Use propiedades administradas para mejorar la búsqueda: lista de verificación práctica para propietarios de sitios de SharePoint

Como propietario de un sitio de SharePoint, es posible que observe que los resultados de búsqueda no siempre muestran los archivos o metadatos más relevantes. Esto suele ocurrir porque la búsqueda de SharePoint se basa en propiedades rastreadas que no están optimizadas para la forma en que buscan los usuarios. Las propiedades administradas son la clave para solucionarlo: permiten asignar los datos rastreados sin procesar a campos que se pueden buscar y refinar, y por los que los usuarios pueden filtrar y ordenar. Este artículo proporciona una lista de verificación práctica para crear y administrar propiedades administradas, de modo que los resultados de búsqueda sean más precisos y útiles.

Qué son las propiedades administradas y por qué importan para la búsqueda

La búsqueda de SharePoint funciona rastreando contenido y almacenando metadatos en propiedades rastreadas. Estas propiedades rastreadas son datos sin procesar extraídos de documentos, elementos de lista y páginas. Por ejemplo, una columna de biblioteca de documentos llamada “Nombre del proyecto” se convierte en una propiedad rastreada como ows_Project_x0020_Name. Sin embargo, las propiedades rastreadas no se pueden usar directamente en consultas de búsqueda ni en refinadores. Las propiedades administradas cubren esta brecha: son nombres fáciles de usar que se asignan a una o más propiedades rastreadas. Una vez asignada, una propiedad administrada se puede configurar como searchable, queryable, retrievable o refinable.

Cuando una propiedad administrada se marca como searchable, su contenido se incluye en el índice de búsqueda de texto completo. Queryable significa que los usuarios pueden usarla en consultas de búsqueda con una sintaxis como ProjectName:Alpha. Retrievable permite que el valor de la propiedad aparezca en los resultados de búsqueda. Refinable agrega la propiedad al panel de refinamiento para que los usuarios puedan filtrar los resultados. Sin propiedades administradas, los usuarios solo pueden buscar en el conjunto predeterminado de propiedades, como Título, Autor y Fecha de creación. Esto limita la capacidad de encontrar contenido por metadatos personalizados que son significativos para su organización.

Requisitos previos antes de comenzar

Para crear y administrar propiedades administradas, necesita al menos permisos de administrador de SharePoint en el centro de administración de SharePoint. También necesita una aplicación de servicio de búsqueda configurada para su inquilino. Para SharePoint Server local, necesita acceso a Administración central y a la aplicación de servicio de búsqueda. Para SharePoint Online, los pasos se realizan en el centro de administración de SharePoint, en Búsqueda. Asegúrese de que el contenido para el que desea mejorar la búsqueda ya se haya rastreado al menos una vez. Si no aparecen propiedades rastreadas para sus columnas personalizadas, ejecute un rastreo completo o espere a que finalice el rastreo incremental.

Lista de verificación: pasos para crear y configurar propiedades administradas

Siga esta lista de verificación para crear propiedades administradas que mejoren la relevancia de la búsqueda en su sitio. Cada paso se basa en el anterior.

1. Identifique las columnas de metadatos más importantes
   Revise las columnas de sitio y las columnas de la biblioteca de documentos. Céntrese en las columnas que los usuarios buscan o filtran con frecuencia, como Nombre del proyecto, Departamento, Tipo de documento o Estado. Haga una lista de estas columnas y sus nombres para mostrar.
2. Encuentre las propiedades rastreadas correspondientes
   En el centro de administración de SharePoint, vaya a Búsqueda > Propiedades administradas. Haga clic en Propiedades rastreadas. Busque un término relacionado con su columna, como Project. Busque propiedades rastreadas con un nombre como ows_Project_x0020_Name o ows_ProjectName. Anote el nombre exacto de la propiedad rastreada. Si no la ve, ejecute primero un rastreo completo.
3. Cree una nueva propiedad administrada
   En Propiedades administradas, haga clic en Nueva propiedad administrada. Asígnele un nombre claro, como ProjectName. El nombre no puede contener espacios ni caracteres especiales. Establezca el Tipo en Texto para la mayoría de las columnas personalizadas. Elija el tipo adecuado si su columna es Fecha, Entero, Decimal o Sí/No.
4. Asigne la propiedad rastreada a la propiedad administrada
   En la sección Asignación, haga clic en Agregar asignación. Pegue o escriba el nombre de la propiedad rastreada exactamente. Active la casilla Incluir en el conjunto de hash si planea usar la propiedad para refinadores. Haga clic en Aceptar.
5. Establezca las marcas de comportamiento de búsqueda
   En Searchable, seleccione Sí para incluir el contenido de la propiedad en la búsqueda de texto completo. En Queryable, seleccione Sí para permitir que los usuarios consulten la propiedad directamente. En Retrievable, seleccione Sí para mostrar el valor de la propiedad en los resultados de búsqueda. En Refinable, seleccione Sí para habilitar los refinadores. Para la mayoría de los metadatos personalizados, habilite las cuatro marcas. Para las columnas de fecha, es posible que desee deshabilitar Searchable pero mantener las otras marcas.
6. Permita varios valores si es necesario
   Si su columna permite varios valores, seleccione Permitir varios valores. Esto es común en las columnas de opción que permiten selecciones múltiples. Si no está seguro, déjela desactivada.
7. Guarde la propiedad administrada
   Haga clic en Aceptar para guardar. La propiedad aparece en la lista de propiedades administradas. El cambio puede tardar hasta 15 minutos en surtir efecto en SharePoint Online. Para el entorno local, es posible que deba ejecutar un rastreo completo.
8. Pruebe la propiedad administrada en la búsqueda
   Vaya a un sitio que use la columna. Realice una consulta de búsqueda con el nombre de la propiedad, por ejemplo ProjectName:Alpha. Verifique que aparezcan resultados y que el valor de la propiedad se muestre en la presentación de resultados. Si no es así, compruebe que la propiedad rastreada esté completa y que la asignación sea correcta.
9. Agregue la propiedad administrada a un refinamiento de resultados de búsqueda
   Si habilitó Refinable, vaya a la página de resultados de búsqueda y verifique que la propiedad aparezca en el panel de refinamiento. Si no aparece, es posible que deba agregarla a la configuración de refinamiento en el elemento web de resultados de búsqueda.

Errores comunes y limitaciones al usar propiedades administradas

No aparecen propiedades rastreadas para mis columnas personalizadas

Las propiedades rastreadas solo se crean después de un rastreo completo del contenido. En SharePoint Online, los rastreos completos se realizan automáticamente cuando se agrega contenido nuevo, pero pueden tardar varias horas. Para forzar un rastreo, vaya a la página de administración de búsqueda y haga clic en Reindexar sitio o Reindexar lista/biblioteca. En el entorno local, ejecute un rastreo completo del origen de contenido que contiene el sitio. Una vez completado el rastreo, revise de nuevo la lista de Propiedades rastreadas.

La propiedad administrada no devuelve resultados incluso después de la asignación

Esto suele ocurrir porque la propiedad rastreada no está completa con datos. Verifique que la columna contenga valores en al menos un elemento. Asegúrese también de que el nombre de la propiedad rastreada esté escrito exactamente como aparece en la lista de Propiedades rastreadas. Si la propiedad rastreada tiene una categoría, verifique que esté buscando en la categoría correcta. En algunos casos, la propiedad rastreada puede ser una variante del nombre de la columna, como ows_ProjectName en lugar de ows_Project_x0020_Name.

El panel de refinamiento no muestra la propiedad administrada

La marca Refinable debe estar establecida en Sí. Además, el panel de refinamiento de la página de resultados de búsqueda debe incluir la propiedad administrada. Edite el elemento web de resultados de búsqueda, vaya a la sección Refinamiento y agregue la propiedad administrada a la lista de refinadores. Si la propiedad no aparece en la lista, asegúrese de que esté configurada como Refinable y de que se haya completado un rastreo completo.

Los resultados de búsqueda incluyen entradas duplicadas para la misma propiedad

Esto puede ocurrir cuando varias propiedades rastreadas se asignan a la misma propiedad administrada y contienen datos similares. Por ejemplo, tanto ows_ProjectName como ows_Project_x0020_Name pueden asignarse a la misma propiedad administrada. Quite la asignación duplicada y conserve solo la propiedad rastreada correcta. Luego ejecute un rastreo completo para actualizar el índice.

Configuración de propiedades administradas: comparación de marcas clave

Marca	Habilitada (Sí)	Deshabilitada (No)
Searchable	El contenido se incluye en el índice de búsqueda de texto completo	El contenido no se puede buscar solo por palabras clave
Queryable	Los usuarios pueden consultar con PropertyName:value	La propiedad no se puede usar en la sintaxis de consulta
Retrievable	El valor de la propiedad aparece en los resultados de búsqueda	El valor está oculto en la presentación de resultados de búsqueda
Refinable	La propiedad aparece en el panel de refinamiento	La propiedad no está disponible para filtrar

Para la mayoría de las columnas de metadatos personalizados, habilite las cuatro marcas. Deshabilite Searchable solo para propiedades que contengan texto largo o que no necesiten encontrarse mediante búsqueda por palabras clave, como los campos de fecha. Deshabilite Queryable si no desea que los usuarios consulten la propiedad directamente. Deshabilite Retrievable si el valor es confidencial y no debe aparecer en los fragmentos de resultados.

Conclusión

Ahora dispone de una lista de verificación práctica para crear y configurar propiedades administradas que mejoren la búsqueda en SharePoint. Al asignar propiedades rastreadas a propiedades administradas y establecer las marcas correctas, hace que los metadatos personalizados se puedan buscar, consultar, recuperar y refinar. Comience identificando las tres a cinco columnas que sus usuarios buscan con más frecuencia y aplique esta lista de verificación a cada una. Como siguiente paso, considere crear propiedades administradas para los campos de fecha a fin de habilitar refinadores de intervalos de fechas, lo que puede mejorar notablemente la forma en que los usuarios encuentran documentos sensibles al tiempo. Recuerde ejecutar un rastreo completo después de cualquier cambio de asignación para asegurarse de que el índice de búsqueda refleje sus actualizaciones.