Advertencia de umbral de biblioteca aparece por debajo de 5000 elementos: causa raíz y solución

Usted ve una advertencia que dice que una biblioteca de SharePoint se acerca al umbral de vista de lista, pero el número de elementos está muy por debajo de 5000. Esta advertencia puede aparecer incluso cuando una biblioteca contiene solo unos pocos cientos de elementos. La causa raíz no es el número total de elementos, sino cómo SharePoint calcula el umbral basado en metadatos y estructura de carpetas. Este artículo explica por qué la advertencia se activa en bibliotecas pequeñas y proporciona los pasos para eliminar la advertencia.

Por qué la advertencia de umbral aparece por debajo de 5000 elementos

SharePoint tiene un umbral de vista de lista de 5000 elementos para consultas estándar. La advertencia no verifica el número total de elementos en la biblioteca. En cambio, verifica cuántos elementos debe escanear una sola consulta. Cuando una biblioteca contiene más de 5000 elementos, SharePoint bloquea la consulta para proteger el rendimiento del servidor. Pero la advertencia también puede aparecer cuando una biblioteca tiene menos de 5000 elementos si la consulta escanea más de 5000 filas en la base de datos de contenido.

Esto sucede porque SharePoint almacena metadatos e historial de versiones en tablas separadas. Una consulta que incluye todas las versiones o metadatos complejos puede escanear más de 5000 filas incluso si la biblioteca muestra solo unos pocos cientos de archivos. Los desencadenantes más comunes son:

• Permisos específicos de carpeta. Cada carpeta con permisos únicos crea filas adicionales en la tabla de seguridad. Una biblioteca con 200 carpetas, cada una con permisos únicos, puede exceder el umbral durante una consulta que verifica permisos.
• Índices de columna faltantes. Una vista que ordena o filtra por una columna sin índice fuerza un escaneo completo de la tabla. Si la biblioteca tiene 3000 elementos pero la columna no está indexada, la consulta puede escanear todas las filas más las filas de historial de versiones, excediendo 5000.
• Vista de miniaturas de biblioteca de documentos. Esta característica genera miniaturas para imágenes y videos. El proceso en segundo plano consulta la biblioteca repetidamente y puede activar la advertencia en bibliotecas con menos de 5000 elementos.
• Metadatos extensos o historial de versiones. Una biblioteca con 1000 elementos pero 10 versiones por elemento almacena 10000 filas de versión. Una consulta que incluye historial de versiones escanea 10000 filas.

El mensaje de advertencia dice: “Esta lista es grande. El umbral de vista de lista se excede por el número de elementos en la vista. Intente agregar un índice.” La solución no es reducir el número de elementos, sino reducir el número de filas que la consulta debe escanear.

Pasos para eliminar la advertencia de umbral en bibliotecas con menos de 5000 elementos

Siga estos pasos en orden. Pruebe después de cada paso para ver si la advertencia desaparece.

Paso 1: Agregar un índice en la columna utilizada por la vista predeterminada

1. Abra Configuración de biblioteca
   Vaya a la biblioteca donde aparece la advertencia. Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración de biblioteca.
2. Abra la página de índices de columna
   En Columnas, haga clic en Columnas indexadas.
3. Agregue un índice
   Haga clic en Crear un nuevo índice. Seleccione la columna que se utiliza para ordenar o filtrar en la vista predeterminada. Por ejemplo, si la vista predeterminada ordena por Modificado, seleccione Modificado. Haga clic en Crear.
4. Verifique la advertencia
   Vuelva a la biblioteca y actualice la página. Si la advertencia desaparece, ha terminado. Si no, continúe con el siguiente paso.

Paso 2: Eliminar permisos específicos de carpeta

1. Verifique la herencia de permisos
   Navegue a cualquier carpeta en la biblioteca. Haga clic en los tres puntos (puntos suspensivos) y seleccione Administrar acceso. Si ve Permisos únicos en la parte superior, la carpeta ha roto la herencia.
2. Restablezca la herencia de permisos
   Abra la carpeta, haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración de biblioteca. En Permisos y administración, haga clic en Permisos para esta biblioteca de documentos. En la cinta, haga clic en Eliminar permisos únicos. Confirme la acción.
3. Repita para todas las carpetas con permisos únicos
   Debe restablecer los permisos en cada carpeta que tenga permisos únicos. Use un script de PowerShell o una herramienta de terceros si la biblioteca tiene muchas carpetas.
4. Verifique la advertencia
   Actualice la biblioteca. Si la advertencia ha desaparecido, ha terminado. Si no, continúe con el siguiente paso.

Paso 3: Deshabilitar la característica de vista de miniaturas de biblioteca de documentos

1. Vaya a Características de la colección de sitios
   Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración del sitio. En Administración de la colección de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios.
2. Desactive la Vista de miniaturas de biblioteca de documentos
   Desplácese hasta Vista de miniaturas de biblioteca de documentos. Haga clic en Desactivar. Confirme la acción.
3. Verifique la advertencia
   Vuelva a la biblioteca y actualice. Si la advertencia desaparece, ha terminado. Si no, continúe con el paso 4.

Paso 4: Reducir el historial de versiones

1. Abra Configuración de biblioteca
   Vaya a Configuración de biblioteca.
2. Establezca límites de versiones
   En Configuración general, haga clic en Configuración de versiones. En Historial de versiones de documentos, establezca Conservar el siguiente número de versiones principales a un número más bajo, como 5. Haga clic en Aceptar.
3. Ejecute un trabajo de temporizador (si es necesario)
   SharePoint elimina versiones antiguas durante un trabajo de temporizador. Espere hasta 24 horas o pida a un administrador que ejecute el trabajo Política de expiración inmediatamente desde la Administración central.
4. Verifique la advertencia
   Actualice la biblioteca después de que se ejecute el trabajo de temporizador. La advertencia debería desaparecer.

Si la advertencia persiste después de aplicar todas las correcciones

En casos raros, la advertencia puede seguir apareciendo. Esto generalmente apunta a un problema más profundo con la base de datos de contenido o una vista corrupta. Pruebe estos pasos adicionales:

Recrear la vista predeterminada

Una vista corrupta puede causar que la advertencia de umbral aparezca incorrectamente. Cree una nueva vista desde cero y establézcala como predeterminada. Elimine la vista antigua. Para crear una nueva vista:

1. Vaya a Configuración de biblioteca > Vistas > Crear vista
   Elija Vista estándar. Asígnele un nombre.
2. Configure la vista para mostrar solo las columnas que necesita
   Elimine las columnas que no sean necesarias. Establezca un filtro en una columna indexada. Haga clic en Aceptar.
3. Haga que la nueva vista sea la predeterminada
   Vuelva a Vistas, haga clic en la nueva vista y seleccione Establecer como vista predeterminada.

Verifique las columnas de metadatos grandes

Las columnas de metadatos administrados con muchos términos pueden aumentar el tamaño de la consulta. Elimine o reduzca el número de columnas de metadatos administrados en la biblioteca. Si no puede eliminarlas, asegúrese de que no estén incluidas en la vista predeterminada.

Ejecute una verificación de salud de la base de datos

Pida a un administrador de la granja de SharePoint que ejecute una verificación de salud de la base de datos de contenido. Use el comando de PowerShell Test-SPContentDatabase para encontrar corrupción o elementos huérfanos. Repare cualquier problema encontrado.

Desencadenante	Causa	Solución
Índice de columna faltante	La consulta escanea todas las filas más el historial de versiones	Agregue un índice en la columna utilizada en la vista
Permisos específicos de carpeta	Cada carpeta agrega filas a la tabla de seguridad	Restablezca los permisos de carpeta para heredar del elemento principal
Característica de vista de miniaturas de biblioteca de documentos	Las consultas en segundo plano escanean toda la biblioteca	Desactive la característica en las características de la colección de sitios
Historial de versiones excesivo	Cada versión se almacena como una fila separada	Reduzca el límite de historial de versiones y ejecute el trabajo de expiración
Vista corrupta	La definición de la vista causa un cálculo incorrecto del umbral	Recrear la vista predeterminada desde cero

Ahora puede identificar la causa real de la falsa advertencia de umbral y aplicar la solución correcta. Comience agregando un índice en la columna utilizada en la vista predeterminada. Si la advertencia persiste, verifique los permisos específicos de carpeta y desactive la característica de vista de miniaturas de biblioteca de documentos. Para la solución de problemas avanzada, use el comando de PowerShell Test-SPContentDatabase para verificar la corrupción de la base de datos.