Tiene una hoja de cálculo llena de números y necesita un gráfico para mostrar la tendencia o la distribución. Seleccionar manualmente el tipo de gráfico adecuado y configurar los ejes lleva tiempo y, a menudo, requiere prueba y error. Copilot en Excel puede leer sus datos y sugerir el gráfico más apropiado según las columnas y filas que seleccione. Este artículo explica cómo usar las sugerencias de Copilot para convertir datos sin procesar de Excel en un gráfico en unos pocos clics.
Copilot analiza la estructura de sus datos, detecta columnas numéricas y categóricas y propone tipos de gráfico como barras, columnas, líneas, circular o dispersión. No necesita conocer las reglas de los gráficos ni las funciones avanzadas de Excel. Copilot se encarga del formato, las etiquetas de los ejes y la ubicación de la leyenda de forma automática. El resultado es un gráfico que se actualiza cuando cambian los datos de origen, lo que mantiene sus informes al día.
Puntos clave: usar Copilot para crear gráficos en Excel
- Panel de Copilot > Sugerencias de gráficos: Copilot analiza los datos seleccionados y recomienda gráficos de barras, líneas, columnas, circular y de dispersión.
- Selección de datos antes de escribir la instrucción: Resalte siempre el rango de celdas que contiene los datos que desea graficar. Copilot usa la selección activa para generar sugerencias.
- Refinar con lenguaje natural: Después de que Copilot inserte un gráfico, puede escribir solicitudes de seguimiento como “mostrar etiquetas de datos” o “cambiar a gráfico de líneas” para ajustar el resultado.
Qué hacen las sugerencias de gráficos de Copilot en Excel
Las sugerencias de gráficos de Copilot son una función de Microsoft 365 Excel que usa el modelo de lenguaje grande que hay detrás de Copilot para comprender los datos de su hoja de cálculo y recomendar visualizaciones. Cuando selecciona un rango de celdas y abre el panel de Copilot, Copilot lee los encabezados de columna y los valores de fila. Identifica qué columnas contienen números que podrían representarse en un eje y y qué columnas contienen etiquetas que podrían aparecer en un eje x o como entradas de leyenda.
La función no reemplaza las herramientas de gráficos existentes de Excel. En cambio, agiliza el proceso de toma de decisiones. En lugar de abrir el cuadro de diálogo Insertar gráfico y adivinar qué tipo de gráfico se ajusta a sus datos, ve una breve lista de sugerencias. Cada sugerencia incluye una vista previa de cómo se verá el gráfico según sus datos reales. Puede aceptar una sugerencia o pedirle a Copilot un tipo de gráfico diferente.
Requisitos previos para usar las sugerencias de gráficos de Copilot:
- Una suscripción de Microsoft 365 que incluya Copilot para Microsoft 365. Copilot no está disponible en la versión web gratuita de Excel.
- Excel versión 2402 o posterior para Windows. Las versiones para Mac y web admiten las sugerencias de gráficos de Copilot a partir de abril de 2024.
- Datos organizados en una tabla o en un rango contiguo. Copilot funciona mejor cuando la primera fila contiene encabezados de columna y no hay filas ni columnas en blanco en la selección.
Pasos para crear un gráfico a partir de datos de Excel con Copilot
Siga estos pasos para convertir los datos de su hoja de cálculo en un gráfico usando las sugerencias de Copilot. Los pasos suponen que tiene una suscripción de Microsoft 365 con Copilot habilitado y que sus datos están en un formato de tabla limpio.
- Abra Excel y seleccione su rango de datos
Haga clic y arrastre para resaltar las celdas que contienen los datos que desea visualizar. Incluya los encabezados de columna en la selección. No seleccione filas ni columnas vacías. Para obtener mejores resultados, asegúrese de que los datos estén en una tabla plana, es decir, una fila de encabezado y sin celdas combinadas. - Abra el panel de Copilot
En la cinta de opciones, haga clic en el botón Copilot de la pestaña Inicio. El panel de Copilot se abre en el lado derecho de la ventana de Excel. Si no ve el botón Copilot, confirme que su cuenta de Microsoft 365 tiene Copilot habilitado y que ha iniciado sesión con su cuenta profesional o educativa. - Pida a Copilot que sugiera un gráfico
En el cuadro de texto de Copilot, en la parte inferior del panel, escriba una instrucción como “Sugiere un gráfico para estos datos” o “¿Qué tipo de gráfico funciona mejor para estos números?”. Presione Entrar. Copilot analiza el rango seleccionado y muestra una lista de sugerencias de gráficos. Cada sugerencia incluye el tipo de gráfico y una breve descripción, como “Gráfico de columnas que muestra las ventas mensuales por región”. - Seleccione una sugerencia de gráfico
Haga clic en la sugerencia de gráfico que desea usar. Copilot inserta el gráfico como un objeto flotante en la hoja de cálculo actual. El gráfico está vinculado al rango de datos seleccionado. Si actualiza los datos, el gráfico se actualiza automáticamente. - Refine el gráfico con instrucciones de seguimiento
Una vez que aparezca el gráfico, puede escribir solicitudes adicionales en el panel de Copilot para modificarlo. Por ejemplo, escriba “Agregar etiquetas de datos” o “Cambiar el título del gráfico a Ingresos trimestrales”. Copilot aplica el cambio sin que tenga que usar las pestañas Diseño de gráfico o Formato. También puede escribir “Prueba con un gráfico de líneas” para reemplazar el gráfico actual por otro tipo.
Si Copilot no sugiere el gráfico correcto
Las sugerencias de gráficos de Copilot funcionan mejor con datos estructurados. Si las sugerencias no coinciden con lo que espera, revise las siguientes condiciones antes de volver a intentarlo.
Copilot no muestra sugerencias de gráficos
Esto ocurre cuando el rango seleccionado contiene solo texto, solo números o tiene filas o columnas en blanco. Copilot necesita al menos una columna de etiquetas y una columna de valores numéricos para generar un gráfico. Seleccione un rango que incluya tanto una columna categórica, como meses o nombres de productos, como una columna numérica, como ventas o cantidad. Elimine las filas en blanco dentro de la selección y asegúrese de que no haya celdas combinadas.
Copilot sugiere un tipo de gráfico que no se ajusta a los datos
Si Copilot sugiere un gráfico circular cuando necesita un gráfico de barras, puede anular la sugerencia. Después de insertar el gráfico, escriba “Cambiar a un gráfico de barras” en el panel de Copilot. Copilot reemplaza el gráfico por el tipo solicitado. También puede escribir “Muéstrame un gráfico de dispersión” o “Usar un gráfico de columnas apiladas” para obtener la visualización exacta que desea.
El gráfico no incluye todas las filas o columnas
Copilot basa el gráfico en el rango seleccionado en el momento en que envió la instrucción. Si agrega nuevos datos a la hoja de cálculo después de crear el gráfico, este no se amplía automáticamente. Para incluir los nuevos datos, seleccione el rango actualizado y vuelva a preguntar a Copilot. Como alternativa, convierta su rango de datos en una tabla de Excel con Ctrl+T antes de crear el gráfico. Los gráficos basados en tablas de Excel incluyen automáticamente las nuevas filas que se agregan a la tabla.
Sugerencias de gráficos de Copilot frente a la inserción manual de gráficos
| Elemento | Sugerencias de gráficos de Copilot | Inserción manual de gráficos |
|---|---|---|
| Tiempo para crear un gráfico básico | 10-20 segundos con una instrucción | 30-60 segundos según la selección del tipo de gráfico |
| Selección del tipo de gráfico | Copilot analiza los datos y propone tipos | El usuario debe saber qué tipo de gráfico se ajusta a los datos |
| Personalización después de la creación | Instrucciones en lenguaje natural como “agregar etiquetas de datos” | Pestañas de la cinta de opciones, panel Formato, menús contextuales |
| Gestión de la actualización del rango de datos | Se requiere volver a seleccionar manualmente, a menos que los datos sean una tabla de Excel | Mismo comportamiento que Copilot |
| Curva de aprendizaje | Baja: solo requiere escribir una frase | Media: requiere conocer los elementos del gráfico y el formato |
Use las sugerencias de Copilot cuando quiera un gráfico rápido y con el tipo correcto sin abrir varios cuadros de diálogo. Use la inserción manual cuando necesite un control detallado de cada elemento, como barras de error personalizadas o gráficos combinados complejos que Copilot no admite.
Ahora puede convertir cualquier dato estructurado de Excel en un gráfico usando las sugerencias de Copilot en menos de 30 segundos. Empiece seleccionando su rango de datos y escribiendo “Sugiere un gráfico para estos datos” en el panel de Copilot. Después de que aparezca el gráfico, use instrucciones de seguimiento como “colocar la leyenda en la parte inferior” o “cambiar los colores a azul” para pulir el resultado sin tocar la cinta de opciones. Para informes recurrentes, convierta primero sus datos en una tabla de Excel para que las nuevas filas se incluyan automáticamente en las futuras actualizaciones del gráfico.