Outlook le permite agregar campos personalizados a sus contactos para almacenar información que no cabe en los campos estándar. Estos campos personalizados pueden contener datos como identificadores internos de empleados, números de membresía o categorías personalizadas. Sin embargo, la barra de búsqueda predeterminada de Outlook no busca dentro de estos campos personalizados. Este artículo explica cómo localizar contactos buscando el valor de un campo de usuario personalizado mediante las funciones Búsqueda avanzada y Búsqueda instantánea de Outlook.
Puntos clave: buscar contactos por campo personalizado
- Ctrl+Shift+F (Búsqueda avanzada): Abre un cuadro de diálogo que le permite seleccionar campos personalizados e introducir un valor de búsqueda.
- Prefijo de Búsqueda instantánea “custom:”: Busca en todos los campos de texto personalizados de una carpeta cuando se escribe en el cuadro de búsqueda.
- Archivo > Opciones > Personas > Campos personalizados: Donde se crean nuevos campos personalizados antes de poder buscarlos.
Cómo funcionan los campos personalizados en los contactos de Outlook
Los campos personalizados son propiedades definidas por el usuario que se agregan a un formulario de contacto. Outlook almacena cada contacto en una carpeta que contiene un conjunto fijo de campos estándar: Nombre, Correo electrónico, Teléfono, Empresa, etc. Cuando necesita un campo que no existe en el conjunto predeterminado, crea un campo personalizado. El campo personalizado se convierte en una columna en la vista de carpeta y en un cuadro de texto en el formulario de contacto.
Outlook no indexa los campos personalizados de la misma manera en que indexa los campos estándar. La barra de búsqueda estándar de Outlook busca solo en los campos indexados, como Nombre, Correo electrónico, Asunto y Cuerpo. Los campos personalizados no se agregan al índice de búsqueda de forma predeterminada. Por eso, escribir un valor como “EMP-12345” en el cuadro de búsqueda no devuelve resultados aunque el valor exista en un campo personalizado llamado EmployeeID.
Para buscar en campos personalizados, debe usar uno de estos dos métodos: Búsqueda avanzada o la sintaxis de búsqueda personalizada en la Búsqueda instantánea. Ambos métodos funcionan en Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019 y Outlook 2016 en Windows 11 y Windows 10.
Requisitos previos: crear un campo personalizado antes de buscar
Antes de poder buscar en un campo personalizado, el campo debe existir en su carpeta de contactos. Si aún no ha agregado el campo personalizado a ningún contacto, siga estos pasos para crear uno.
- Abrir un formulario de contacto
Haga doble clic en cualquier contacto de su carpeta Contactos para abrir el formulario de contacto completo. - Abrir la sección Todos los campos
Haga clic en la pestaña Todos los campos en la parte superior del formulario de contacto. Si no ve esta pestaña, haga clic en el botón … (Más) de la cinta de opciones y seleccione Todos los campos. - Seleccionar Campos definidos por el usuario en la carpeta
En la lista desplegable etiquetada Seleccionar de, elija Campos definidos por el usuario en la carpeta. - Agregar un campo nuevo
Haga clic en el botón Nuevo. En el cuadro de diálogo Nuevo campo, escriba un nombre para el campo, por ejemplo EmployeeID. Establezca Tipo en Texto y Formato en Texto. Haga clic en Aceptar. - Agregar el campo al formulario de contacto
En la pestaña Todos los campos, busque su nuevo campo en la lista. Haga clic en Agregar al formulario. El campo ahora aparece como un cuadro de texto en la página General del formulario de contacto. - Guardar el contacto
Haga clic en Guardar y cerrar. El campo personalizado ahora está disponible para todos los contactos de esta carpeta.
Método 1: buscar con Búsqueda avanzada (Ctrl+Shift+F)
La Búsqueda avanzada es la forma más confiable de buscar en campos personalizados. Muestra un formulario donde puede elegir el campo exacto e introducir el valor de búsqueda.
- Abrir Búsqueda avanzada
Presione Ctrl+Shift+F en el teclado. Como alternativa, haga clic en el cuadro de búsqueda de Outlook y presione Ctrl+Shift+F. - Seleccionar la carpeta Contactos
En la lista desplegable Buscar, elija Contactos. En la lista desplegable En, seleccione su carpeta Contactos. - Cambiar a la pestaña Avanzado
Haga clic en la pestaña Avanzado en la parte superior del cuadro de diálogo Búsqueda avanzada. - Definir el campo
Haga clic en el botón Campo. Desplácese hasta la parte inferior de la lista y haga clic en Campos definidos por el usuario en la carpeta. Seleccione su campo personalizado, por ejemplo EmployeeID. - Establecer la condición
En la lista desplegable Condición, seleccione contiene o es exactamente. Escriba el valor que busca en el cuadro Valor. - Agregar los criterios y buscar
Haga clic en Agregar a la lista. Los criterios aparecen en la lista de abajo. Haga clic en Buscar ahora. Outlook muestra todos los contactos que coinciden con el valor de su campo personalizado.
Método 2: buscar con Búsqueda instantánea y sintaxis personalizada
La Búsqueda instantánea de Outlook en Outlook 2016 y versiones posteriores admite un prefijo de búsqueda llamado custom:. Este prefijo indica a Outlook que busque en todos los campos de texto personalizados de la carpeta actual. Este método es más rápido que la Búsqueda avanzada, pero busca en todos los campos personalizados a la vez.
- Ir a su carpeta Contactos
Haga clic en el icono Personas del panel de navegación para abrir su carpeta principal de Contactos. - Hacer clic en el cuadro de búsqueda
Haga clic dentro del cuadro de búsqueda en la parte superior de la lista de contactos. La pestaña Buscar aparece en la cinta de opciones. - Escribir el prefijo personalizado y el valor
Escriba custom: seguido del valor que desea encontrar. Por ejemplo: custom:EMP-12345. No agregue un espacio entre los dos puntos y el valor. - Presionar Entrar
Outlook filtra la lista de contactos para mostrar solo los contactos que contienen el valor en cualquier campo de texto personalizado.
El prefijo custom: busca en todos los campos personalizados de tipo Texto de la carpeta. No busca en campos personalizados de tipo Número, Fecha o Sí/No. Para esos tipos, use la Búsqueda avanzada y seleccione el campo específico.
Si Outlook sigue teniendo problemas después de buscar en campos personalizados
La Búsqueda avanzada no muestra resultados aunque el valor existe
Esto suele ocurrir cuando el campo personalizado está definido en una carpeta diferente. Los campos personalizados son específicos de cada carpeta. Si creó el campo en su carpeta principal de Contactos pero está buscando en una subcarpeta, el campo no existe allí. Mueva el contacto a la carpeta donde creó el campo, o cree el mismo campo personalizado en la carpeta de destino siguiendo los pasos de la sección de requisitos previos.
La Búsqueda instantánea no devuelve resultados para el prefijo personalizado
La Búsqueda instantánea puede no devolver resultados si el índice de búsqueda está desactualizado o dañado. Recompile el índice de búsqueda yendo a Archivo > Opciones > Buscar > Opciones de indexación. Haga clic en Avanzado y luego haga clic en Recompilar. Este proceso puede tardar varios minutos. Una vez finalizada la recompilación, intente la búsqueda de nuevo.
El campo personalizado no aparece en la lista Campo de la Búsqueda avanzada
Si el campo personalizado no aparece en Campos definidos por el usuario en la carpeta, el campo se creó en una carpeta diferente o se eliminó. Abra el formulario de contacto, vaya a Todos los campos y compruebe que el campo existe. Si no existe, créelo de nuevo. Después de crear el campo y guardar un contacto que lo use, el campo aparece en la Búsqueda avanzada.
Búsqueda avanzada frente a Búsqueda instantánea con prefijo personalizado: diferencias clave
| Elemento | Búsqueda avanzada (Ctrl+Shift+F) | Búsqueda instantánea con prefijo custom: |
|---|---|---|
| Alcance de la búsqueda | Campo personalizado específico que seleccione | Todos los campos de texto personalizados de la carpeta |
| Tipos de campo admitidos | Texto, Número, Fecha, Sí/No y otros | Solo campos de texto |
| Precisión de la búsqueda | Coincidencia exacta o contiene | Solo contiene |
| Velocidad | Más lenta, usa un cuadro de diálogo aparte | Más rápida, funciona desde el cuadro de búsqueda |
| Requiere recompilar el índice | No | Sí, si el índice está desactualizado |
Use la Búsqueda avanzada cuando necesite buscar en un campo personalizado específico o en un campo que no sea de texto. Use el prefijo custom: cuando desee una búsqueda rápida en todos los campos de texto personalizados directamente desde el cuadro de búsqueda.