Cómo corregir la combinación de correspondencia de Word que repite el mismo registro en varias páginas

Cuando ejecutas una combinación de correspondencia en Word, cada registro de tu fuente de datos debería aparecer en una página o sección separada. En su lugar, ves el mismo registro repetido en varias páginas, lo que hace que los resultados de la combinación sean inutilizables. Este problema suele ocurrir porque falta la regla Siguiente registro, está mal colocada, o porque la fuente de datos contiene filas en blanco adicionales o párrafos vacíos que rompen la secuencia de la combinación. Este artículo explica por qué se repite el mismo registro y proporciona los pasos exactos para corregir el documento de combinación para que cada registro aparezca solo una vez.

Por qué Word repite el mismo registro en una combinación de correspondencia

El motor de combinación de correspondencia de Word procesa un registro por página o sección a menos que insertes la regla Siguiente registro. Esta regla le indica a Word que avance a la siguiente fila de datos después de colocar el registro actual. Si la regla falta, está mal colocada, o si la fuente de datos contiene filas en blanco inesperadas, Word no avanzará al siguiente registro. En su lugar, reutiliza la misma fila de datos para cada página subsiguiente.

Las causas más comunes son:

Falta la regla Siguiente registro

Cuando creas un documento principal de combinación de correspondencia desde cero, Word no inserta automáticamente la regla Siguiente registro. Debes agregarla manualmente después del primer conjunto de campos de combinación. Sin ella, cada página después de la primera mostrará los mismos datos que la primera página.

Regla Siguiente registro colocada antes del primer registro

Si insertas la regla Siguiente registro al principio del documento, antes del primer campo de combinación, Word omite por completo el primer registro de datos. Esto puede causar que el segundo registro se repita en varias páginas porque el primer registro nunca se usó.

Párrafos vacíos o filas en blanco en la fuente de datos

Las hojas de cálculo de Excel, tablas de Access o archivos CSV a menudo contienen filas en blanco al final del rango de datos. Word trata estas filas en blanco como registros vacíos. Cuando la combinación llega a una fila en blanco, puede repetir el registro anterior o producir páginas en blanco. De manera similar, los párrafos vacíos adicionales en el documento principal pueden desalinear la regla Siguiente registro.

Pasos para corregir la combinación de correspondencia para que cada registro aparezca una vez

Sigue estos pasos en orden. Si la combinación aún se repite después del paso 1, continúa con los pasos restantes.

1. Abre el documento principal de combinación de correspondencia
   En Word, abre el documento principal que contiene tus campos de combinación. Este es el archivo que usaste para iniciar la combinación de correspondencia. No abras el archivo de resultados combinados. Busca la pestaña Correspondencia en la cinta de opciones.
2. Inserta la regla Siguiente registro después del primer conjunto de campos
   Haz clic al final de los campos de combinación del primer registro, justo antes del salto de página o salto de sección que separa los registros. Ve a Correspondencia > Reglas > Siguiente registro. Aparece un símbolo de comillas «Siguiente registro». Esta regla le indica a Word que avance a la siguiente fila de datos en la página siguiente. Si tienes varios campos de combinación en cada página, coloca la regla después del último campo del primer registro.
3. Verifica que la regla Siguiente registro no esté al principio
   Desplázate hasta el principio del documento. Si ves «Siguiente registro» antes de cualquier campo de combinación, elimínalo. El primer registro nunca debe tener una regla Siguiente registro antes. La regla solo debe aparecer después de los campos del primer registro.
4. Elimina los párrafos vacíos adicionales entre registros
   Cambia a Inicio > Mostrar todo ¶ para mostrar las marcas de párrafo. Busca párrafos en blanco (símbolos ¶ vacíos) entre el final de un registro y el comienzo del siguiente. Elimina cualquier marca de párrafo adicional. Solo un salto de página o salto de sección debe separar los registros.
5. Limpia la fuente de datos
   Abre tu archivo de fuente de datos (Excel, Access o CSV). Elimina cualquier fila completamente en blanco al final de la tabla. En Excel, selecciona las filas debajo de tu última fila de datos y presiona Ctrl+Mayús+Abajo, luego haz clic derecho y elige Eliminar. Guarda el archivo. En Word, ve a Correspondencia > Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente y vuelve a seleccionar el archivo limpiado para actualizar la conexión.
6. Vista previa de los resultados de la combinación
   Haz clic en Correspondencia > Vista previa de resultados. Usa los botones de flecha en el grupo Vista previa de resultados para desplazarte por los registros. Si cada página muestra un registro diferente, la corrección está funcionando. Si el mismo registro aún se repite, vuelve al paso 2 y verifica la ubicación de la regla Siguiente registro.
7. Completa la combinación
   Cuando la vista previa muestre resultados correctos, haz clic en Correspondencia > Finalizar y combinar > Editar documentos individuales. En el cuadro de diálogo, elige Todos y haz clic en Aceptar. Word genera un nuevo documento con una página por registro. Guarda este archivo con un nombre nuevo.

Cuando la corrección principal no detiene la repetición

Word repite el primer registro en cada página

Si el primer registro aparece en cada página y la regla Siguiente registro está correctamente colocada después de los campos del primer registro, la fuente de datos podría tener una fila de encabezado que Word está leyendo incorrectamente. En el documento principal, haz clic en Correspondencia > Seleccionar destinatarios > Editar lista de destinatarios. Verifica que la casilla La primera fila de datos contiene encabezados de columna esté marcada. Si no está marcada, Word trata el encabezado como un registro de datos y lo repite. Marca la casilla y haz clic en Aceptar.

La combinación crea un documento largo sin saltos de página

Si todos los registros aparecen uno tras otro en la misma página, necesitas insertar un salto de página o salto de sección después de cada registro. En el documento principal, haz clic después del último campo de combinación del primer registro (pero antes de la regla Siguiente registro si la colocaste allí). Presiona Ctrl+Intro para insertar un salto de página. Luego agrega la regla Siguiente registro después del salto de página. Repite esta estructura para los campos del segundo registro. Usa copiar y pegar para duplicar el diseño del primer registro, incluido el salto de página y la regla Siguiente registro, para cada registro adicional.

Word repite el último registro en páginas en blanco adicionales

Esto sucede cuando la fuente de datos tiene filas en blanco al final. Abre el archivo de la fuente de datos, elimina todas las filas completamente en blanco y guarda. En Word, ve a Correspondencia > Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente y vuelve a seleccionar el archivo limpiado. Ejecuta la combinación nuevamente. Si aún aparecen páginas en blanco, revisa el documento principal para ver si hay saltos de página adicionales al final y elimínalos.

Combinación de correspondencia que repite registros: inserción manual vs. automatizada de Siguiente registro

Elemento	Inserción manual de Siguiente registro	Uso del Asistente para combinar correspondencia
Descripción	Escribes los campos de combinación e insertas la regla Siguiente registro manualmente	El asistente paso a paso de Word inserta la regla automáticamente cuando eliges un diseño de carta o directorio
Control sobre la ubicación	Control total; decides exactamente dónde va la regla	Limitado; el asistente coloca la regla según la plantilla que crea
Riesgo de repetir registros	Mayor si olvidas la regla o la colocas incorrectamente	Menor porque el asistente agrega la regla por ti
Mejor para	Diseños personalizados como etiquetas, sobres o membretes complejos	Cartas simples o directorios donde el diseño es estándar

Después de corregir la regla Siguiente registro y limpiar la fuente de datos, tu combinación de correspondencia debería producir un registro único por página. Para evitar este problema en futuras combinaciones, usa siempre el Asistente para combinar correspondencia para cartas simples y verifica que la fuente de datos no tenga filas en blanco antes de comenzar. Para un control avanzado, aprende a usar la regla Omitir registro si en Correspondencia > Reglas para excluir condicionalmente registros en blanco o no deseados de la salida de la combinación.