Cómo usar Copilot en Outlook para agrupar correos por etiqueta de proyecto

Si gestiona varios proyectos en Outlook, su bandeja de entrada puede convertirse rápidamente en una mezcla desordenada de mensajes de distintos clientes, equipos y tareas. Ordenar los correos manualmente en carpetas o usar filtros de búsqueda consume tiempo y es fácil pasar algo por alto. Copilot en Outlook puede leer el contenido de sus mensajes y agruparlos automáticamente según una etiqueta de proyecto que usted defina. Este artículo le muestra cómo configurar etiquetas de proyecto y usar Copilot para organizar su bandeja de entrada por proyecto.

Cómo agrupa Copilot los correos por etiqueta de proyecto

Copilot en Outlook usa Microsoft Graph y los datos de su buzón para analizar el contenido de los correos. Cuando le pide a Copilot que agrupe correos por etiqueta de proyecto, examina el asunto, el cuerpo y los datos adjuntos en busca de nombres de proyectos, nombres de clientes o palabras clave que usted especifique. Luego crea una vista agrupada temporal en su bandeja de entrada, que contrae los mensajes relacionados bajo cada encabezado de proyecto. No se realizan cambios permanentes en su buzón a menos que guarde la vista.

Para usar esta característica, necesita una licencia de Copilot para Microsoft 365. La característica funciona en el nuevo Outlook para Windows, Outlook en la web y la aplicación móvil de Outlook. No necesita instalar ningún complemento. Copilot puede usar las categorías de Outlook existentes como etiquetas o crear nuevas según su indicación.

Pasos para agrupar correos por etiqueta de proyecto con Copilot

1. Abrir el panel de Copilot en Outlook
   En Outlook, haga clic en el icono de Copilot en la cinta superior o presione Alt+I para abrir el panel de Copilot en el lado derecho de la pantalla.
2. Escribir una indicación de agrupación
   En el cuadro de texto de Copilot, escriba una indicación como: “Agrupa mi bandeja de entrada por etiqueta de proyecto según los nombres de proyecto de cada correo” o “Ordena los correos por las etiquetas de proyecto que he asignado”. Presione Entrar.
3. Revisar los resultados agrupados
   Copilot muestra su bandeja de entrada dividida en secciones. Cada sección tiene un encabezado con el nombre del proyecto o la etiqueta. Los correos que no coinciden con ningún proyecto aparecen en una sección “Otros”.
4. Refinar la agrupación si es necesario
   Si la agrupación no es precisa, escriba una indicación de seguimiento como: “Combina los grupos ‘Proyecto Alfa’ y ‘Alfa Proyecto'” o “Quita los correos del grupo ‘General'”. Copilot actualiza la vista.
5. Guardar la vista agrupada
   Haga clic en el icono Guardar en la parte superior del panel de Copilot, o escriba “Guarda esta vista como una carpeta de búsqueda llamada ‘Bandeja de entrada agrupada por proyecto'”. Copilot crea una carpeta de búsqueda en el panel de carpetas que conserva la agrupación.

Usar las categorías de Outlook existentes como etiquetas de proyecto

Si ya usa categorías de Outlook para etiquetar correos por proyecto, puede pedirle a Copilot que agrupe por esas categorías. Escriba una indicación como: “Agrupa mi bandeja de entrada por las categorías que he asignado”. Copilot lee los metadatos de las categorías y agrupa los correos en consecuencia. Este método funciona mejor si ha aplicado las categorías de forma consistente a los mensajes.

Dejar que Copilot sugiera etiquetas de proyecto

Si no ha asignado ninguna categoría, Copilot puede sugerir etiquetas de proyecto examinando el contenido de los correos. Escriba: “Analiza mi bandeja de entrada y sugiere etiquetas de proyecto según los temas más comunes”. Copilot devuelve una lista de etiquetas sugeridas. Puede aprobarlas o editarlas antes de agrupar. Las etiquetas aprobadas se convierten en categorías temporales para la sesión actual.

Errores comunes y limitaciones que debe evitar

Copilot no reconoce los nombres de proyecto

Si los nombres de sus proyectos son muy genéricos, como “Reunión” o “Informe”, Copilot puede agrupar correos no relacionados juntos. Use nombres de proyecto específicos en sus correos, como “Proyecto Fénix” o “Revisión del tercer trimestre del cliente ABC”. Como alternativa, asigne categorías de Outlook con los nombres exactos de los proyectos antes de agrupar.

La vista agrupada desaparece después de cerrar Copilot

La vista agrupada que crea Copilot es temporal. Si cierra el panel de Copilot o sale de su bandeja de entrada, la vista vuelve al orden de clasificación predeterminado. Guarde siempre la vista como una carpeta de búsqueda si desea conservarla. Para ello, escriba “Guarda esta vista como una carpeta de búsqueda” en el panel de Copilot.

Copilot agrupa correos de todas las carpetas, no solo de la bandeja de entrada

De forma predeterminada, Copilot agrupa correos de todo su buzón, incluidos los Elementos enviados y los Elementos eliminados. Para limitar la agrupación solo a su bandeja de entrada, especifique la carpeta en su indicación: “Agrupa solo los correos de mi bandeja de entrada por etiqueta de proyecto”.

Agrupación con Copilot frente a organización manual en carpetas: diferencias clave

Elemento	Agrupación con Copilot por etiqueta de proyecto	Organización manual en carpetas
Tiempo de configuración	Segundos con una indicación en lenguaje natural	Minutos u horas creando carpetas y reglas
Flexibilidad	Cambie la agrupación al instante con una nueva indicación	Debe mover correos o editar reglas manualmente
Persistencia	Temporal a menos que se guarde como carpeta de búsqueda	Permanente hasta que se mueva o se elimine
Requiere categorías	No, Copilot puede sugerir etiquetas a partir del contenido	Sí, debe asignar categorías o usar reglas
Funciona con carpetas existentes	Sí, puede agrupar correos que ya están en carpetas	No, las carpetas son el método de organización

Ahora puede usar Copilot para agrupar sus correos por etiqueta de proyecto sin crear carpetas ni reglas. Comience con una indicación sencilla como “Agrupa por etiqueta de proyecto” y refine los resultados. Para proyectos recurrentes, guarde la vista agrupada como una carpeta de búsqueda. Para obtener los mejores resultados, use nombres de proyecto consistentes en los asuntos de sus correos o asigne categorías de Outlook antes de agrupar.