Cuando presenta una diapositiva de PowerPoint, el panel de notas contiene el guion del orador, referencias de datos y puntos clave. De forma predeterminada, PowerPoint imprime o exporta las páginas de notas con un diseño fijo que coloca la miniatura de la diapositiva en la parte superior y un área de texto pequeña debajo. Si sus notas contienen párrafos largos, tablas o imágenes, este diseño predeterminado trunca el contenido o desperdicia espacio. Este artículo explica cómo crear un diseño personalizado del patrón de notas y luego exportar su presentación para que la salida impresa o en PDF coincida con su diseño exacto.
Puntos clave: Exportar páginas de notas con su propio diseño
- Vista > Patrón de notas: Abre la vista de edición dedicada donde puede cambiar el tamaño de la miniatura de la diapositiva, mover el cuadro de texto de notas y agregar encabezados, pies de página o logotipos.
- Tamaño de diapositiva > Tamaño de diapositiva personalizado: Ajusta las dimensiones de la página de notas para que su contenido quepa sin recortes al exportar a PDF o imprimir.
- Archivo > Exportar > Crear documento PDF/XPS: Genera un archivo PDF que conserva el diseño del patrón de notas exactamente como lo diseñó.
Qué hace el patrón de notas y por qué el diseño predeterminado se queda corto
El patrón de notas es una plantilla que controla cómo se ve cada página de notas de su presentación al imprimir o exportar. Cada página de notas contiene dos marcadores de posición: un marcador de posición de imagen de diapositiva en la parte superior y un marcador de posición de texto de notas debajo. El diseño predeterminado asigna aproximadamente el 60 por ciento de la altura de la página a la miniatura de la diapositiva y solo el 40 por ciento al área de notas. Para los oradores que escriben varios párrafos por diapositiva, el texto se corta o se reduce a un tamaño ilegible.
El patrón de notas también admite encabezados, pies de página, números de página y campos de fecha. Puede insertar el logotipo de su empresa, cambiar el color de fondo o cambiar el tamaño del marcador de posición de texto para priorizar las notas del orador sobre la vista previa de la diapositiva. Estos cambios se aplican a todas las páginas de notas de la presentación. No tiene que editar cada página individualmente.
Antes de comenzar, confirme que su presentación contiene notas. Abra cualquier diapositiva y revise el panel de notas debajo del área de la diapositiva. Si el panel está oculto, haga clic en el botón Notas en la barra de estado o arrastre la barra divisoria hacia arriba. Sin notas en al menos una diapositiva, la exportación producirá áreas de texto en blanco.
Pasos para crear un diseño personalizado del patrón de notas
- Abra la vista Patrón de notas
Vaya a Vista > Patrón de notas. PowerPoint cambia a una pantalla de edición dedicada que muestra el diseño predeterminado de la página de notas con dos cuadros de marcador de posición. - Cambie el tamaño del marcador de posición de la miniatura de la diapositiva
Haga clic en el marcador de posición de la imagen de la diapositiva en la parte superior. Arrastre un controlador de esquina hacia adentro para reducirlo. Por ejemplo, reduzca el ancho a 4 pulgadas y la altura a 3 pulgadas. Esto libera espacio vertical para el área de notas. - Mueva y cambie el tamaño del marcador de posición del texto de notas
Haga clic en el borde del cuadro de texto de notas debajo de la diapositiva. Arrástrelo hacia arriba para que comience más cerca de la miniatura de la diapositiva. Luego arrastre el controlador inferior hacia abajo para extender el área de texto. Procure que el marcador de posición de texto cubra al menos el 60 por ciento de la altura de la página. - Cambie la fuente y el tamaño de fuente de las notas
Seleccione todo el texto dentro del marcador de posición de notas haciendo clic dentro del cuadro y presionando Ctrl+A. En la pestaña Inicio, establezca la fuente en un tipo legible como Calibri o Arial y el tamaño en 12 pt o 14 pt. Esto garantiza que las notas exportadas sigan siendo legibles. - Agregue encabezados, pies de página o un logotipo
En la pestaña Patrón de notas, haga clic en Insertar marcador de posición y elija Encabezado, Pie de página o Número de página. Coloque cada marcador de posición donde lo desee. Para agregar un logotipo, vaya a Insertar > Imágenes y seleccione un archivo PNG o JPG. Cambie el tamaño del logotipo y colóquelo en una esquina fuera de las áreas de diapositiva y notas. - Ajuste el tamaño de la página si es necesario
Haga clic en Tamaño de diapositiva en la pestaña Patrón de notas y luego elija Tamaño de diapositiva personalizado. Para exportaciones con muchas notas, seleccione Carta (8.5 x 11 pulgadas) o A4. Cambie la orientación a Vertical si su área de notas necesita más espacio vertical. Haga clic en Aceptar y elija Ajustar para ajustar los marcadores de posición automáticamente. - Aplique y cierre el patrón de notas
Haga clic en Cerrar vista Patrón en la pestaña Patrón de notas. Todas las páginas de notas de la presentación ahora usan el diseño personalizado que diseñó.
Cómo exportar las páginas de notas con el diseño personalizado
Después de terminar de editar el patrón de notas, puede exportar la presentación a PDF o imprimir directamente. Ambos métodos conservan el diseño personalizado.
Exportar a PDF
- Abra el cuadro de diálogo Exportar
Vaya a Archivo > Exportar > Crear documento PDF/XPS. Haga clic en el botón Crear PDF/XPS. - Establezca el tipo de publicación en Páginas de notas
En el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, haga clic en Opciones. En Publicar qué, seleccione Páginas de notas en la lista desplegable. Haga clic en Aceptar. - Elija el rango de salida y finalice
Seleccione Todo o un rango de diapositivas específico. Haga clic en Publicar. El PDF resultante muestra una página por diapositiva con la miniatura de la diapositiva y las notas organizadas exactamente como lo diseñó en el patrón de notas.
Imprimir a PDF usando el cuadro de diálogo de impresión de Windows
- Abra el panel Imprimir
Presione Ctrl+P o vaya a Archivo > Imprimir. - Seleccione una impresora PDF
En la lista de impresoras, elija Microsoft Print to PDF o cualquier impresora PDF instalada, como Adobe PDF. - Cambie el diseño a Páginas de notas
En Configuración, haga clic en la lista desplegable Diapositivas de página completa y seleccione Páginas de notas. La vista previa se actualiza para mostrar el diseño personalizado. - Ajuste el color y la orientación
Si su patrón de notas usa una orientación vertical, establezca la orientación en el cuadro de diálogo Imprimir para que coincida. Haga clic en Imprimir y elija una ubicación para guardar el PDF.
Errores comunes y problemas de diseño que debe evitar
El texto de las notas se corta en el PDF exportado
Esto sucede cuando el marcador de posición del texto de notas es demasiado pequeño o el tamaño de fuente es demasiado grande. Vuelva a la vista Patrón de notas y agrande el marcador de posición de texto. Reduzca el tamaño de fuente a 11 pt o 12 pt. También verifique que el tamaño de página esté configurado en Carta o A4 y no en un tamaño personalizado más pequeño.
La miniatura de la diapositiva se superpone al texto de las notas
El marcador de posición de la diapositiva y el marcador de posición de notas no deben superponerse. En la vista Patrón de notas, seleccione el marcador de posición de la diapositiva y muévalo hacia arriba. Luego seleccione el marcador de posición de notas y arrastre su borde superior hacia abajo para crear un espacio. Deje al menos 0.3 pulgadas entre los dos marcadores de posición.
Los encabezados o logotipos desaparecen después de cerrar el patrón de notas
Los encabezados, pies de página y logotipos deben insertarse dentro de la vista Patrón de notas, no en diapositivas individuales. Si los agrega en una diapositiva normal, no aparecerán en las páginas de notas. Abra nuevamente la vista Patrón de notas, inserte los elementos allí y cierre la vista del patrón.
Los cambios en el patrón de notas no afectan las notas existentes
El patrón de notas controla el diseño de los marcadores de posición pero no vuelve a formatear el contenido de texto que se escribió con formato directo. Si cambió la fuente en el patrón pero las notas aún muestran una fuente diferente, seleccione todo el texto en el marcador de posición de notas en la vista Patrón de notas y aplique la fuente nuevamente. Luego cierre la vista del patrón.
Patrón de notas de PowerPoint vs diseño predeterminado: diferencias clave
| Elemento | Patrón de notas personalizado | Diseño de notas predeterminado |
|---|---|---|
| Tamaño de la miniatura de la diapositiva | Ancho y alto ajustables | Fijo en aproximadamente 5 x 3.75 pulgadas |
| Área de texto de notas | Puede cubrir el 60% o más de la página | Fijo en aproximadamente el 40% de la página |
| Control de fuente | Establezca fuente, tamaño y color globalmente | Usa fuentes del tema, a menudo 10 pt |
| Encabezados y pies de página | Inserte y posicione libremente | Solo número de página en la posición predeterminada |
| Orientación de la página | Vertical u horizontal | Solo horizontal |
| Soporte de logotipo o imagen | Agregue imágenes en cualquier lugar | No compatible |
Con el enfoque de patrón de notas personalizado, puede producir PDF listos para el orador que contengan sus notas completas sin truncamiento. Después de finalizar el diseño, guarde la presentación como una plantilla de PowerPoint (POTX) para reutilizar el mismo patrón de notas en futuras presentaciones. Para aplicar la plantilla a una nueva presentación, vaya a Archivo > Nuevo > Desde plantilla existente y seleccione el archivo POTX.