Es posible que tenga un libro de Excel que extraiga datos de otro archivo, una base de datos o la web. Cuando los datos de origen cambian, debe decidir cuándo se actualiza su libro. Este artículo explica la diferencia entre los modos de actualización automática y manual para datos vinculados. Aprenderá a configurar su método de actualización preferido para diferentes tipos de conexión de datos.
Conclusiones clave: Control de la actualización de datos en Excel
- Datos > Consultas y conexiones > menú desplegable Actualizar todo: Elija actualizar todas las conexiones ahora o configurarlas para que se actualicen automáticamente al abrir el archivo.
- Datos > Cuadro de diálogo Propiedades: Controla el comportamiento de actualización de una consulta o conexión seleccionada, incluida la actualización en segundo plano y la frecuencia.
- Archivo > Opciones > Avanzadas > Cálculo del libro: Recalcular manualmente las fórmulas con F9 puede actualizar algunos tipos de vínculos del libro.
Comprensión de las conexiones de datos y los modos de actualización
Excel puede conectarse a fuentes de datos externas como otros libros, bases de datos SQL o páginas web. Estas conexiones a menudo se gestionan como consultas a través de Power Query. Cada conexión tiene propiedades que determinan cómo obtiene nuevos datos. Los dos modos principales son la actualización automática y la manual. La actualización automática puede ocurrir al abrir el archivo o a intervalos establecidos. La actualización manual requiere que usted inicie la actualización. Su elección depende del tamaño de los datos, la estabilidad de la fuente y las necesidades de rendimiento. Los conjuntos de datos grandes o las fuentes lentas a menudo funcionan mejor con la actualización manual para evitar demoras.
Tipos de datos vinculados
Los vínculos a otros libros de Excel utilizan fórmulas de celda simples. Estos se actualizan según la configuración de cálculo del libro. Los datos importados a través de Power Query o desde bases de datos utilizan un marco de conexión diferente. Estas conexiones ofrecen más control sobre el tiempo y el comportamiento de la actualización. Las consultas web también caen en esta categoría. Es importante saber qué tipo de vínculo tiene, ya que los métodos de control difieren.
Pasos para configurar la actualización automática o manual
El centro de control principal para la configuración de actualización es el panel Consultas y conexiones. Use estos pasos para configurar sus actualizaciones de datos.
- Abra el panel Consultas y conexiones
Vaya a la pestaña Datos en la cinta. En el grupo Consultas y conexiones, haga clic en el botón Consultas y conexiones. Se abrirá un panel en el lado derecho de su ventana que enumera todas las conexiones. - Acceda a las propiedades de la conexión
En el panel Consultas y conexiones, haga clic derecho en el nombre de la consulta o conexión que desea configurar. En el menú contextual, seleccione Propiedades. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de conexión. - Configure el control de actualización
En el cuadro de diálogo Propiedades de conexión, mire la pestaña Uso. Verá casillas de verificación clave. Marque “Actualizar datos al abrir el archivo” para actualizaciones automáticas al abrir. Desmárquela para forzar solo la actualización manual. También puede marcar “Actualizar cada X minutos” para establecer un intervalo de actualizaciones automáticas mientras el libro está abierto. - Aplique y pruebe la configuración
Haga clic en Aceptar para guardar las propiedades. Para actualizar manualmente esta única conexión, haga clic derecho en su nombre en el panel nuevamente y seleccione Actualizar. Para actualizar todas las conexiones a la vez, vaya a la pestaña Datos y haga clic en el botón Actualizar todo.
Control de la actualización de vínculos del libro
Para vínculos simples a otros archivos de Excel, el control es diferente. Estos vínculos se actualizan según la configuración de cálculo.
- Abra el libro con vínculos
Abra el libro de destino que contiene fórmulas que vinculan a otros archivos de Excel. - Navegue a la configuración de vínculos
Vaya a la pestaña Datos. En el grupo Consultas y conexiones, haga clic en el botón Editar vínculos. Si el botón está atenuado, su libro no tiene vínculos externos editables. - Establezca el método de actualización
En el cuadro de diálogo Editar vínculos, seleccione una fuente de la lista. Haga clic en el botón “Aviso al iniciar”. Elija “No mostrar la alerta y no actualizar vínculos automáticos” para forzar actualizaciones manuales. Elija la opción de actualizar vínculos al abrir para un comportamiento automático. Haga clic en Aceptar para confirmar.
Errores comunes y limitaciones
La actualización en segundo plano causa un rendimiento lento
El cuadro de diálogo Propiedades de conexión tiene una opción “Habilitar actualización en segundo plano”. Esto le permite trabajar en Excel mientras los datos se actualizan. Para consultas muy grandes, esto aún puede hacer que Excel sea lento o no responda. Si experimenta retrasos, intente deshabilitar la actualización en segundo plano. La actualización se ejecutará en primer plano, bloqueando Excel hasta que se complete, pero puede ser más estable.
Las fórmulas no se actualizan después de una actualización de datos
Actualizar una conexión importa nuevos datos sin procesar. Cualquier fórmula en su libro que use esos datos puede necesitar recalcularse. Si tiene el cálculo configurado en Manual, las fórmulas mostrarán resultados antiguos. Presione F9 para forzar un cálculo completo del libro después de una actualización de datos. Puede configurar el cálculo en Automático en Fórmulas > Opciones de cálculo.
Datos faltantes después de la actualización
Si su tabla actualizada tiene menos filas, verifique la fuente. La conexión obtiene los datos actualmente en la fuente. Si la consulta o el filtro de origen cambiaron, sus resultados cambiarán. Esto no es un error en la configuración de actualización. Revise los pasos de Power Query haciendo clic derecho en la consulta y seleccionando Editar.
Actualización automática vs manual: diferencias clave
| Elemento | Actualización automática | Actualización manual |
|---|---|---|
| Desencadenante de actualización | Al abrir el archivo o en intervalos programados | El usuario hace clic en Actualizar o presiona un atajo |
| Impacto en el rendimiento | Puede causar una apertura más lenta del libro | Sin demora al abrir; el usuario controla cuándo el sistema está ocupado |
| Actualidad de los datos | Asegura que los datos estén actualizados al abrir o regularmente | Riesgo de trabajar con información desactualizada |
| Mejor para | Conjuntos de datos pequeños, fuentes estables, informes que necesitan datos recientes | Consultas grandes, fuentes volátiles, libros compartidos |
| Ubicación del control | Cuadro de diálogo Propiedades de conexión, pestaña Uso | Pestaña Datos en la cinta o panel Consultas y conexiones |
Ahora puede elegir cuándo su libro de Excel actualiza su información vinculada. Use la actualización automática para paneles que deben mostrar datos actuales al comienzo de una reunión. Use la actualización manual para modelos grandes donde desea controlar el tiempo de procesamiento. Para un control avanzado, explore el grupo Datos > Obtener y transformar datos para editar los pasos de Power Query y transformar los datos antes de que ingresen a su hoja.