Cuando exporta una presentación de PowerPoint a PDF, la etiqueta de confidencialidad aplicada al archivo original no siempre se transfiere automáticamente. Esto ocurre porque el proceso de exportación a PDF elimina los metadatos a menos que utilice el método de exportación correcto. Muchas organizaciones dependen de las etiquetas de Microsoft Purview Information Protection para clasificar y proteger documentos. Este artículo explica cómo exportar una presentación para que la etiqueta de confidencialidad y sus configuraciones de protección asociadas permanezcan intactas en el PDF resultante.
Puntos clave: conservar las etiquetas de confidencialidad durante la exportación a PDF
- Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS > Opciones > Propiedades del documento: Marque esta casilla para incluir la etiqueta de confidencialidad en los metadatos del PDF.
- Archivo > Guardar como > PDF > Más opciones > Herramientas > General > Guardar: Método alternativo que fuerza la herencia de la etiqueta cuando la ruta de exportación principal falla.
- PowerPoint > Archivo > Cuenta > Licencia y activación del producto: Verifique que su suscripción de Microsoft 365 incluya Microsoft Purview Information Protection para que las etiquetas de confidencialidad persistan.
Por qué las etiquetas de confidencialidad no siempre se transfieren al PDF
Las etiquetas de confidencialidad en PowerPoint se almacenan como metadatos dentro del archivo de presentación. Cuando utiliza la exportación estándar a PDF, PowerPoint crea un archivo nuevo que contiene solo el contenido visual. Los metadatos, incluida la etiqueta de confidencialidad, se omiten a menos que indique explícitamente a la aplicación que incluya las propiedades del documento. Este comportamiento es intencional para evitar la divulgación no deseada de información. La etiqueta en sí no es un elemento visual de la diapositiva, por lo que el motor de exportación la trata como un atributo opcional.
Para conservar la etiqueta, debe utilizar un método de exportación que copie las propiedades del documento desde el archivo de origen al PDF de destino. El enfoque más confiable es marcar la opción Propiedades del documento dentro de la configuración de exportación a PDF. Si la etiqueta se aplica a través de Microsoft Purview e incluye cifrado o derechos de uso, el PDF heredará esas restricciones solo cuando el proceso de exportación respete los metadatos del archivo original.
Pasos para exportar PowerPoint a PDF con la etiqueta de confidencialidad heredada
El siguiente método funciona en PowerPoint para las versiones de Microsoft 365 que admiten etiquetas de confidencialidad. Debe tener la etiqueta aplicada a la presentación antes de exportar.
- Abra la presentación y confirme la etiqueta de confidencialidad
Haga clic en Archivo > Información. En la sección Proteger presentación, verifique que se muestre una etiqueta de confidencialidad. Si no aparece ninguna etiqueta, aplique una con el botón Confidencialidad de la pestaña Inicio. - Inicie el proceso de exportación a PDF
Vaya a Archivo > Exportar > Crear documento PDF/XPS. Haga clic en el botón Crear PDF/XPS. Se abre el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS. - Abra las opciones de exportación
En el cuadro de diálogo, haga clic en el botón Opciones situado en la esquina inferior derecha. Aparece el cuadro de diálogo Opciones. - Habilite la inclusión de las propiedades del documento
En la sección Incluir información no imprimible, marque la casilla Propiedades del documento. No cambie ninguna otra configuración a menos que sea necesaria para su resultado. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones. - Establezca el nombre y la ubicación del archivo
En el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, elija una carpeta e introduzca un nombre de archivo. Asegúrese de que Guardar como tipo esté establecido en PDF. Haga clic en Publicar. - Verifique la etiqueta en el PDF
Abra el PDF generado en Adobe Acrobat o Microsoft Edge. Consulte las propiedades del documento presionando Ctrl + D en Windows. Busque el campo Confidencialidad en la pestaña Descripción. El nombre de la etiqueta debería aparecer allí.
Método alternativo con Guardar como
Si el método de exportación anterior no conserva la etiqueta, utilice el enfoque de Guardar como.
- Vaya a Archivo > Guardar como
Elija una ubicación. En la lista desplegable Guardar como tipo, seleccione PDF. - Acceda al menú Herramientas
Haga clic en el botón Herramientas junto al botón Guardar. Seleccione Opciones generales. - Habilite el vínculo al origen
En el cuadro de diálogo Opciones generales, marque Vincular al origen si está disponible. Esto fuerza al PDF a heredar los metadatos del archivo de origen. Haga clic en Aceptar. - Guarde el PDF
Haga clic en Guardar. Abra el PDF y verifique la etiqueta de confidencialidad en las propiedades del documento como se describe en el paso 6 del método principal.
Problemas comunes cuando las etiquetas de confidencialidad no se transfieren
Incluso cuando sigue los pasos correctos, algunas condiciones pueden impedir la herencia de la etiqueta. A continuación se presentan los problemas más frecuentes y sus soluciones.
El PDF se abre sin la etiqueta de confidencialidad en las propiedades del documento
Esto suele significar que la opción Propiedades del documento no se marcó durante la exportación. Vuelva a exportar con el método principal y verifique que la casilla esté seleccionada. Si la opción estaba marcada, es posible que la etiqueta se almacene en una propiedad personalizada que el lector de PDF no muestra. Utilice el Portal de cumplimiento de Microsoft Purview para comprobar el estado de la etiqueta del PDF cargándolo en la página Clasificación de datos.
PowerPoint indica que la etiqueta no se puede exportar
Este error se produce cuando la etiqueta de confidencialidad incluye cifrado o derechos de uso que restringen la copia o la impresión. PowerPoint no puede exportar contenido protegido a PDF sin perder la protección. En este caso, debe quitar temporalmente el cifrado antes de exportar. Vaya a Archivo > Información > Proteger presentación > Confidencialidad y seleccione una etiqueta sin cifrado. Exporte el PDF y, a continuación, vuelva a aplicar la etiqueta cifrada al PDF con el visor de Microsoft Purview o Azure Information Protection.
La etiqueta de confidencialidad aparece en el PDF, pero faltan las restricciones
El PDF contiene el nombre de la etiqueta, pero no aplica ninguna protección. Esto ocurre porque PowerPoint solo copia los metadatos de la etiqueta, no la directiva de derechos asociada. Para aplicar las restricciones, debe aplicar la etiqueta después de la exportación con el Portal de cumplimiento de Microsoft Purview o el cliente de Azure Information Protection. Haga clic con el botón derecho en el archivo PDF, seleccione Clasificar y proteger y elija la misma etiqueta.
| Elemento | Método de exportación (Archivo > Exportar) | Método Guardar como |
|---|---|---|
| Transferencia de etiqueta predeterminada | Solo si se marca Propiedades del documento | Solo si se habilita Vincular al origen |
| Etiquetas cifradas | No compatible sin eliminación temporal | No compatible sin eliminación temporal |
| Aplicación de la directiva de derechos | Solo metadatos de la etiqueta | Solo metadatos de la etiqueta |
| Recomendado para | Etiquetas de confidencialidad estándar sin cifrado | Igual que el método Exportar |
Ambos métodos copian la etiqueta de confidencialidad como metadatos. Ninguno de los dos métodos transfiere la directiva de protección real. Si es necesario, debe aplicar la directiva por separado después de la exportación.
Ahora puede exportar una presentación de PowerPoint a PDF conservando la etiqueta de confidencialidad en los metadatos del documento. Utilice la ruta Archivo > Exportar con la opción Propiedades del documento marcada para obtener el resultado más confiable. Si la etiqueta incluye cifrado, quítelo antes de exportar y vuelva a aplicarlo al PDF con el Portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Para los usuarios que necesiten automatizar este proceso, considere usar PowerShell con el cmdlet Export-PowerPointToPDF y el parámetro -IncludeDocumentProperties.