Cuando agrega un buzón de carpetas públicas a un perfil de Outlook que usa el Modo Cached Exchange, es posible que la jerarquía de carpetas públicas no aparezca automáticamente. Esto ocurre porque Outlook almacena en caché la lista de carpetas del buzón principal, pero no siempre sincroniza los datos del buzón de carpetas públicas sin una configuración manual. Este artículo explica cómo agregar un buzón de carpetas públicas a un perfil en caché de Outlook usando los pasos correctos en Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021 y Outlook 2019.
Aprenderá cómo habilitar la visualización de carpetas públicas, configurar los ajustes de la cuenta y verificar que las carpetas aparezcan en el panel de navegación. Las instrucciones se aplican tanto a Windows 11 como a Windows 10.
Puntos clave: Agregar un buzón de carpetas públicas a un perfil en caché de Outlook
- Panel de carpetas > Carpetas públicas > Todas las carpetas públicas: Haga clic con el botón derecho y elija Agregar a Favoritos para anclar el buzón al panel de navegación.
- Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > Cambiar > Más configuraciones > Avanzado: Habilite Carpetas públicas en la configuración de Microsoft Exchange para el perfil en caché.
- Reinicio de Outlook después de habilitar las carpetas públicas: Necesario para que la jerarquía se sincronice por completo cuando se usa el Modo Cached Exchange.
Por qué los buzones de carpetas públicas no aparecen en los perfiles en caché
Los buzones de carpetas públicas son independientes del buzón principal del usuario en Exchange Online o Exchange Server. Cuando configura un perfil de Outlook en el Modo Cached Exchange, Outlook descarga una copia local de los datos del buzón para mejorar el rendimiento. De forma predeterminada, la jerarquía de carpetas públicas no se incluye en esa descarga a menos que la habilite explícitamente en la configuración de la cuenta.
Los administradores de Exchange suelen crear buzones de carpetas públicas dedicados para almacenar calendarios, contactos o archivos de correo electrónico compartidos. Los usuarios que se conectan con un perfil en caché pueden ver las carpetas públicas en el panel de carpetas solo después de que el administrador les otorgue permisos y el cliente esté configurado correctamente. Sin la configuración adecuada, el buzón de carpetas públicas permanece invisible incluso cuando el usuario tiene derechos de acceso completo.
El papel del Modo Cached Exchange
El Modo Cached Exchange crea una copia sin conexión del buzón del usuario en el equipo local. Esto reduce la carga del servidor y mejora la capacidad de respuesta. Sin embargo, la jerarquía de carpetas públicas se trata como un almacén de datos independiente. Outlook no sincroniza el buzón de carpetas públicas automáticamente a menos que modifique la configuración de la cuenta. La opción que controla esto se encuentra en el cuadro de diálogo Configuración avanzada de Microsoft Exchange.
Permisos necesarios
Antes de poder agregar un buzón de carpetas públicas, debe tener al menos permiso de Revisor en la carpeta pública. Comuníquese con su administrador de Exchange para confirmar su acceso. Sin los permisos correctos, el buzón de carpetas públicas no aparecerá incluso después de completar los pasos de configuración.
Pasos para agregar un buzón de carpetas públicas a un perfil en caché de Outlook
Siga estos pasos para habilitar las carpetas públicas en un perfil en caché de Outlook. El procedimiento funciona para Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019 y Outlook 2016.
- Abra Configuración de la cuenta en Outlook
En Outlook, haga clic en la pestaña Archivo. Haga clic en Configuración de la cuenta y seleccione Configuración de la cuenta en el menú desplegable. - Seleccione la cuenta de Exchange y haga clic en Cambiar
En el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta, seleccione su cuenta de Microsoft Exchange. Haga clic en el botón Cambiar situado encima de la lista de cuentas. - Abra Más configuraciones
En el cuadro de diálogo Cambiar cuenta, haga clic en Más configuraciones. Esto abre el cuadro de diálogo Microsoft Exchange. - Habilite Carpetas públicas en la pestaña Avanzado
Haga clic en la pestaña Avanzado. En la sección Abrir estos buzones adicionales, marque la casilla Descargar Carpetas públicas favoritas. Esta configuración obliga a Outlook a sincronizar la jerarquía de carpetas públicas en el Modo Cached Exchange. - Aplique los cambios y reinicie Outlook
Haga clic en Aceptar para cerrar todos los cuadros de diálogo abiertos. Haga clic en Siguiente y luego en Finalizar en el asistente de configuración de la cuenta. Cierre y reinicie Outlook por completo. Después del reinicio, las carpetas públicas aparecen en el panel de carpetas si tiene permisos.
Agregue el buzón de carpetas públicas a Favoritos
Una vez que la jerarquía sea visible, puede agregar el buzón de carpetas públicas a sus Favoritos para tener acceso rápido.
- Localice la carpeta pública en el panel de carpetas
En el panel de navegación izquierdo, desplácese hacia abajo hasta la sección Carpetas públicas. Expanda Todas las carpetas públicas para ver la lista de buzones de carpetas públicas. - Haga clic con el botón derecho en el buzón de carpetas públicas y elija Agregar a Favoritos
Haga clic con el botón derecho en el buzón de carpetas públicas deseado. Seleccione Agregar a Favoritos en el menú contextual. La carpeta ahora aparece en la sección Favoritos en la parte superior del panel de carpetas.
Si las carpetas públicas aún no aparecen después de la configuración
Incluso después de habilitar la configuración Descargar Carpetas públicas favoritas, algunos usuarios descubren que el buzón de carpetas públicas permanece oculto. Los siguientes problemas son las razones más comunes.
El buzón de carpetas públicas no está asignado a la cuenta del usuario
Un administrador de Exchange debe asignar el buzón de carpetas públicas a su cuenta de usuario. Esto se hace mediante el Centro de administración de Exchange o PowerShell. Sin esta asignación, la jerarquía de carpetas públicas no aparece en Outlook independientemente de la configuración del cliente. Pida a su administrador que ejecute el siguiente comando de PowerShell: Add-MailboxPermission -Identity “PublicFolderMailboxName” -User “YourUsername” -AccessRights FullAccess. Después de aplicar la asignación, reinicie Outlook.
Outlook se ejecuta en modo En línea
Si su perfil de Outlook está configurado para usar el modo En línea en lugar del Modo Cached Exchange, la configuración Descargar Carpetas públicas favoritas no está disponible. Para verificarlo, vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Seleccione la cuenta de Exchange y haga clic en Cambiar. En Configuración sin conexión, confirme que Usar Modo Cached Exchange esté marcado. Si no está marcado, habilítelo y reinicie Outlook.
Carpetas públicas favoritas no está marcado en la configuración Avanzado
Vuelva a comprobar Más configuraciones > pestaña Avanzado. La casilla Descargar Carpetas públicas favoritas debe estar marcada. Si la casilla está atenuada, es posible que la versión de su servidor Exchange o su versión de Outlook no admitan esta característica. Outlook 2013 y versiones posteriores la admiten con Exchange 2010 o posterior. Para Exchange Online, la característica es compatible con todas las versiones actuales de Outlook.
Modo Cached Exchange frente al modo En línea para carpetas públicas
| Elemento | Modo Cached Exchange | Modo En línea |
|---|---|---|
| Disponibilidad de carpetas públicas | Requiere que Descargar Carpetas públicas favoritas esté marcado en la configuración Avanzado | Las carpetas públicas aparecen automáticamente si el usuario tiene permisos |
| Rendimiento | Respuesta más rápida después de la sincronización inicial; la copia local reduce las llamadas de red | Más lento porque cada acceso a la carpeta consulta el servidor |
| Acceso sin conexión | Las carpetas públicas favoritas están disponibles sin conexión si se sincronizan | Sin acceso sin conexión; requiere conexión de red |
| Complejidad de la configuración | Requiere una configuración explícita y posible asignación por parte del administrador | Sin configuración adicional; solo se necesitan permisos |
Conclusión
Ahora puede agregar un buzón de carpetas públicas a un perfil en caché de Outlook habilitando la configuración Descargar Carpetas públicas favoritas en las opciones Avanzado de Microsoft Exchange. Esto obliga a Outlook a sincronizar la jerarquía de carpetas públicas localmente y mostrarla en el panel de carpetas. Si las carpetas aún no aparecen, consulte con su administrador de Exchange para confirmar que el buzón de carpetas públicas esté asignado a su cuenta. Como siguiente paso, explore la característica Agregar a Favoritos para anclar las carpetas públicas más usadas en la parte superior de su panel de navegación para un acceso más rápido. Para usuarios avanzados, el modificador de línea de comandos Outlook /resetfolders puede forzar una resincronización completa de la jerarquía de carpetas si la configuración no surte efecto después del reinicio.