Necesita compartir su calendario de Outlook con compañeros de trabajo, pero quiere controlar cuánto detalle ve cada persona. Algunos colegas requieren los detalles completos de las citas, mientras que otros solo necesitan saber si usted está libre u ocupado. Outlook le permite establecer un nivel de permisos diferente para cada persona con la que comparte. Este artículo explica cómo compartir su calendario y establecer el nivel de detalle por persona usando la aplicación de escritorio de Outlook y Outlook en la web.
Puntos clave: Compartir el calendario de Outlook con controles de detalle por persona
- Propiedades del calendario > Agregar usuario > Nivel de permiso: Asigna un nivel de detalle específico, como Libre/Ocupado o Detalles completos, a cada persona.
- Outlook en la web > Calendario > Compartir > Agregar usuario > Nivel de detalle: Permite establecer permisos por persona sin usar la aplicación de escritorio.
- Nivel de permiso predeterminado: Controla lo que ven todos los usuarios internos hasta que establezca un permiso personalizado para una persona específica.
Descripción de los niveles de permisos del calendario en Outlook
El uso compartido del calendario de Outlook funciona mediante niveles de permisos. Cada nivel determina cuánta información puede ver una persona cuando abre su calendario. Los niveles van desde mostrar solo si usted está libre u ocupado hasta mostrar el asunto, la ubicación y el cuerpo completos de cada cita.
Usted asigna un nivel de permiso a cada usuario de forma individual. El nivel de permiso predeterminado se aplica a todos los usuarios internos que no hayan recibido un permiso personalizado. Cambiar el nivel predeterminado afecta a todos los que no tengan una anulación específica.
Niveles de detalle disponibles
Outlook ofrece estos niveles de permisos para compartir el calendario:
- Libre/Ocupado: Muestra solo si el intervalo de tiempo está libre, ocupado, provisional o fuera de la oficina. No se ve el asunto ni la ubicación.
- Libre/Ocupado, asunto, ubicación: Muestra la misma disponibilidad más el asunto y la ubicación de la cita. El cuerpo de la cita permanece oculto.
- Detalles completos: Muestra la disponibilidad, el asunto, la ubicación y el cuerpo completo de la cita, incluidas las notas y los datos adjuntos.
- Editor: Detalles completos más la capacidad de crear, editar y eliminar citas en su calendario.
- Delegado: Igual que Editor, pero también permite enviar solicitudes de reunión en su nombre.
También puede establecer el nivel de permiso en Ninguno para bloquear por completo que una persona específica vea su calendario.
Pasos para compartir su calendario con niveles de detalle por persona en Outlook de escritorio
La aplicación de escritorio de Outlook para Windows ofrece el control más granular sobre los permisos del calendario. Siga estos pasos para compartir su calendario y establecer un nivel de detalle diferente para cada persona.
- Abrir Propiedades del calendario
En Outlook, vaya a la vista Calendario. En la cinta de opciones, haga clic en Archivo > Configuración de la cuenta > Acceso de delegado. En el cuadro de diálogo, haga clic en Propiedades del calendario. Como alternativa, haga clic con el botón secundario en el nombre de su calendario en el panel de carpetas y seleccione Propiedades. - Ir a la pestaña Permisos
En el cuadro de diálogo Propiedades del calendario, haga clic en la pestaña Permisos. Esta pestaña enumera todos los usuarios que actualmente tienen acceso a su calendario y sus niveles de permisos. - Agregar un nuevo usuario
Haga clic en Agregar. En el cuadro de diálogo Agregar usuarios, escriba el nombre de la persona con la que desea compartir. Seleccione el nombre en los resultados de búsqueda y haga clic en Agregar. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. - Establecer el nivel de permiso
En la pestaña Permisos, seleccione el usuario que acaba de agregar. En la lista desplegable Nivel de permiso, elija el nivel que desee. Por ejemplo, seleccione Libre/Ocupado, asunto, ubicación para mostrar solo la hora, el asunto y la ubicación. Haga clic en Aplicar. - Repetir para cada persona
Agregue a cada persona de una en una y asigne el nivel de detalle que se ajuste a su rol. Puede establecer niveles diferentes para distintos usuarios. Haga clic en Aceptar cuando termine. - Establecer el nivel de permiso predeterminado
En la pestaña Permisos, seleccione Predeterminado en la lista. Elija un nivel de permiso que se aplique a todos los usuarios internos que no tengan una entrada personalizada. Establézcalo en Libre/Ocupado para ocultar los detalles a todos, a menos que otorgue un acceso superior.
Pasos para compartir su calendario con niveles de detalle por persona en Outlook en la web
Outlook en la web también admite niveles de detalle por persona. Los pasos son ligeramente diferentes de los de la aplicación de escritorio.
- Abrir la configuración del calendario
Inicie sesión en Outlook en la web. Vaya a la vista Calendario. Haga clic en el icono de engranaje Configuración en la esquina superior derecha y seleccione Calendario > Calendarios compartidos. - Agregar una persona con la que compartir
En Compartir un calendario, haga clic en Agregar una persona. Escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir. Seleccione la persona en los resultados de búsqueda. - Establecer el nivel de detalle
Junto al nombre de la persona, haga clic en la lista desplegable que muestra Ver todos los detalles de forma predeterminada. Elija el nivel que desee: Ver todos los detalles, Ver títulos y ubicaciones o Ver solo libre/ocupado. Haga clic en Compartir. - Agregar más personas con niveles diferentes
Repita el proceso para cada persona. Puede asignar un nivel de detalle diferente a cada una. Los cambios surten efecto de inmediato. - Quitar o cambiar a una persona más adelante
Vuelva a la misma página de configuración. Busque el nombre de la persona y haga clic en el icono de papelera para quitarla. Use la lista desplegable para cambiar su nivel de detalle.
Errores comunes al establecer permisos de calendario por persona
El permiso predeterminado anula la configuración individual
Si el nivel de permiso Predeterminado está establecido en Detalles completos, todos los usuarios internos ven los detalles completos aunque usted establezca una persona específica en Libre/Ocupado. El permiso personalizado anula el predeterminado solo cuando lo establece en un nivel inferior. Para solucionarlo, establezca el nivel Predeterminado en Libre/Ocupado y luego otorgue un acceso superior a las personas que lo necesiten.
Los cambios no aparecen de inmediato para los usuarios externos
Cuando comparte su calendario con alguien fuera de su organización, el cambio de permiso puede tardar hasta 24 horas en aplicarse. Para acelerarlo, pida al usuario externo que cierre y vuelva a abrir Outlook o que actualice la vista de su calendario.
Los delegados no pueden establecer permisos por persona
Si otorga a alguien acceso de Editor o Delegado, esa persona puede cambiar los permisos de su calendario a menos que la restrinja. Para evitarlo, no asigne acceso de Editor o Delegado a los usuarios que solo necesitan ver su calendario.
El calendario no aparece en el panel de carpetas del destinatario
Después de compartir su calendario, el destinatario debe agregarlo a su Outlook. En Outlook de escritorio, debe ir a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta, hacer clic en Cambiar y luego en Más configuraciones > Avanzado > Abrir el calendario de otro usuario. Debe escribir su nombre y hacer clic en Aceptar.
| Elemento | Outlook de escritorio (Windows) | Outlook en la web |
|---|---|---|
| Agregar un usuario | Propiedades del calendario > pestaña Permisos > Agregar | Configuración > Calendario > Calendarios compartidos > Agregar una persona |
| Establecer el nivel de detalle por persona | Seleccione el usuario y elija Nivel de permiso en la lista desplegable | Seleccione el usuario y elija el nivel de detalle en la lista desplegable |
| Permiso predeterminado | Se establece mediante la entrada Predeterminado en la pestaña Permisos | No es configurable en la interfaz web; usa Libre/Ocupado de forma predeterminada |
| Acceso de Editor disponible | Sí, mediante la lista Nivel de permiso | No, solo permisos de nivel de vista |
| Compatibilidad con usuarios externos | Sí, pero requiere enviar una invitación para compartir | Sí, pero limitado a solo lectura |
Ahora puede compartir su calendario de Outlook con cada persona en el nivel de detalle que se ajuste a sus necesidades. Comience estableciendo el permiso predeterminado en Libre/Ocupado para proteger su privacidad. Luego agregue usuarios individuales y asigne un acceso superior solo a quienes necesiten más información. Para un control avanzado, use la aplicación de escritorio de Outlook en lugar de Outlook en la web, ya que admite los niveles Editor y Delegado.