Necesita que su asistente gestione su calendario, programe reuniones y responda a solicitudes en su nombre. La función de delegado de Outlook otorga a otra persona permisos específicos para actuar en su nombre. Este artículo proporciona los pasos exactos para asignar a un asistente como delegado de calendario y configurar su nivel de acceso.
Puntos clave: Delegar su calendario de Outlook
- Archivo > Configuración de la cuenta > Acceso de delegado: La ruta de menú principal para agregar un delegado y establecer sus permisos para su calendario y tareas.
- Cuadro de diálogo Permisos de delegado: Controla si su asistente puede leer elementos, crear elementos y editar o eliminar elementos que usted creó.
- Enviar automáticamente un mensaje al delegado: Una casilla que envía por correo electrónico a su asistente un resumen de los permisos que otorgó.
Entender la delegación de calendario de Outlook
La delegación de calendario en Outlook permite que otra persona de su organización gestione su calendario y tareas. Esta función la utilizan comúnmente los ejecutivos que dependen de asistentes para la programación. El delegado puede recibir invitaciones de reunión, proponer nuevas horas y enviar respuestas que parecen provenir de usted.
Debe usar una cuenta de Microsoft Exchange o Microsoft 365 para que esta función trabaje. Las cuentas POP3 e IMAP no admiten la delegación. Tanto usted como su asistente deben estar en el mismo sistema Exchange. Antes de comenzar, asegúrese de conocer la dirección de correo electrónico exacta de su asistente.
Niveles de permisos explicados
Outlook ofrece varios niveles de permisos predefinidos. El rol Editor permite a su asistente crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos del calendario. El rol Autor permite crear y leer elementos, pero su asistente solo puede modificar o eliminar los elementos que creó. El rol Revisor es para acceso de solo lectura.
Pasos para agregar un asistente como delegado
Siga estos pasos en la aplicación de escritorio de Outlook para Windows. El proceso es similar en Mac, pero las ubicaciones de los menús pueden diferir ligeramente.
- Abrir la configuración de delegación
En Outlook, vaya a la pestaña Archivo. Seleccione Configuración de la cuenta y luego elija Acceso de delegado en el menú desplegable. - Agregar su asistente
En la ventana Delegados, haga clic en el botón Agregar. Esto abre la Lista global de direcciones. Busque y seleccione el nombre de su asistente, luego haga clic en Agregar y Aceptar. - Establecer permisos de calendario
Aparecerá el cuadro de diálogo Permisos de delegado. En la lista desplegable Calendario, seleccione Editor. Esto otorga control total. Marque la casilla Enviar automáticamente un mensaje al delegado con un resumen de estos permisos. - Configurar permisos de tareas y bandeja de entrada
También puede establecer permisos de delegado para su carpeta Tareas. Establezca esto en Editor si su asistente debe gestionar su lista de tareas. El permiso de Bandeja de entrada normalmente se establece en Ninguno a menos que desee que lean su correo electrónico. Haga clic en Aceptar. - Finalizar y notificar
De vuelta en la ventana Delegados, verá su asistente listado. Haga clic en Aceptar para cerrar. Outlook enviará un correo electrónico automático a su asistente detallando su nuevo acceso si seleccionó esa opción.
Errores comunes y limitaciones que debe evitar
El delegado no puede ver citas privadas
De forma predeterminada, los elementos marcados como Privados en su calendario están ocultos para los delegados, incluso con permisos de Editor. Para cambiar esto, vuelva a Acceso de delegado, seleccione el nombre del delegado y haga clic en Permisos. Marque la casilla etiquetada El delegado puede ver mis elementos privados.
Las respuestas de reunión aún llegan a su bandeja de entrada
Después de configurar un delegado, es posible que aún reciba solicitudes de reunión. Para solucionar esto, vaya a Archivo > Opciones > Calendario. En la sección Opciones de calendario, busque el encabezado Delegados. Marque la casilla Enviar solicitudes y respuestas de reunión solo a mis delegados, no a mí. Esto redirige todos los correos electrónicos de programación a la bandeja de entrada de su asistente.
La delegación no funciona en Outlook en la web
La función de delegado se configura y gestiona principalmente en la aplicación de escritorio de Outlook. Si bien un delegado puede acceder a su calendario en Outlook en la web, no puede asignar nuevos delegados ni cambiar permisos a través de la interfaz web. Debe usar la aplicación de escritorio para la administración.
Comparación de niveles de permisos de delegación
| Elemento | Permiso de Editor | Permiso de Autor | Permiso de Revisor |
|---|---|---|---|
| Crear nuevas reuniones | Sí | Sí | No |
| Leer todos los elementos | Sí | Sí | Sí |
| Editar elementos que usted creó | Sí | No | No |
| Editar elementos que ellos crearon | Sí | Sí | No |
| Eliminar cualquier elemento | Sí | No | No |
| Ver elementos privados | Solo si está habilitado | Solo si está habilitado | Solo si está habilitado |
Ahora puede hacer que su asistente gestione su agenda y responda a invitaciones. Pruebe la configuración haciendo que su asistente envíe una solicitud de reunión desde su calendario. Para obtener más control, explore la función Reglas en Outlook para reenviar automáticamente correos electrónicos específicos a su delegado. Use la configuración de Acceso de delegado para revocar permisos rápidamente seleccionando el nombre del delegado y haciendo clic en Quitar.