Cómo cambiar entre cuentas personales y de trabajo en Excel y cerrar sesión correctamente

Es posible que necesites usar diferentes cuentas de Microsoft para archivos personales y de trabajo en Excel. Esto suele ocurrir cuando tu organización utiliza una suscripción separada de Microsoft 365. Excel puede gestionar varias cuentas iniciadas, pero cambiar entre ellas o cerrar sesión requiere pasos específicos. Este artículo explica cómo cambiar tu cuenta activa y cerrar sesión completamente desde Excel en Windows.

Cómo maneja Excel múltiples cuentas de Microsoft

Excel para Microsoft 365 admite tener varias cuentas de Microsoft iniciadas simultáneamente. Tu cuenta personal puede ser una dirección estándar de Outlook.com o Hotmail. Tu cuenta de trabajo generalmente es proporcionada por el departamento de TI de tu empresa y termina con el dominio de tu organización. Excel utiliza una cuenta como usuario activo en cualquier momento. Esta cuenta activa determina dónde se guardan los nuevos archivos por defecto en OneDrive y qué sitios de SharePoint aparecen en el cuadro de diálogo Abrir. Las otras cuentas iniciadas permanecen disponibles para cambiar rápidamente. Necesitas una conexión a Internet activa para iniciar sesión o cambiar de cuenta por primera vez. Después, Excel puede usar credenciales almacenadas para mantenerte conectado.

Tipos de cuenta y permisos

Las cuentas de trabajo o escuela suelen tener políticas de seguridad más estrictas establecidas por los administradores. Estas pueden incluir autenticación multifactor obligatoria o restricciones sobre dónde puedes guardar archivos. Las cuentas personales tienen la configuración que tú mismo estableces. Cuando abres un archivo almacenado en una ubicación de OneDrive o SharePoint de trabajo, Excel puede pedirte que inicies sesión con la cuenta de trabajo correcta si no está activa. Las funciones de gestión de cuentas son las mismas en Excel para Windows, pero la experiencia de inicio de sesión está integrada en el sistema de seguridad de Windows.

Pasos para cambiar tu cuenta activa en Excel

Cambiar de cuenta cambia qué perfil de usuario se usa actualmente para guardar y abrir archivos. Las otras cuentas permanecen iniciadas y disponibles.

1. Abrir el menú Cuenta
   Inicia Excel y abre cualquier libro. Haz clic en la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda para ir a la vista Backstage. Luego selecciona Cuenta en la lista de la izquierda.
2. Ver tu información de usuario
   A la derecha, en la sección Información de usuario, verás el nombre y la foto de tu cuenta activa actual. Debajo, verás todas las demás cuentas que están iniciadas actualmente.
3. Iniciar el cambio
   Haz clic en el botón Cambiar cuenta. Aparecerá una ventana mostrando todas tus cuentas de Microsoft iniciadas.
4. Seleccionar la nueva cuenta
   Haz clic en la cuenta personal o de trabajo que quieras activar. Excel actualizará la interfaz y la cuenta seleccionada aparecerá ahora en la parte superior de la sección Información de usuario.

Cómo cerrar sesión de una cuenta en Excel

Cerrar sesión elimina tu perfil y credenciales de la aplicación Excel. Esto es útil en una computadora compartida.

1. Ir a Archivo > Cuenta
   En un libro de Excel abierto, haz clic en Archivo y luego selecciona Cuenta.
2. Elegir la opción de cerrar sesión
   Debajo de tu información de usuario activa, haz clic en el enlace Cerrar sesión. Aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación.
3. Confirmar el cierre de sesión
   Haz clic en Cerrar sesión nuevamente en el cuadro de diálogo de confirmación. Excel cerrará todos los libros abiertos y se reiniciará. Se te pedirá que inicies sesión con una cuenta cuando se vuelva a abrir.

Cerrar sesión en todas las cuentas

Para cerrar sesión en todas las cuentas, debes repetir el proceso de cierre de sesión para cada una. Comienza cambiando a la primera cuenta, cerrando sesión, y luego repite para la siguiente cuenta cuando Excel se reinicie. No hay un comando único para cerrar sesión en todas las cuentas a la vez.

Errores comunes y limitaciones

Excel sigue mostrando la cuenta anterior en el cuadro de diálogo Guardar

Después de cambiar, el cuadro de diálogo Guardar como podría seguir mostrando carpetas de OneDrive de una cuenta anterior. Esto ocurre porque Windows almacena en caché la información de la cuenta. Para solucionarlo, cierra Excel por completo y reinicia la aplicación. Las ubicaciones de Guardar como deberían actualizarse para reflejar la nueva cuenta activa.

No se puede cerrar sesión de una cuenta de trabajo

Si el enlace Cerrar sesión está atenuado para una cuenta de trabajo o escuela, es porque está gestionada por las políticas de TI de tu organización. La cuenta probablemente se agregó a través de Configuración de Windows. Debes eliminarla a nivel del sistema. Ve a Configuración de Windows > Cuentas > Correo y cuentas. Selecciona la cuenta de trabajo y haz clic en Quitar. Es posible que necesites aprobación de administrador en tu PC.

Cambiar de cuenta no cambia la licencia

La cuenta activa en Archivo > Cuenta es para la identidad del usuario. La licencia del producto, que determina las funciones disponibles, está vinculada a la cuenta utilizada para activar Microsoft 365. Si tienes una licencia de trabajo, verás “Producto activado” bajo tu cuenta de trabajo. Cambiar a una cuenta personal no cambia el conjunto de funciones con licencia; aún tendrás acceso a las funciones de trabajo.

Comparación de métodos de gestión de cuentas

Elemento	Cambiar cuenta	Cerrar sesión	Eliminar cuenta mediante Windows
Uso principal	Cambiar el usuario activo para acceso a archivos	Borrar credenciales de la aplicación Excel	Eliminar la cuenta de todo el PC
Efecto en otras cuentas	Las otras cuentas permanecen iniciadas	Solo afecta a la cuenta seleccionada	Elimina todos los rastros de esa cuenta
Mejor para	Uso diario con múltiples cuentas	Usar una computadora compartida temporalmente	Al dejar una empresa o dispositivo
Ubicación en Excel	Archivo > Cuenta > Cambiar cuenta	Archivo > Cuenta > Cerrar sesión	Configuración de Windows > Cuentas

Ahora puedes gestionar perfiles personales y de trabajo en Excel. Usa la función Cambiar cuenta para cambiar de contexto rápidamente durante tu jornada laboral. Si necesitas borrar todos los datos, recuerda también revisar la configuración de Cuentas de Windows. Para un control avanzado, usa el Centro de carga de Office para borrar archivos en caché del OneDrive de una cuenta específica.