Cómo ajustar el tono del correo electrónico con Copilot en Outlook

Has redactado un correo electrónico en Outlook, pero el tono no parece adecuado para el destinatario o la situación. El mensaje puede ser demasiado informal para un cliente o demasiado formal para un colega. La función Copilot de Outlook puede analizar y reescribir el tono de tu correo para que se ajuste mejor a tu intención.

Esta herramienta impulsada por IA sugiere redacciones alternativas directamente en la ventana de redacción. Este artículo te mostrará los pasos para usar Copilot y ajustar el tono de tus correos electrónicos antes de enviarlos.

Cómo funciona la función de ajuste de tono de Copilot

Copilot en Outlook es un asistente de IA integrado en Microsoft 365. Para la redacción de correos electrónicos, ofrece dos funciones principales: generar un nuevo borrador a partir de una indicación y reescribir texto existente. La capacidad de ajuste de tono se encuentra dentro de la función de reescritura.

Cuando le pides a Copilot que cambie el tono de un correo, analiza el lenguaje, la estructura de las oraciones y la elección de palabras de tu borrador. Luego produce una nueva versión que se alinea con el estilo solicitado, como formal, amigable o conciso. La función no envía el correo por ti. Mantienes el control total para revisar, editar y aprobar todos los cambios.

Requisitos previos para usar Copilot

Para usar Copilot para el ajuste de tono, necesitas una suscripción específica de Microsoft 365. Se requiere un plan comercial o empresarial que incluya Microsoft Copilot para Microsoft 365. La función está disponible en la aplicación de escritorio de Outlook para Windows y Mac, así como en Outlook en la web. Debes iniciar sesión con tu cuenta de trabajo o escuela que tenga la licencia adecuada.

Pasos para reescribir el tono de un correo electrónico con Copilot

Los siguientes pasos te guían para usar Copilot y ajustar el tono de un correo que ya has escrito. Este es el uso más común para ajustar un mensaje.

1. Abre un nuevo correo y redacta tu borrador
   Inicia un nuevo mensaje de correo en Outlook. Escribe tu borrador inicial como lo harías normalmente. No necesitas perfeccionarlo, ya que Copilot te ayudará a refinarlo.
2. Abre el panel de Copilot
   En la ventana de redacción del correo, busca el icono de Copilot en la cinta de opciones. Por lo general, está en el medio de la barra de herramientas. Haz clic en este icono para abrir el panel de Copilot en el lado derecho de tu pantalla.
3. Ingresa un comando de reescritura
   En el panel de Copilot, verás un cuadro de texto. Escribe una instrucción clara sobre cómo cambiar el tono. Los comandos efectivos incluyen “Haz esto más profesional”, “Reescribe esto para que suene más amigable” o “Haz el tono más formal”. Luego presiona Enter.
4. Revisa la reescritura sugerida
   Copilot generará una nueva versión del texto de tu correo en el panel. Léela cuidadosamente para ver si el tono coincide con tu objetivo. El texto original permanece en tu ventana de redacción, sin cambios en este punto.
5. Inserta los cambios
   Si estás satisfecho con el nuevo tono, haz clic en el botón “Insertar” que aparece debajo de la sugerencia de Copilot. Esto reemplaza el texto en tu ventana de redacción con la versión reescrita. Luego puedes hacer ediciones manuales finales antes de enviar.

Generar un nuevo borrador con un tono específico

También puedes pedirle a Copilot que escriba un nuevo correo desde cero con el tono deseado. Haz clic en el botón “Redactar con Copilot” en la cinta de redacción. En la ventana emergente, describe el propósito del correo y especifica el tono. Por ejemplo, escribe “Un correo educado a un proveedor solicitando una factura actualizada, mantenlo formal”. Copilot generará un borrador completo que luego podrás editar y enviar.

Errores comunes y limitaciones a evitar

Las sugerencias de Copilot no son conscientes del contexto

Copilot reescribe el texto basándose en patrones generales de lenguaje. No comprende la jerga específica de tu empresa, los nombres de proyectos internos ni la relación única que tienes con el destinatario. Siempre revisa la sugerencia para asegurarte de que no haya cambiado detalles críticos o términos técnicos.

Dependencia excesiva de una sola sugerencia

Si la primera reescritura no es del todo correcta, puedes refinarla. No te limites a aceptarla o rechazarla. En el panel de Copilot, puedes escribir un comando de seguimiento como “Hazlo un poco menos formal” o “Acorta el segundo párrafo”. Iterar con instrucciones más específicas a menudo produce un mejor resultado.

Olvidar revisar antes de enviar

El paso más importante es tu revisión. Copilot es una herramienta, no un remitente autónomo. Después de insertar el texto reescrito, lee todo el correo de principio a fin. Verifica la precisión, la claridad y confirma que el tono sea apropiado. Busca cualquier frase extraña que la IA pueda haber introducido.

Ajuste manual del tono vs. reescritura con Copilot

Elemento	Edición manual	Reescritura con Copilot
Velocidad	Más lenta, requiere cambios de palabras individuales	Más rápida, genera una nueva versión completa al instante
Consistencia	Depende de tu habilidad de escritura y enfoque	Aplica un estilo de tono uniforme en todo el mensaje
Aporte creativo	Control total sobre cada frase y matiz	Proporciona sugerencias generadas por IA que debes aprobar
Mejor para	Ajustes menores o contenido altamente técnico/sensible	Revisar rápidamente el tono de un borrador más largo o problemático

Ahora puedes usar Copilot en Outlook para ajustar rápidamente el tono de tus correos electrónicos para que sean más profesionales, concisos o amigables. Comienza abriendo el panel de Copilot en tu próximo borrador y probando un comando simple como “Haz esto más formal”. Para un consejo avanzado, combina comandos de tono con otras solicitudes. Por ejemplo, escribe “Haz este correo más persuasivo y acórtalo a tres oraciones” para obtener una reescritura específica con múltiples objetivos.