Los profesionales del derecho a menudo necesitan organizar citas por tipo de autoridad, como casos, estatutos, reglamentos y fuentes secundarias. Ordenar y formatear estas citas manualmente consume tiempo y conlleva riesgos de errores. Word ofrece herramientas integradas para crear tablas de autoridades que categorizan y formatean las citas automáticamente. Este artículo explica cómo configurar y usar la función Tabla de autoridades de Word para gestionar varias categorías de citas legales de manera eficiente.
Puntos clave: Creación de tablas de autoridades con varias categorías en Word
- Referencias > Tabla de autoridades > Marcar cita: Etiqueta cada cita legal con una categoría como Casos, Estatutos o Reglamentos para su ordenación automática.
- Botón Marcar todo en el cuadro de diálogo Marcar cita: Busca y marca todas las apariciones de una cita en el documento a la vez, lo que ahorra tiempo en documentos repetitivos.
- Referencias > Tabla de autoridades > Insertar tabla de autoridades: Genera la tabla final con todas las citas marcadas agrupadas por categoría y formateadas según el Bluebook o las normas locales.
Cómo funciona la función Tabla de autoridades de Word para citas legales
La función Tabla de autoridades de Word está diseñada para crear una lista estructurada de referencias legales agrupadas por categoría de cita. La función utiliza códigos de campo ocultos para marcar cada cita en el cuerpo del documento. Al marcar una cita, se asigna a una de las nueve categorías integradas: Casos, Estatutos, Otras autoridades, Reglamentos, Disposiciones constitucionales, Tratados, Reglas y dos categorías personalizadas que puede renombrar.
El requisito previo para usar esta función es un documento legal completo que contenga citas en un formato coherente. No es necesario reestructurar las citas antes de marcarlas. Word trabaja con el texto tal como aparece en el documento. El proceso de marcado no altera el texto visible. Solo agrega códigos de campo ocultos que el generador de la Tabla de autoridades lee.
La función Tabla de autoridades está disponible en Word para Microsoft 365, Word 2021, Word 2019 y versiones anteriores. La ruta del menú es idéntica en estas versiones. La función se encuentra en la pestaña Referencias, en el grupo Tabla de autoridades. Debe marcar cada cita individualmente o usar la opción Marcar todo para automatizar el proceso en citas repetidas.
Pasos para crear una tabla de autoridades con varias categorías de citas
- Abra el documento y seleccione la primera cita
Desplácese hasta la primera cita del documento. Resalte todo el texto de la cita, incluido el nombre del caso, el volumen, el repertorio y los números de página. No incluya ningún signo de puntuación después de la cita. La selección define lo que aparece en la tabla de autoridades. - Abra el cuadro de diálogo Marcar cita
Haga clic en la pestaña Referencias de la cinta de opciones. En el grupo Tabla de autoridades, haga clic en Marcar cita. Se abre el cuadro de diálogo Marcar cita con el texto seleccionado ya en el cuadro Texto seleccionado. El cuadro Cita corta muestra una versión abreviada de la cita. Edite el cuadro Cita corta con la forma abreviada que desea que Word use al agrupar duplicados. - Asigne una categoría de cita
En la lista desplegable Categoría, seleccione la categoría adecuada para esta cita. Por ejemplo, seleccione Casos para una decisión judicial, Estatutos para una ley o Reglamentos para una norma administrativa. Si necesita una categoría personalizada, haga clic en Categoría, seleccione una ranura personalizada numerada, escriba un nuevo nombre y haga clic en Aceptar. - Marque la cita en el documento
Haga clic en Marcar para etiquetar solo la selección actual. Haga clic en Marcar todo para que Word busque todas las instancias de la misma cita corta en el documento y las marque todas. Word inserta un código de campo TA oculto en cada ubicación marcada. El cuadro de diálogo permanece abierto para que pueda continuar con la siguiente cita. - Repita para todas las citas de cada categoría
Seleccione la siguiente cita del documento. El cuadro de diálogo Marcar cita permanece abierto. Cambie el texto de Cita corta si es necesario. Seleccione la categoría correcta. Haga clic en Marcar todo. Continúe hasta que todas las citas de todas las categorías estén marcadas. - Inserte la Tabla de autoridades
Coloque el cursor en la ubicación donde desea que aparezca la tabla. En la pestaña Referencias, haga clic en Insertar tabla de autoridades. En el cuadro de diálogo, seleccione la categoría que desea incluir en la lista Categoría. Para incluir todas las categorías, seleccione Todas. Elija un formato en la lista Formatos, como Clásico, Formal o Bluebook. Haga clic en Aceptar para insertar la tabla. - Actualice la tabla después de las ediciones
Si agrega o cambia citas después de insertar la tabla, marque las nuevas citas con los mismos pasos. Haga clic con el botón derecho en la tabla y seleccione Actualizar campo. Elija Actualizar toda la tabla para actualizar el contenido y el formato.
Renombrar categorías personalizadas para tipos de citas específicos
Word proporciona dos ranuras de categoría personalizadas etiquetadas como Personalizada 1 y Personalizada 2. Para renombrar una categoría personalizada, haga clic en Marcar cita y luego en Categoría. Seleccione Personalizada 1 o Personalizada 2 en la lista. Escriba un nuevo nombre, como Artículos de revistas jurídicas o Reglas judiciales, en el cuadro Reemplazar con. Haga clic en Reemplazar y luego en Aceptar. El nuevo nombre ahora aparece en la lista desplegable Categoría para todas las citas futuras.
Uso de Marcar todo para automatizar citas repetitivas
El botón Marcar todo es la forma más eficiente de manejar citas que aparecen varias veces. Al hacer clic en Marcar todo, Word busca en todo el documento el texto que coincide con el cuadro Cita corta. Marca cada aparición con la misma categoría. Este método garantiza la coherencia y reduce el trabajo manual. Verifique que el texto de Cita corta sea lo suficientemente único para evitar coincidencias falsas. Por ejemplo, use Smith v. Jones como cita corta en lugar de solo Smith.
Errores comunes al crear tablas de autoridades para documentos legales
Las citas no se marcan antes de insertar la tabla
Si la Tabla de autoridades aparece vacía o faltan categorías, la causa más probable es que las citas nunca se marcaron. Abra el cuadro de diálogo Marcar cita y verifique que existan códigos de campo TA en el documento. Para ver los códigos de campo, presione Alt+F9. Cada cita marcada se muestra como { TA \l “texto de la cita” \s “cita corta” \c 1 }. Si no aparece ningún código TA, debe marcar cada cita de nuevo.
La asignación incorrecta de categorías provoca citas mal agrupadas
Asignar una cita a la categoría incorrecta la coloca bajo el encabezado equivocado en la tabla. Por ejemplo, un estatuto marcado como Casos aparece en la sección Casos. Para solucionarlo, localice la cita en el documento, abra el cuadro de diálogo Marcar cita, seleccione la categoría correcta y haga clic en Marcar. Luego actualice la tabla para ver el cambio.
La tabla no se actualiza después de agregar nuevas citas marcadas
La Tabla de autoridades no se actualiza automáticamente. Después de marcar nuevas citas, haga clic con el botón derecho en la tabla y seleccione Actualizar campo. Elija Actualizar toda la tabla. Si la tabla aún muestra contenido antiguo, presione Ctrl+A para seleccionar todo el documento y luego presione F9 para actualizar todos los campos.
Las categorías personalizadas desaparecen después de cerrar el documento
Los nombres de categorías personalizadas se almacenan en la plantilla del documento. Si cierra y vuelve a abrir el documento sin guardar la plantilla, los nombres personalizados vuelven a Personalizada 1 y Personalizada 2. Para conservar las categorías personalizadas, guarde el documento como plantilla o use la misma plantilla de documento para todos los proyectos similares. Abra la pestaña Desarrollador, haga clic en Plantilla de documento y asegúrese de que la plantilla esté adjunta y guardada.
| Categoría de cita | Categorías integradas | Categorías personalizadas |
|---|---|---|
| Descripción | Siete grupos predefinidos de citas legales | Dos grupos definidos por el usuario para fuentes especializadas |
| Ejemplos | Casos, Estatutos, Reglamentos, Tratados | Artículos de revistas jurídicas, Reglas judiciales |
| Método de cambio de nombre | No aplicable | Marcar cita > Categoría > Reemplazar |
| Persistencia | Siempre disponible | Solo dentro de la plantilla del documento actual |
Ahora puede crear una Tabla de autoridades que agrupe citas legales por cualquier categoría que requiera su documento. Comience marcando cada cita con la categoría correcta. Use Marcar todo para citas repetidas. Inserte la tabla y actualícela después de cualquier cambio. Para un control avanzado, cambie el nombre de las dos categorías personalizadas para que coincidan con el estilo de citas de su despacho. Este método elimina la ordenación manual y garantiza que su tabla de autoridades cumpla con el Bluebook o las normas judiciales locales.