Los boletines pueden llenar rápidamente su bandeja de entrada y dificultar la búsqueda de mensajes importantes. Outlook incluye reglas potentes para gestionar y eliminar automáticamente correos antiguos. Esta guía le mostrará cómo crear reglas que muevan los boletines a una carpeta dedicada y los limpien después de un tiempo determinado.
Puntos clave: Automatización de la gestión de boletines
- Reglas > Administrar reglas y alertas > Nueva regla: Crea una automatización personalizada para mover los boletines entrantes a una carpeta específica.
- Ejecutar reglas ahora: Aplica una regla de limpieza a los correos existentes que ya están en una carpeta, no solo a los nuevos.
- Limpiar elementos antiguos: Una función de Outlook que elimina automáticamente elementos con más de un número específico de días de cualquier carpeta.
Comprensión de las reglas y herramientas de limpieza de Outlook
Las reglas de Outlook son acciones automatizadas activadas por condiciones específicas, como el remitente o la línea de asunto de un correo. Puede usarlas para clasificar el correo entrante. Para la limpieza, combine una regla de clasificación con una acción de limpieza separada. La limpieza puede ser una segunda regla o la función integrada Limpiar elementos antiguos.
Antes de comenzar, decida su estrategia. El método más común es crear una regla que mueva los boletines a una carpeta de destino cuando lleguen. Luego, establezca una política separada para eliminar elementos en esa carpeta después de un período como 30 o 90 días. Necesita permiso para crear reglas y su cuenta de Outlook debe estar en modo de Exchange en caché o usar una cuenta POP/IMAP para algunas opciones avanzadas.
Pasos para crear un sistema de clasificación y limpieza de boletines
Siga estos pasos para construir una automatización completa. Primero, cree la carpeta, luego la regla de clasificación y finalmente la regla de limpieza.
- Cree una carpeta dedicada
Haga clic derecho en su bandeja de entrada en el panel de carpetas. Seleccione Nueva carpeta. Asígnele un nombre claro, como “Boletines” o “Suscripciones”. - Abra el asistente de reglas
Vaya a Archivo > Administrar reglas y alertas. En el cuadro de diálogo, haga clic en Nueva regla en la pestaña Reglas de correo. - Elija una plantilla
Seleccione Mover mensajes de alguien a una carpeta en Comenzar desde una regla en blanco. Haga clic en Siguiente. - Establezca la condición
Marque la casilla de de personas o grupo público. En el panel inferior, haga clic en el enlace subrayado personas o grupo público. Agregue las direcciones de correo de sus remitentes frecuentes de boletines. También puede agregar condiciones como con palabras específicas en el asunto. Haga clic en Siguiente. - Elija la acción
Marque la casilla de moverlo a la carpeta especificada. En el panel inferior, haga clic en el enlace subrayado carpeta especificada y seleccione su carpeta “Boletines”. Haga clic en Aceptar y luego en Siguiente. - Agregue excepciones y finalice
Puede agregar excepciones, como excepto si está marcado como importancia. Por lo general, haga clic en Siguiente sin agregar excepciones. Asigne un nombre a su regla, por ejemplo “Clasificar boletines”. Marque Ejecutar esta regla ahora en los mensajes ya en “Bandeja de entrada”. Haga clic en Finalizar.
Creación de la regla de limpieza automática
Ahora, cree una regla que elimine mensajes antiguos de la carpeta Boletines. Esta regla no se ejecutará automáticamente en el correo entrante nuevo. Debe ejecutarla manualmente o programarla.
- Inicie una nueva regla para la limpieza
En la ventana Reglas y alertas, haga clic en Nueva regla nuevamente. Seleccione Aplicar regla en los mensajes que recibo en la parte inferior. Haga clic en Siguiente. - Establezca la condición
Marque la casilla de a través de la carpeta especificada. Haga clic en el enlace subrayado carpeta especificada en el panel inferior y seleccione su carpeta “Boletines”. Haga clic en Siguiente. - Establezca la condición de antigüedad
Marque la casilla de recibido antes de una fecha específica. Haga clic en el enlace subrayado una fecha específica. En la nueva ventana, elija una fecha del calendario que esté, por ejemplo, 30 días en el pasado. Haga clic en Aceptar y luego en Siguiente. - Elija la acción de eliminación
Marque la casilla de eliminarlo. Aparece una advertencia. Haga clic en Sí. Haga clic en Siguiente, no agregue excepciones y haga clic en Siguiente nuevamente. - Nombre y ejecute la regla
Asígnele el nombre “Limpiar boletines antiguos”. Haga clic en Finalizar. De vuelta en la ventana principal de Reglas, con su nueva regla seleccionada, haga clic en Ejecutar reglas ahora. Marque la casilla de “Limpiar boletines antiguos” y asegúrese de que Aplicar a esté configurado en Todos los mensajes. Haga clic en Ejecutar ahora. Esto elimina todos los mensajes en esa carpeta más antiguos que su fecha establecida.
Errores comunes y limitaciones a evitar
La regla solo se ejecuta en mensajes nuevos
La regla estándar “aplicar regla en los mensajes que recibo” solo funciona para el correo entrante. Para limpiar mensajes existentes, debe usar el comando Ejecutar reglas ahora como se muestra en el paso final. Considere ejecutar esta regla de limpieza manualmente una vez por semana.
La función Limpiar elementos antiguos sobrescribe las reglas
Archivo > Opciones > Avanzadas > Configuración de Autoarchivo le permite establecer una política global. Si habilita Autoarchivo para la carpeta Boletines, puede entrar en conflicto con su regla personalizada. Use un método u otro, no ambos, para evitar eliminaciones inesperadas.
Las reglas no se sincronizan entre dispositivos
Las reglas del lado del servidor para cuentas de Microsoft 365 se ejecutan en el servidor y funcionan en todos los dispositivos. Las reglas solo del cliente, que incluyen reglas con la condición “recibido antes de una fecha específica”, solo se ejecutan en el equipo donde las creó. Su regla de limpieza es una regla solo del cliente.
Comparación de métodos de limpieza de Outlook
| Elemento | Regla de limpieza personalizada | Autoarchivo (Limpiar elementos antiguos) |
|---|---|---|
| Control | Granular, por carpeta | Configuración global o por carpeta |
| Automatización | Ejecución manual o tarea programada | Totalmente automático en un horario |
| Acción | Eliminar permanentemente | Mover a carpeta de archivo o eliminar |
| Mejor para | Carpetas específicas como Boletines | Mantenimiento general del buzón |
Ahora tiene un sistema para archivar y eliminar automáticamente boletines antiguos. Ejecute la regla de limpieza semanalmente usando Ejecutar reglas ahora para mantener la carpeta ordenada. Para un enfoque más práctico, explore la creación de un Paso rápido para ejecutar la regla de limpieza con un clic. Un consejo avanzado es usar la función Carpetas de búsqueda para crear una vista dinámica de todos los boletines no leídos en su buzón antes de configurar la regla de eliminación.