Necesita compartir su calendario de Outlook con alguien que tiene una dirección de correo personal como Gmail, Yahoo o iCloud. De forma predeterminada, el uso compartido del calendario de Outlook funciona mejor dentro de la misma organización o con otros usuarios de Microsoft 365. Este artículo explica cómo compartir su calendario en formato de solo lectura con cualquier dirección de correo externa para que el destinatario pueda ver su disponibilidad sin editar nada.
El proceso utiliza la función de invitación para compartir integrada de Outlook combinada con un vínculo de calendario de Internet publicado. Enviará una invitación por correo electrónico que contiene un vínculo de solo visualización a su calendario. El destinatario puede abrir este vínculo en un navegador web o suscribirse a él usando su aplicación de correo personal.
Esta guía abarca Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019 y Outlook en la web. Los pasos difieren ligeramente entre la aplicación de escritorio y la versión web, por lo que ambos métodos se explican a continuación.
Puntos clave: Cómo compartir su calendario de Outlook con correos personales externos
- Propiedades del calendario > Publicar este calendario: Crea una URL pública que los usuarios externos pueden ver en un navegador o suscribirse a través de iCal.
- Compartir calendario > Enviar calendario por correo electrónico: Envía una instantánea de solo lectura de su calendario como archivo adjunto en un mensaje de correo electrónico.
- Outlook en la web > Compartir > Agregar usuario externo: Envía una invitación para compartir que otorga acceso de solo visualización a cualquier dirección de correo electrónico.
Entender el uso compartido del calendario de Outlook con usuarios externos
Outlook admite dos métodos principales para compartir un calendario con personas fuera de su organización. El primer método envía un correo electrónico de invitación para compartir. El destinatario recibe un vínculo que abre su calendario en una vista de solo lectura dentro de un navegador web. Este método funciona mejor para acceso único u ocasional porque la invitación caduca o requiere que el destinatario inicie sesión con una cuenta de Microsoft.
El segundo método publica su calendario en una URL pública. Cualquier persona con el vínculo puede ver su calendario en un navegador o suscribirse a él usando cualquier aplicación de calendario que admita el formato iCal. Este método es ideal para compartir de forma continua con direcciones de correo personal porque no requiere una cuenta de Microsoft ni un inicio de sesión organizativo.
Antes de comenzar, decida qué nivel de acceso es apropiado. El método de URL pública hace que su calendario sea visible para cualquiera que tenga el vínculo. El método de invitación restringe el acceso a direcciones de correo específicas, pero aún permite que el destinatario vea su calendario sin permisos de edición.
Pasos para compartir su calendario de Outlook en modo de solo lectura con correos externos
Método 1: Publicar su calendario en un vínculo iCal público
Este método funciona en la aplicación de escritorio de Outlook para Windows. Genera una URL que cualquiera puede abrir en un navegador o suscribirse en su cliente de correo personal.
- Abra la vista Calendario y localice su calendario
En Outlook, haga clic en el icono Calendario en la parte inferior del panel de navegación. En el panel izquierdo, en Mis calendarios, haga clic con el botón derecho en el calendario que desea compartir y seleccione Publicar este calendario. - Establezca los permisos de publicación
En el cuadro de diálogo Publicar calendario en Microsoft 365, elija el nivel de detalle de tiempo. Seleccione Solo disponibilidad para mostrar solo el estado de libre/ocupado o Detalles limitados para mostrar el asunto y la ubicación. No seleccione Detalles completos si desea acceso de solo lectura. Haga clic en Publicar. - Copie la URL publicada
Después de publicar, Outlook muestra dos URL. Una es para ver en un navegador (vínculo HTML). La otra es un vínculo iCal para suscripción. Haga clic con el botón derecho en el vínculo iCal y seleccione Copiar. Este es el vínculo que enviará al usuario externo. - Envíe el vínculo al destinatario
Redacte un nuevo correo electrónico a la dirección de correo personal del destinatario. Pegue el vínculo iCal en el cuerpo del mensaje. Indique al destinatario que abra el vínculo en un navegador para ver el calendario o que lo agregue a su aplicación de calendario usando la opción Suscribirse.
Para dejar de compartir en cualquier momento, haga clic con el botón derecho en el calendario nuevamente, seleccione Publicar este calendario y haga clic en Dejar de publicar.
Método 2: Enviar por correo electrónico una instantánea de solo lectura de su calendario
Este método envía una copia estática de su calendario como archivo adjunto de correo electrónico. El destinatario ve los eventos en el momento en que envía el correo electrónico. Los cambios futuros no se reflejan automáticamente.
- Abra la vista Calendario
Haga clic en el icono Calendario en la parte inferior del panel de navegación. - Seleccione el calendario y el intervalo de tiempo
En el panel izquierdo, haga clic en el calendario que desea compartir. En la pestaña Inicio, haga clic en Enviar calendario por correo electrónico. En el cuadro de diálogo, establezca el intervalo de fechas y el nivel de detalle. Elija Solo disponibilidad o Detalles limitados para mantenerlo como solo lectura. - Envíe el correo electrónico
Se abre un nuevo mensaje de correo electrónico con el calendario adjunto como archivo .ics. Ingrese la dirección de correo personal del destinatario y haga clic en Enviar. El destinatario puede abrir el archivo adjunto en cualquier aplicación de calendario.
Método 3: Usar Outlook en la web para compartir con usuarios externos
Si usa Outlook en la web, puede compartir su calendario directamente con cualquier dirección de correo electrónico. El destinatario recibe un vínculo que abre una vista de solo lectura en un navegador.
- Abra Outlook en la web y vaya a Calendario
Inicie sesión en su cuenta de Microsoft 365 en un navegador. Haga clic en el icono Calendario en el iniciador de aplicaciones o en el panel de navegación izquierdo. - Abra la configuración de uso compartido
En la pestaña Inicio, haga clic en Compartir y seleccione el calendario que desea compartir. En el cuadro de diálogo para compartir, escriba la dirección de correo completa del destinatario en el campo Agregar una persona. - Establezca permisos de solo visualización
Junto al nombre del destinatario, haga clic en la lista desplegable que muestra Puede ver títulos y ubicaciones o Puede ver todos los detalles. Seleccione Puede ver cuándo estoy ocupado o Puede ver títulos y ubicaciones para garantizar el acceso de solo lectura. Haga clic en Compartir. - Informe al destinatario
Outlook envía una invitación por correo electrónico al destinatario. El correo electrónico contiene un vínculo que abre su calendario en un navegador. El destinatario no necesita una cuenta de Microsoft para verlo.
Problemas comunes al compartir y sus soluciones
El destinatario externo recibe un mensaje de error al abrir el vínculo
Si el destinatario ve un mensaje de inicio de sesión o un error de acceso denegado, el método de uso compartido que utilizó requiere una cuenta organizativa. Cambie al método de publicación del Método 1. El vínculo iCal público no requiere ningún inicio de sesión.
El calendario no muestra eventos después de que el destinatario se suscribe
Esto ocurre cuando la aplicación de calendario del destinatario no actualiza automáticamente la suscripción iCal. Indique al destinatario que revise la configuración de suscripción en su aplicación y establezca el intervalo de actualización en al menos cada 24 horas. Para Gmail, el calendario se actualiza cada 12 horas. Para Apple Calendar, el intervalo de actualización es configurable en la configuración de la cuenta.
El destinatario puede ver los detalles del evento pero no el nombre del organizador
La función de publicación de Outlook no incluye los detalles del organizador en la fuente iCal. Si el destinatario necesita saber quién creó cada evento, use el método de invitación para compartir en Outlook en la web en lugar del método de URL pública.
El vínculo del calendario publicado deja de funcionar después de unos días
Es posible que su administrador de Microsoft 365 haya deshabilitado la publicación pública de calendarios para su organización. Comuníquese con su departamento de TI para habilitar la configuración Permitir la publicación de calendarios en el Centro de administración de Exchange. Si la publicación está bloqueada, use el método Enviar calendario por correo electrónico como solución alternativa.
Métodos para compartir el calendario de Outlook: Comparación
| Elemento | Vínculo iCal público (Método 1) | Instantánea por correo electrónico (Método 2) | Invitación de Outlook en la web (Método 3) |
|---|---|---|---|
| Tipo de acceso | Cualquiera con el vínculo | Solo el destinatario del correo electrónico | Solo las direcciones de correo invitadas |
| Requiere inicio de sesión | No | No | No |
| Actualización automática | Sí (suscripción iCal) | No | Sí (vista en el navegador) |
| Ideal para | Compartir de forma continua con Gmail, Yahoo, iCloud | Compartir una vez un intervalo de fechas específico | Compartir con usuarios externos específicos que tienen una cuenta de Microsoft |
| Restricciones del administrador | Puede estar bloqueado por la política de TI | Sin restricciones | Puede estar bloqueado por la política de TI |
Ahora puede compartir su calendario de Outlook con cualquier dirección de correo personal usando el método que se adapte a sus necesidades. Para acceso continuo, use el método del vínculo iCal público y envíe la URL al destinatario. Para una vista única, use la instantánea Enviar calendario por correo electrónico. Si su organización lo permite, la invitación para compartir de Outlook en la web proporciona el mayor control sobre quién ve su calendario. Después de compartir, pruebe el vínculo con una cuenta de correo personal para confirmar que el destinatario puede ver su calendario sin permisos de edición.