Necesita comprobar cómo se verá su hoja de cálculo en papel antes de imprimir. La vista previa de impresión muestra los márgenes, los saltos de página y el diseño. Excel ofrece un atajo de teclado para abrir esta vista directamente. Este artículo explica cómo usar Ctrl+P para abrir la vista previa de impresión y ajustar la configuración de impresión.
Puntos clave: Abrir la vista previa de impresión de Excel
- Ctrl+P: Abre la vista Backstage de impresión, que incluye una vista previa de página completa del documento.
- Configuración del panel de vista previa de impresión: Use los controles situados debajo de la vista previa para ajustar los márgenes, la orientación y el escalado.
- Tecla Esc: Cierra la vista Backstage de impresión y vuelve a la vista normal de la hoja de cálculo.
Qué muestra la vista previa de impresión
La vista previa de impresión en Microsoft Excel no es una ventana independiente. Forma parte de la vista Backstage de impresión, a la que se accede desde el menú Archivo. Esta vista muestra una vista previa en vivo de la hoja de cálculo activa tal como aparecerá en la página impresa. Puede ver los efectos de la configuración de página actual, incluidos los encabezados, los pies de página, los márgenes y dónde insertará Excel los saltos de página automáticos.
Antes de usar el atajo, asegúrese de que la hoja de cálculo tenga datos. La vista previa estará en blanco para una hoja vacía. La función funciona en todas las versiones modernas de Excel para Windows, incluidas las de Microsoft 365. La vista previa se actualiza en tiempo real a medida que cambia ajustes como la orientación o el escalado.
Pasos para abrir y usar la vista previa de impresión con Ctrl+P
- Abra el libro y seleccione una hoja de cálculo
Inicie Excel y abra el libro que contiene los datos que desea imprimir. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo específica en la parte inferior para convertirla en la hoja activa. - Presione el atajo de teclado Ctrl+P
Con la hoja de cálculo activa, mantenga presionada la tecla Ctrl y, a continuación, presione la tecla P. Suelte ambas teclas. Esta acción abre la vista Backstage de Archivo directamente en la sección Imprimir. - Revise la vista previa de impresión
El panel principal de la derecha muestra una vista previa de página completa. Use el control deslizante de zoom de la esquina inferior derecha de la ventana para ver los datos más de cerca. Navegue por varias páginas con los botones de flecha izquierda y derecha situados debajo de la vista previa. - Ajuste la configuración de impresión
Use los controles de la sección Configuración de la izquierda. Puede cambiar la impresora, el número de copias, las páginas que desea imprimir y la orientación de la hoja. Cambios como pasar de Vertical a Horizontal actualizan la vista previa de inmediato. - Ajuste con precisión el diseño de página
Haga clic en el vínculo Configurar página situado en la parte inferior de la lista Configuración. Se abre un cuadro de diálogo para un control más preciso de los márgenes, los encabezados y pies de página, y opciones de la hoja como las líneas de división. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios y verlos en la vista previa. - Salga de la vista previa de impresión
Para volver a la hoja de cálculo sin imprimir, presione la tecla Esc del teclado. Como alternativa, haga clic en la flecha Atrás de la esquina superior izquierda de la ventana. La configuración de diseño se guarda con el libro.
Errores comunes y limitaciones
Ctrl+P muestra el cuadro de diálogo Imprimir en lugar de la vista previa
En algunas versiones anteriores de Excel o con determinadas configuraciones del sistema, Ctrl+P puede abrir un cuadro de diálogo Imprimir clásico. Este cuadro de diálogo suele tener un botón Vista previa en el que debe hacer clic. Para obtener la vista previa moderna de Backstage, asegúrese de usar Excel 2013 o una versión posterior. También puede acceder a la vista previa si va a Archivo > Imprimir.
Faltan datos o columnas en la vista previa de impresión
Si las columnas se cortan en la vista previa, los datos son más anchos que el tamaño del papel. En el panel Configuración, pruebe a cambiar Escalado a Ajustar hoja en una página. Tenga en cuenta que esto puede hacer que el texto sea muy pequeño. Para un mejor control, defina manualmente las áreas de impresión y ajuste el ancho de las columnas en la hoja de cálculo antes de usar Ctrl+P.
No se pueden editar datos en la vista previa de impresión
La vista Backstage de impresión es solo para la vista previa y la configuración. No puede editar el contenido de las celdas, las fórmulas ni el formato desde esta pantalla. Para hacer cambios, debe presionar Esc para salir, editar la hoja de cálculo con normalidad y, a continuación, presionar Ctrl+P de nuevo para actualizar la vista previa.
Atajo de teclado frente a comando de la cinta de opciones
| Elemento | Atajo de teclado Ctrl+P | Comando Archivo > Imprimir de la cinta de opciones |
|---|---|---|
| Velocidad de acceso | Instantánea, directamente desde la hoja de cálculo | Más lenta, requiere navegación con el mouse |
| Vista principal | Se abre directamente en Backstage de impresión | Se abre directamente en Backstage de impresión |
| Ideal para | Comprobaciones frecuentes de la vista previa durante el trabajo | Cuando se prefiere el mouse o se enseña a otras personas |
| Método de salida | Tecla Esc o flecha Atrás | Tecla Esc o flecha Atrás |
Ahora puede comprobar rápidamente el diseño de impresión con el atajo Ctrl+P. Use las opciones de escalado para ajustar los datos de forma ordenada en las páginas. Para tener más control, aprenda a definir áreas de impresión personalizadas desde la pestaña Diseño de página. Recuerde que, si presiona F1 mientras está en la vista Backstage de impresión, se abre la ayuda específica para la configuración de impresión.