Cómo asignar carpetas del servidor de archivos a cuentas de OneDrive

Desea que los archivos de su servidor de archivos de la empresa sean accesibles a través de sus cuentas de OneDrive para la Empresa. El objetivo es sincronizar las carpetas del servidor para poder acceder a ellas desde cualquier dispositivo sin conectarse a la VPN corporativa. Este artículo explica los dos métodos principales para lograrlo: usar la sincronización de OneDrive con bibliotecas de documentos de SharePoint y usar la Redirección de carpetas de Windows con Known Folder Move. Conocerá los requisitos técnicos, las instrucciones de configuración paso a paso y los errores comunes que debe evitar al asignar el contenido del servidor de archivos a OneDrive.

Por qué asignar carpetas del servidor de archivos a OneDrive requiere una migración

OneDrive para la Empresa no se conecta de forma nativa a servidores de archivos locales. El servicio es solo en la nube y sincroniza los archivos almacenados en Microsoft 365, específicamente en las bibliotecas personales de OneDrive y en las bibliotecas de documentos de SharePoint. Para que las carpetas del servidor de archivos sean accesibles a través de OneDrive, debe mover o copiar los datos a un sitio de SharePoint o usar la Redirección de carpetas de Windows para cambiar dónde se almacenan los archivos de los usuarios. Ambos enfoques requieren una planificación cuidadosa para evitar la pérdida de datos y los problemas de permisos.

La restricción técnica principal es que el cliente de sincronización de OneDrive solo se comunica con los puntos de conexión de SharePoint y OneDrive. No admite los protocolos SMB ni NFS. Por lo tanto, cualquier método que utilice debe colocar los archivos dentro de una biblioteca de documentos de SharePoint o redirigir las carpetas locales de los usuarios a la nube. Este artículo abarca los dos métodos más comunes y compatibles: cargar en SharePoint y sincronizar, y usar la Redirección de carpetas con Known Folder Move.

Método 1: Cargar las carpetas del servidor de archivos en SharePoint y sincronizar con OneDrive

Este método mueve los datos de su servidor de archivos a una biblioteca de documentos de SharePoint. Luego, los usuarios sincronizan esa biblioteca en sus equipos mediante el cliente de sincronización de OneDrive. Este enfoque funciona mejor para carpetas departamentales compartidas a las que necesitan acceder varios usuarios.

1. Crear un sitio de SharePoint para los datos del servidor de archivos
   Vaya al Centro de administración de Microsoft 365 y cree un nuevo sitio de grupo o sitio de comunicación. Asígnele un nombre que coincida con el recurso compartido del servidor de archivos, como “Finance Files” o “Project Archive”.
2. Cargar las carpetas del servidor de archivos en una biblioteca de documentos
   Abra el sitio de SharePoint, vaya a Documentos y use el botón Cargar para copiar la estructura de carpetas. Para grandes cantidades de datos, use la Herramienta de migración de SharePoint disponible en el Centro de administración de Microsoft 365. Esta herramienta conserva los permisos y los metadatos.
3. Establecer permisos en la biblioteca de SharePoint
   Reemplace los permisos NTFS del servidor de archivos por permisos de SharePoint. Asigne los grupos de miembros o visitantes del sitio para controlar el acceso de lectura y escritura. No mezcle permisos locales y en la nube sobre los mismos datos.
4. Sincronizar la biblioteca de SharePoint con OneDrive
   En el equipo de cada usuario, abra la configuración de OneDrive, haga clic en la pestaña Cuenta y elija Agregar una cuenta. Inicie sesión con las credenciales de Microsoft 365 del usuario. Luego, vaya a la biblioteca de SharePoint en un explorador, haga clic en Sincronizar y el cliente de sincronización de OneDrive descargará los archivos a una carpeta local en el perfil del usuario.
5. Redirigir las letras de unidad asignadas a la carpeta sincronizada
   Si los usuarios antes accedían al servidor de archivos mediante una unidad asignada, cree una nueva asignación de unidad usando la ruta local de la biblioteca de SharePoint sincronizada. Por ejemplo, asigne Z: a C:\Users\[username]\SharePoint\Finance Files. Use un script de inicio de sesión o Preferencias de directiva de grupo para automatizar esta asignación.

Método 2: Usar la Redirección de carpetas con Known Folder Move

Este método redirige las carpetas Escritorio, Documentos e Imágenes del usuario desde el equipo local o el servidor de archivos a OneDrive. Es mejor para los archivos personales de los usuarios que antes se almacenaban en una unidad principal del servidor de archivos. Known Folder Move es una característica de OneDrive que mueve automáticamente estas carpetas a OneDrive y las mantiene sincronizadas.

1. Configurar la Directiva de grupo de Redirección de carpetas
   Abra la Consola de administración de directivas de grupo. Cree un nuevo GPO o edite uno existente. Vaya a Configuración de usuario > Directivas > Configuración de Windows > Redirección de carpetas. Haga clic con el botón secundario en cada carpeta Escritorio, Documentos, Imágenes y establezca el destino en Redirigir a la carpeta de OneDrive del usuario. Use la configuración “Redirigir la carpeta a la cuenta de OneDrive para la Empresa del usuario”.
2. Habilitar Known Folder Move en OneDrive
   En el mismo GPO, vaya a Configuración del equipo > Plantillas administrativas > OneDrive. Habilite la directiva “Mover silenciosamente las carpetas conocidas de Windows a OneDrive”. Esto garantiza que, cuando los usuarios inicien sesión en OneDrive, sus carpetas Escritorio, Documentos e Imágenes se muevan automáticamente sin avisos.
3. Migrar los datos existentes del servidor de archivos a OneDrive
   Antes de aplicar el GPO, copie el contenido de la unidad principal del servidor de archivos del usuario a su OneDrive. Use la Herramienta de migración de SharePoint o una copia manual. Asegúrese de que la estructura de carpetas coincida con lo que OneDrive espera: Escritorio, Documentos e Imágenes en la raíz.
4. Aplicar el GPO y cerrar sesión o reiniciar
   Vincule el GPO a la unidad organizativa que contiene a los usuarios. Indique a los usuarios que cierren sesión en Windows y vuelvan a iniciarla. Cuando inicien OneDrive, las carpetas conocidas se redirigirán y se sincronizarán con la nube.
5. Quitar la asignación anterior de la unidad principal del servidor de archivos
   Después de confirmar que todos los archivos están sincronizados, elimine el recurso compartido de la unidad principal del usuario en el servidor de archivos. Actualice los scripts de inicio de sesión para que dejen de asignar la unidad anterior.

Problemas comunes al asignar carpetas del servidor de archivos a OneDrive

El cliente de sincronización de OneDrive muestra el error “Este archivo no se puede sincronizar”

Este error se produce cuando la carpeta del servidor de archivos contenía archivos o nombres de carpeta no válidos en SharePoint. No se permiten caracteres como #, % y &. Antes de cargar, cambie el nombre de los archivos y carpetas para quitar estos caracteres. Use la Herramienta de migración de SharePoint, que cambia automáticamente el nombre de los elementos problemáticos.

La Redirección de carpetas falla porque OneDrive no está configurado

Si Known Folder Move está habilitado pero OneDrive no se ha configurado en el equipo del usuario, la redirección no funcionará. Asegúrese de que el cliente de sincronización de OneDrive esté instalado y de que los usuarios inicien sesión al menos una vez antes de que se aplique el GPO. Puede implementar OneDrive mediante Microsoft Intune o Instalación de software de Directiva de grupo.

Los permisos se pierden después de la migración

Los permisos NTFS del servidor de archivos no se transfieren a SharePoint. Debe volver a aplicar los permisos mediante grupos de SharePoint. Para la Redirección de carpetas con Known Folder Move, el OneDrive personal del usuario es privado de forma predeterminada. Ningún otro usuario puede ver esos archivos a menos que el propietario los comparta.

Cargar en SharePoint frente a Redirección de carpetas: Diferencias clave

Elemento	Cargar en SharePoint y sincronizar	Redirección de carpetas con Known Folder Move
Ideal para	Carpetas departamentales compartidas a las que acceden varios usuarios	Archivos personales del usuario, como Documentos y Escritorio
Modelo de permisos	Grupos de SharePoint y permisos del sitio	Biblioteca personal de OneDrive, privada de forma predeterminada
Comportamiento de sincronización	Los usuarios sincronizan la biblioteca manualmente o mediante una directiva	Sincronización automática mediante Known Folder Move
Ruta de archivo en el equipo	C:\Users\[user]\SharePoint\[Site Name]	C:\Users\[user]\OneDrive – [Tenant Name]\Documents
Retirada del servidor de archivos	Requiere un cambio manual después de la migración	La unidad principal se puede quitar después de aplicar el GPO

Asignar carpetas del servidor de archivos a OneDrive requiere mover los datos a SharePoint o redirigir las carpetas de los usuarios a OneDrive. El método que elija depende de si los datos son compartidos o personales. Después de la migración, los usuarios pueden acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo sin conectarse a la red corporativa. Para verificar que todo funciona, abra la configuración de OneDrive y compruebe que el estado de sincronización muestra marcas de verificación verdes en todos los archivos. Para un control avanzado, use las plantillas de Directiva de grupo de OneDrive para aplicar la configuración de sincronización y bloquear la sincronización de tipos de archivo específicos.