Archivar un sitio de SharePoint antiguo de forma segura: lista de verificación de gobernanza

Archivar un sitio de SharePoint antiguo sin un plan puede provocar la pérdida de datos, enlaces rotos o la eliminación accidental de contenido que aún se necesita para cumplir con las normas. Los propietarios de sitios a menudo se enfrentan al desafío de saber qué pasos seguir para preservar la información mientras eliminan el sitio del uso activo. Este artículo explica una lista de verificación de gobernanza que abarca la retención, los permisos, la revisión del contenido y los procedimientos de bloqueo del sitio. Al final, tendrá un proceso repetible para archivar cualquier sitio de SharePoint de forma segura.

Por qué es necesaria una lista de verificación de gobernanza para archivar sitios de SharePoint

Cuando un sitio de SharePoint ya no se utiliza activamente, eliminarlo sin más puede causar pérdida de datos, referencias rotas en otros sitios o incumplimiento de las políticas de retención. Una lista de verificación de gobernanza proporciona una forma estructurada de revisar el contenido, confirmar la propiedad y aplicar el método de archivado correcto. Sin esta lista de verificación, los propietarios de sitios corren el riesgo de perder registros históricos o de exponer accidentalmente datos confidenciales que no se revisaron adecuadamente antes de archivarlos.

El proceso de archivado en SharePoint cambia el estado del sitio de activo a archivado. Los sitios archivados no se eliminan. Pasan a ser de solo lectura y se ocultan de la mayoría de los resultados de búsqueda y directorios de sitios. Los usuarios con permisos explícitos aún pueden acceder al sitio para ver el contenido, pero no pueden editar nada. Esto hace que el archivado sea más seguro que la eliminación, porque los datos siguen disponibles para cumplimiento o referencia.

Una lista de verificación de gobernanza abarca cinco áreas principales: inventario de contenido, revisión de permisos, comprobaciones de cumplimiento, creación de copias de seguridad y la acción de archivado en sí. Cada área incluye tareas específicas que deben completarse antes de pasar al siguiente paso. Seguir este orden evita omitir pasos que podrían provocar pérdida de datos o problemas de acceso más adelante.

Lista de verificación de gobernanza: pasos para archivar un sitio de SharePoint de forma segura

Complete estos pasos en orden. No omita ningún paso, ni siquiera para sitios pequeños. Cada paso protege contra un riesgo específico.

1. Identifique al propietario del sitio y a las partes interesadas
   Abra el centro de administración de SharePoint. Vaya a Sitios activos y seleccione el sitio. En el panel de detalles del sitio, compruebe el campo Propietarios. Póngase en contacto con el propietario principal para confirmar que el sitio ya no es necesario para el trabajo activo. Pregunte también si algún socio externo o equipo legal requiere acceso al contenido después del archivado.
2. Revise el contenido del sitio en busca de documentos activos
   Examine las bibliotecas y listas del sitio. Busque documentos con fechas de modificación recientes en los últimos 90 días. Si encuentra contenido activo, muévalo a otro sitio activo antes de archivarlo. Use el comando Mover a de la biblioteca de documentos para transferir archivos. No archive un sitio que aún contenga documentos que estén siendo editados por proyectos actuales.
3. Compruebe los requisitos de cumplimiento y retención
   Vaya al portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Compruebe si se aplica alguna etiqueta o directiva de retención al contenido del sitio. Si ya se ha aplicado una etiqueta de retención, el sitio archivado conservará esa etiqueta. Si no existe ninguna etiqueta, aplique una que coincida con el calendario de retención de su organización. Por ejemplo, aplique una etiqueta denominada “Archivo – Retención de 5 años” a todos los documentos del sitio mediante PowerShell o un script de actualización masiva.
4. Audite los permisos actuales y elimine los usuarios innecesarios
   En la configuración del sitio, seleccione Permisos del sitio. Revise todos los permisos directos y los miembros de cualquier grupo de Microsoft 365. Elimine a los usuarios que ya no necesiten acceso. Esto reduce la superficie de ataque después del archivado. Conserve solo al propietario del sitio y a los contactos de cumplimiento o legales. No elimine al propietario del sitio hasta que se haya confirmado el archivado.
5. Cree una copia de seguridad completa del sitio con el Shell de administración de SharePoint Online
   Abra Windows PowerShell como administrador. Ejecute Connect-SPOService -Url https://[tenant]-admin.sharepoint.com. Luego ejecute Export-SPOSite -Identity https://[tenant].sharepoint.com/sites/[site] -Path C:\Backups\[site].bak. Esto crea un archivo de copia de seguridad que se puede restaurar más adelante si es necesario. Guarde la copia de seguridad en una ubicación segura con acceso limitado a los administradores de TI.
6. Comunique el plan de archivado a los usuarios del sitio
   Envíe un correo electrónico a todos los miembros del sitio al menos 7 días antes del archivado. Incluya la fecha de archivado, qué sucederá con el sitio y cómo los usuarios pueden descargar o mover su contenido antes del archivado. Proporcione un vínculo a la ubicación de la copia de seguridad para los usuarios aprobados.
7. Archive el sitio con el centro de administración de SharePoint
   Vaya a Centro de administración de SharePoint > Sitios activos. Seleccione el sitio. En la barra de comandos, haga clic en Archivar. En el cuadro de diálogo de confirmación, revise la advertencia sobre el acceso de solo lectura y haga clic en Archivar. El sitio se mueve a la lista Sitios archivados. El proceso finaliza en unos minutos.
8. Verifique que el archivado se realizó correctamente
   Vaya a Centro de administración de SharePoint > Sitios archivados. Confirme que el sitio aparece en la lista. Abra la dirección URL del sitio en un explorador mientras está conectado como propietario del sitio. Verifique que todas las bibliotecas y listas se muestran en modo de solo lectura. Intente editar un documento para confirmar que la opción de edición está deshabilitada.

Errores comunes al archivar sitios de SharePoint y cómo evitarlos

Archivar un sitio que aún tiene flujos de trabajo activos o flujos de Power Automate

Si un sitio tiene flujos de Power Automate activos, archivarlo puede interrumpir esos flujos. Compruebe si el sitio tiene flujos en Power Automate. Vaya al sitio y seleccione Automatizar > Ver todos los flujos. Revise cada flujo y desactívelo o muévalo a otro sitio antes de archivar. Los flujos que hacen referencia al contenido del sitio fallarán después del archivado.

Olvidar preservar los vínculos de uso compartido externo

Los vínculos de uso compartido externo (vínculos de tipo “Cualquier persona”) dejan de funcionar después del archivado porque el sitio pasa a ser de solo lectura. Antes de archivar, descargue un informe de todos los vínculos de uso compartido externo. Vaya a la configuración del sitio y seleccione Uso del sitio. En Vínculos de uso compartido, exporte la lista. Comparta esta lista con el propietario del sitio para que pueda volver a crear los vínculos críticos en otro sitio si es necesario.

No comprobar las directivas de sitio aplicadas a los subsitios

Los subsitios pueden tener sus propios permisos únicos o directivas de retención. La acción de archivado se aplica al sitio de nivel superior, pero las directivas de los subsitios permanecen. Revise cada subsitio por separado. Aplique los mismos pasos de gobernanza a cada subsitio antes de archivar el sitio raíz. Si los subsitios tienen propietarios independientes, coordine con ellos por separado.

Eliminar el sitio en lugar de archivarlo

Eliminar un sitio lo envía a la papelera de reciclaje de SharePoint durante 93 días, tras los cuales se elimina de forma permanente. El archivado mantiene el sitio indefinidamente en modo de solo lectura. Si elimina un sitio accidentalmente, restáurelo desde la papelera de reciclaje dentro de los 93 días. Después de la restauración, archívelo correctamente. Use siempre la opción de archivar a menos que esté seguro de que el contenido del sitio ya no es necesario.

Sitio activo frente a sitio archivado: diferencias clave

Elemento	Sitio activo	Sitio archivado
Edición de contenido	Se permite la edición y carga completas	Solo lectura, sin ediciones ni cargas
Visibilidad en la búsqueda	Aparece en SharePoint y en Búsqueda de Microsoft	Oculto en los resultados de búsqueda
Aparición en el directorio de sitios	Se muestra en la página de inicio de SharePoint y en la lista de sitios	No se muestra en el directorio de sitios
Cambios de permisos	Los administradores pueden modificar los permisos	Los administradores del sitio aún pueden cambiar los permisos
Aplicación de etiquetas de retención	Las etiquetas se aplican con normalidad	Las etiquetas siguen aplicándose
Opción de restauración	N/D	Se puede desarchivar para restaurar la funcionalidad completa

Después de archivar, puede desarchivar un sitio si cambian las necesidades del negocio. Vaya a Centro de administración de SharePoint > Sitios archivados, seleccione el sitio y haga clic en Desarchivar. El sitio vuelve al estado activo con todo el contenido y los permisos anteriores intactos. Desarchivar es una operación rápida que finaliza en unos minutos.

Use la lista de verificación de gobernanza para cada sitio que archive, incluso si el sitio parece inactivo. La lista de verificación evita la pérdida de datos, garantiza el cumplimiento y da confianza a las partes interesadas de que el contenido archivado sigue siendo accesible cuando se necesita. Ejecute el comando de copia de seguridad de PowerShell antes de cada archivado para crear una red de seguridad para el contenido crítico.