enlace para compartir el calendario

Siga estos pasos en la aplicación de escritorio de Outlook para Windows. El proceso es similar en Outlook para Mac.

1. Abra el módulo Calendario
   Abra Outlook y haga clic en el icono de calendario en el panel de navegación inferior izquierdo.
2. Seleccione su calendario
   En la sección Mis calendarios a la izquierda, haga clic en el calendario que desea compartir. Por lo general, es su calendario principal nombrado con su dirección de correo electrónico.
3. Abra el cuadro de diálogo Publicar en línea
   Vaya a la pestaña Inicio en la cinta de opciones. En el grupo Compartir, haga clic en Compartir calendario. En el menú desplegable que aparece, seleccione Publicar en línea.
4. Establezca los permisos y la duración para compartir
   En el cuadro de diálogo Publicar en línea, elija un nivel de permiso. Seleccione Puede ver todos los detalles para compartir todo. Elija un período de tiempo, como Próximos 30 días o Calendario completo. Haga clic en el botón Publicar.
5. Copie y envíe los enlaces
   Aparecerá una ventana de confirmación con dos enlaces. El enlace HTML es para ver en la web. El enlace ICS es para suscripciones de calendario. Haga clic en Copiar junto al enlace que desea compartir. Pegue este enlace en un correo electrónico a su contacto externo.

Compartir desde Outlook en la web

El proceso difiere ligeramente en Outlook en la web en outlook.office.com.

1. Vaya a la configuración del calendario
   Vaya a la vista de su calendario. Haga clic en el icono de engranaje para Configuración, luego seleccione Ver toda la configuración de Outlook en la parte inferior.
2. Encuentre los permisos para compartir
   En el panel de configuración, vaya a Calendario > Calendarios compartidos. Seleccione el calendario que desea publicar.
3. Publique el calendario
   Desplácese hasta la sección Publicar un calendario. Seleccione el calendario, elija un nivel de detalle como Detalles completos, y haga clic en Publicar. Copie los enlaces generados.

Errores comunes y limitaciones que debe evitar

Los destinatarios solo ven información de disponibilidad

Esto sucede si seleccionó el permiso Puede ver cuándo estoy ocupado durante la publicación. Para solucionarlo, debe dejar de compartir el enlace antiguo y crear uno nuevo. Vaya a Calendario > Compartir calendario > Publicar en línea, haga clic en el enlace existente y seleccione Dejar de publicar. Luego repita los pasos de publicación, asegurándose de elegir Puede ver todos los detalles.

La opción Publicar en línea está atenuada

Esto indica que el administrador de su organización ha deshabilitado esta característica mediante directivas de Microsoft 365. Debe comunicarse con su departamento de TI para solicitar que se habilite el uso compartido externo de calendarios. Como solución alternativa, puede reenviar manualmente invitaciones de reuniones individuales o usar la característica Guardar calendario para crear un archivo ICS y enviarlo por correo electrónico.

Las actualizaciones del calendario no se muestran para los destinatarios

La vista web HTML se actualiza automáticamente. Sin embargo, para el enlace de suscripción ICS, la aplicación de calendario del destinatario controla la frecuencia de actualización. Es posible que solo busque actualizaciones cada pocas horas. Informe a los destinatarios que es posible que deban actualizar manualmente su calendario suscrito. En Outlook, esto se hace haciendo clic derecho en el calendario y seleccionando Actualizar.

Uso compartido interno vs enlace de publicación externo

Elemento	Uso compartido interno (Compartir calendario)	Enlace de publicación externo (Publicar en línea)
Requisito del destinatario	Cuenta de Microsoft 365 en la misma organización	Cualquier dirección de correo electrónico; no se necesita cuenta
Permisos del destinatario	Se puede configurar para editar, delegar o ver	Solo lectura, con control del nivel de detalle
Método de acceso	El calendario aparece directamente en el Outlook del destinatario	Se accede a través de un navegador web o enlace de suscripción
Control administrativo	Gestionado por el usuario y la configuración de delegados	El usuario puede revocar el enlace; establecer fecha de expiración
Ubicación de los datos	Permanece dentro del inquilino de Microsoft 365 de la organización	Copia almacenada en servidores web públicos de Microsoft

Ahora puede crear un enlace seguro para compartir su calendario de Outlook con cualquier persona. Use la característica Publicar en línea desde el menú Compartir calendario. Para colaboración recurrente, considere agregar usuarios externos como invitados en Microsoft Teams. Un consejo avanzado relacionado es usar el enlace de suscripción ICS con una herramienta de gestión de calendarios para superponer varios calendarios de equipos externos en una sola vista.