Desea que las etiquetas de datos de su gráfico de PowerPoint muestren valores de celdas específicas de su hoja de cálculo de Excel, pero las opciones predeterminadas de etiquetas de datos solo muestran valores de serie, nombres de categoría o porcentajes. El motor de gráficos de PowerPoint lee los datos de una hoja de datos de Excel, y las opciones estándar de etiquetas no permiten extraer texto de celdas arbitrarias. Este artículo explica cómo usar la característica Valor de celdas para vincular la etiqueta de cada punto de datos a un rango de celdas independiente, lo que le brinda control total sobre el texto que aparece en cada barra, columna o sector de gráfico circular.
Puntos clave: hacer referencia a un rango de celdas personalizado para las etiquetas de datos
- Formato de etiquetas de datos > Opciones de etiqueta > Valor de celdas: le permite seleccionar un rango de celdas en la hoja de Excel vinculada para usarlo como texto de la etiqueta.
- Herramientas de gráficos > Diseño > Seleccionar datos: abre el cuadro de diálogo del origen de datos donde puede verificar o cambiar el rango de Excel que usa el gráfico.
- Haga clic con el botón derecho en un punto de datos > Agregar etiquetas de datos > Agregar etiquetas de datos: inserta las etiquetas predeterminadas antes de cambiarlas a Valor de celdas.
Cómo funcionan normalmente las etiquetas de datos de PowerPoint
Cuando crea un gráfico en PowerPoint, ya sea insertando un gráfico directamente o pegando uno desde Excel, PowerPoint abre una hoja de cálculo de Excel incrustada que contiene los datos de origen del gráfico. De forma predeterminada, las etiquetas de datos pueden mostrar el valor de la serie, el nombre de la categoría, el nombre de la serie o una combinación de estos. Ninguna de estas opciones le permite mostrar una cadena personalizada, como un nombre regional, un código o una nota calculada, sin alterar el valor real del gráfico ni la estructura de categorías.
La opción Valor de celdas se agregó a los gráficos de Excel hace varias versiones y también está disponible en los gráficos de PowerPoint porque PowerPoint comparte el mismo motor de gráficos. Esta opción lee el texto de una columna o fila independiente en la misma hoja de datos de Excel y asigna el contenido de cada celda al punto de datos correspondiente. El rango de celdas debe tener la misma cantidad de celdas que de puntos de datos en la serie del gráfico.
Pasos para establecer etiquetas de datos desde un rango de celdas
El proceso requiere un gráfico existente en PowerPoint y una hoja de datos de Excel que ya contenga las etiquetas personalizadas que desea usar. Primero agregará etiquetas de datos predeterminadas y luego las reemplazará con la referencia de celda.
- Inserte o seleccione el gráfico
Haga clic en el gráfico de su diapositiva para seleccionarlo. Si aún no ha agregado un gráfico, vaya a Insertar > Gráfico, elija un tipo de gráfico y haga clic en Aceptar. PowerPoint abrirá una ventana de Excel con datos de ejemplo. - Agregue las etiquetas personalizadas a la hoja de datos de Excel
En la ventana de Excel que aparece, busque una columna o fila vacía. Escriba el texto de la etiqueta que desea para cada punto de datos. Asegúrese de que la cantidad de celdas coincida con la cantidad de puntos de datos de la serie del gráfico. Si su gráfico tiene cuatro barras, necesita cuatro celdas, una por barra. - Agregue etiquetas de datos predeterminadas al gráfico
Haga clic con el botón derecho en cualquier punto de datos de la serie del gráfico. En el menú contextual, elija Agregar etiquetas de datos y luego Agregar etiquetas de datos. Las etiquetas predeterminadas —normalmente el valor de la serie— aparecerán junto a cada punto de datos. - Abra el panel Formato de etiquetas de datos
Haga clic con el botón derecho en cualquiera de las etiquetas de datos recién agregadas y seleccione Formato de etiquetas de datos. El panel se abre en el lado derecho de la ventana de PowerPoint. - Habilite Valor de celdas
En el panel Formato de etiquetas de datos, en Opciones de etiqueta, marque la casilla Valor de celdas. Aparece un pequeño cuadro de diálogo titulado Rango de datos de Excel. Haga clic dentro del cuadro selector de rango, luego cambie a la hoja de datos de Excel abierta y seleccione las celdas que contienen sus etiquetas personalizadas. Haga clic en Aceptar. - Desactive las opciones predeterminadas no deseadas
Desmarque cualquier otra opción de etiqueta que no desee, como Valor, Nombre de categoría o Nombre de serie. Solo quedará en el gráfico el texto de Valor de celdas. - Cierre el panel y ajuste la posición de las etiquetas
Haga clic fuera del gráfico para aplicar los cambios. Puede cambiar la posición de etiquetas individuales arrastrándolas, o cambiar la posición de todas las etiquetas desde la lista desplegable Posición de etiqueta en el panel Formato de etiquetas de datos.
Errores y limitaciones comunes
La opción Valor de celdas está atenuada
Esto ocurre cuando no hay etiquetas de datos aplicadas actualmente a la serie del gráfico. Debe agregar al menos una etiqueta de datos a la serie para que la casilla Valor de celdas se active. Agregue primero las etiquetas predeterminadas y luego abra el panel Formato de etiquetas de datos.
Las etiquetas muestran #REF! o un error
El rango de celdas que seleccionó ya no existe o la hoja de Excel se cerró y la referencia se perdió. Vuelva a abrir la hoja de datos de Excel haciendo clic con el botón derecho en el gráfico y eligiendo Editar datos. Verifique que la columna de etiquetas personalizadas siga presente y que el rango que seleccionó en el paso 5 sea correcto. Si el rango se eliminó, seleccione un nuevo rango.
Las etiquetas no se actualizan cuando cambian las celdas de origen
Los gráficos de PowerPoint no se actualizan automáticamente cuando edita la hoja de Excel incrustada, a menos que active una actualización. Después de cambiar el texto en la hoja de datos de Excel, haga clic con el botón derecho en el gráfico y seleccione Editar datos. Cierre la ventana de Excel. Las etiquetas del gráfico se actualizarán para mostrar los nuevos valores de las celdas.
El selector de rango no aparece cuando se usa PowerPoint en Mac
La característica Valor de celdas está disponible en PowerPoint para Microsoft 365 en Windows y Mac. En Mac, el cuadro de diálogo puede aparecer de forma diferente. Después de marcar Valor de celdas, aparece un campo etiquetado Seleccionar rango. Haga clic en el campo y luego seleccione las celdas en la hoja de Excel incrustada. Presione Retorno para confirmar.
Opciones de etiquetas de datos de PowerPoint: Valor de celdas frente a etiquetas estándar
| Elemento | Valor de celdas | Opciones de etiqueta estándar |
|---|---|---|
| Origen del texto | Cualquier rango de celdas en la misma hoja de datos de Excel | Valores de serie, nombres de categoría, nombres de serie o porcentajes |
| Texto personalizado permitido | Sí, cualquier cadena que escriba en las celdas | No, solo campos numéricos o de nombre predefinidos |
| Cantidad de puntos de datos | Debe coincidir exactamente con el rango de celdas seleccionado | Siempre coincide con la serie del gráfico |
| Comportamiento de actualización | Requiere actualización manual después de editar las celdas | Se actualiza automáticamente cuando cambian los datos de origen |
| Disponible en | PowerPoint para Microsoft 365 y PowerPoint 2019 o posterior | Todas las versiones de PowerPoint |
La opción Valor de celdas le brinda la capacidad de mostrar cualquier texto —incluidas notas, códigos o cadenas con formato— sin cambiar la estructura de datos subyacente del gráfico. Las etiquetas estándar se limitan a los datos numéricos o de categoría que impulsan el propio gráfico.
Ahora puede crear gráficos de PowerPoint que muestren etiquetas de datos personalizadas extraídas directamente de un rango de celdas en la hoja de Excel incrustada. Después de configurar las etiquetas, pruebe usar la configuración Posición de etiqueta para colocarlas encima de las barras o dentro de los sectores del gráfico circular para mejorar la legibilidad. Para las presentaciones que requieren actualizaciones frecuentes, considere vincular el gráfico a un libro de Excel externo para que las etiquetas se actualicen cuando cambie el archivo de origen.