Si gestiona un equipo que crea muchas presentaciones de PowerPoint, es posible que las personas suelan recrear las mismas diapositivas desde cero. Una biblioteca de diapositivas en SharePoint almacena diapositivas aprobadas en una ubicación central para que cualquier persona de su organización pueda reutilizarlas directamente dentro de PowerPoint. Este artículo explica cómo configurar una biblioteca de diapositivas en SharePoint y cómo insertar diapositivas de esa biblioteca en presentaciones nuevas.
PowerPoint no tiene una función de biblioteca de diapositivas integrada en la aplicación de escritorio. En su lugar, almacene archivos de diapositivas individuales en SharePoint y luego insértelos usando el panel Reutilizar diapositivas. El proceso requiere un sitio de SharePoint con bibliotecas de documentos y una estrategia coherente de nombres de archivo para sus diapositivas.
Al finalizar esta guía, sabrá cómo crear una biblioteca de SharePoint para diapositivas, cómo guardar diapositivas como archivos separados y cómo insertarlas en cualquier presentación sin salir de PowerPoint.
Puntos clave: configuración y reutilización de la biblioteca de diapositivas
- Biblioteca de documentos de SharePoint con control de versiones habilitado: almacena archivos de diapositivas individuales para que pueda realizar un seguimiento de los cambios y revertir a versiones anteriores.
- Inicio > Nueva diapositiva > Reutilizar diapositivas > Abrir un archivo de PowerPoint: la ruta de menú para explorar su biblioteca de SharePoint y seleccionar las diapositivas que desea insertar.
- Convención de nombres de archivo de diapositivas como “Q3-2024-Financial-Overview.pptx”: hace que las diapositivas sean fáciles de buscar y encontrar en una biblioteca grande.
Cómo funciona una biblioteca de diapositivas en SharePoint
Una biblioteca de diapositivas no es una plantilla especial de SharePoint. Es una biblioteca de documentos estándar donde cada archivo de PowerPoint contiene exactamente una diapositiva. Cuando guarda una sola diapositiva como su propia presentación, puede almacenarla en SharePoint y reutilizarla más adelante.
El requisito clave es que cada diapositiva debe guardarse como un archivo .pptx separado. PowerPoint no permite insertar una sola diapositiva de un archivo con varias diapositivas almacenado en SharePoint a menos que abra ese archivo y copie la diapositiva manualmente. El panel Reutilizar diapositivas funciona con cualquier archivo .pptx, por lo que guardar las diapositivas individualmente hace que la biblioteca sea eficaz.
Requisitos previos
Antes de comenzar, confirme lo siguiente:
- Tiene acceso a un sitio de SharePoint donde puede crear o editar bibliotecas de documentos.
- Tiene al menos permisos de Editar o Colaborar en la biblioteca de documentos.
- Todas las diapositivas que planea compartir son versiones finales sin contenido confidencial ni borradores.
- Su equipo usa la misma versión de PowerPoint para Microsoft 365 o PowerPoint 2021.
Pasos para configurar una biblioteca de diapositivas en SharePoint
- Cree una nueva biblioteca de documentos en su sitio de SharePoint
Vaya a su sitio de SharePoint, seleccione el icono de engranaje de Configuración y luego elija Agregar una aplicación. Seleccione Biblioteca de documentos y asígnele el nombre “Slide Library” o algo descriptivo como “Corporate Slide Templates”. Haga clic en Crear. - Habilite el control de versiones para la biblioteca
Abra la biblioteca, haga clic en el engranaje de Configuración y seleccione Configuración de la biblioteca. En Configuración de versiones, establezca Requerir aprobación de contenido en No, Crear versiones principales en Sí y Mantener el siguiente número de versiones principales en 10 o más. Esto le permite restaurar versiones anteriores de una diapositiva si es necesario. - Cree una estructura de carpetas para organizar las diapositivas
En la biblioteca, haga clic en Nuevo > Carpeta. Cree carpetas por departamento, proyecto o tipo de diapositiva. Por ejemplo, las carpetas llamadas “Marketing”, “Finance” y “Operations” mantienen las diapositivas ordenadas. - Guarde diapositivas individuales como archivos de PowerPoint separados
Abra la presentación que contiene la diapositiva que desea compartir. Haga clic con el botón secundario en la miniatura de la diapositiva en el panel izquierdo y elija Duplicar diapositiva. Elimine todas las demás diapositivas excepto la duplicada. Vaya a Archivo > Guardar como > Examinar, navegue hasta su biblioteca de SharePoint y guarde el archivo con un nombre claro como “Hero-Image-Slide-Marketing.pptx”. Repita el proceso para cada diapositiva que desee agregar. - Establezca metadatos en cada archivo de diapositiva
En la biblioteca de SharePoint, seleccione un archivo de diapositiva y luego haga clic en el icono del panel de información (i). Agregue una descripción en el campo Descripción, como “Standard hero image slide with placeholder for tagline”. Si su biblioteca usa columnas personalizadas, complételas para facilitar el filtrado.
Cómo insertar diapositivas de la biblioteca de SharePoint en una presentación
- Abra una presentación en blanco o existente en PowerPoint
Inicie PowerPoint y abra la presentación donde desea agregar una diapositiva de la biblioteca. - Abra el panel Reutilizar diapositivas
En la pestaña Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de Nueva diapositiva. Seleccione Reutilizar diapositivas en el menú desplegable. El panel Reutilizar diapositivas aparece en el lado derecho de la ventana. - Navegue hasta la biblioteca de SharePoint
En el panel Reutilizar diapositivas, haga clic en Abrir un archivo de PowerPoint. Navegue hasta su biblioteca de SharePoint escribiendo la URL del sitio en la barra de direcciones o explorando las carpetas sincronizadas con OneDrive. Seleccione el archivo de diapositiva que desea y haga clic en Abrir. - Inserte la diapositiva
Las miniaturas de las diapositivas aparecen en el panel Reutilizar diapositivas. Haga clic en una miniatura para insertar esa diapositiva en su presentación en la posición actual del cursor. Para mantener el formato original de la diapositiva, marque Mantener formato de origen en la parte inferior del panel antes de hacer clic. - Repita el proceso para diapositivas adicionales
Cierre el archivo actual en el panel Reutilizar diapositivas haciendo clic en la X situada junto a su nombre. Luego haga clic de nuevo en Abrir un archivo de PowerPoint para navegar a otro archivo de diapositiva de la biblioteca.
Errores comunes al usar una biblioteca de diapositivas de SharePoint
Las diapositivas aparecen con formato dañado después de insertarlas
Esto ocurre cuando la diapositiva de origen usa fuentes, colores o efectos que no están disponibles en la presentación de destino. Para solucionarlo, asegúrese de que tanto la diapositiva de origen como la presentación de destino usen el mismo tema. Almacene un archivo de tema maestro en la misma biblioteca de SharePoint y aplíquelo a todos los archivos de diapositivas antes de guardarlos.
Los usuarios no pueden encontrar la biblioteca de diapositivas en el panel Reutilizar diapositivas
El panel Reutilizar diapositivas solo muestra los archivos que ha abierto recientemente o que están almacenados en su OneDrive. Si la biblioteca de SharePoint no está sincronizada con OneDrive, los usuarios deben hacer clic en Abrir un archivo de PowerPoint y escribir manualmente la URL del sitio de SharePoint en la barra de navegación. Un enfoque más sencillo es sincronizar la biblioteca de SharePoint con OneDrive para que aparezca en Este equipo en el cuadro de diálogo de archivos.
Los archivos de diapositivas se acumulan y se vuelven difíciles de buscar
Sin una convención de nombres, los usuarios perderán tiempo desplazándose por cientos de archivos. Cree un patrón de nombres estándar como [Project]-[SlideType]-[Date].pptx. Por ejemplo, “Q4-2024-Marketing-KPI-Slides.pptx”. Capacite a su equipo para seguir este patrón al guardar nuevas diapositivas en la biblioteca.
Biblioteca de diapositivas de SharePoint frente a carpeta personal de diapositivas de OneDrive
| Elemento | Biblioteca de diapositivas de SharePoint | Carpeta personal de diapositivas de OneDrive |
|---|---|---|
| Acceso | Todos los miembros del equipo con permisos | Solo el propietario, a menos que se comparta manualmente |
| Historial de versiones | Control de versiones integrado con más de 10 versiones | Historial de versiones limitado a 25 versiones |
| Búsqueda en el panel Reutilizar diapositivas | Requiere navegación manual o sincronización con OneDrive | Aparece automáticamente si está sincronizada |
| Ideal para | Plantillas y estándares de diapositivas para toda la empresa | Diapositivas personales o equipos de proyecto pequeños |
Una biblioteca de diapositivas de SharePoint funciona mejor cuando varias personas necesitan acceder al mismo conjunto de diapositivas aprobadas. OneDrive funciona bien para una persona que desea reutilizar sus propias diapositivas en distintas presentaciones. Para lograr coherencia en el equipo, elija SharePoint.
Ahora ya puede crear una biblioteca de SharePoint para diapositivas, guardar diapositivas individuales como archivos separados e insertarlas en cualquier presentación usando el panel Reutilizar diapositivas. A continuación, pruebe agregar columnas personalizadas a su biblioteca, como Departamento o Fecha de aprobación, para que los usuarios puedan filtrar diapositivas sin abrir cada archivo. Para una organización avanzada, use metadatos y vistas de SharePoint para crear una galería de miniaturas de diapositivas que se muestre directamente en el explorador.