Desea mostrar distintos elementos web a distintas personas en la misma página de SharePoint. Sin la segmentación por audiencia, todos ven el mismo contenido. Esto genera desorden para los usuarios que solo necesitan información específica. La segmentación por audiencia le permite mostrar u ocultar elementos web según el grupo de seguridad, el grupo de Microsoft 365 o una propiedad de Azure AD del usuario. Este artículo ofrece una lista de verificación práctica para que los propietarios de SharePoint configuren correctamente la segmentación por audiencia en una página.
Puntos clave: segmentación por audiencia en una página de SharePoint
- Página de SharePoint > Editar > Elemento web > Segmentación por audiencia: le permite filtrar qué usuarios ven un elemento web específico según la pertenencia a grupos o las propiedades del perfil de usuario.
- Centro de administración de SharePoint > configuración de segmentación por audiencia: debe estar habilitada en el nivel del sitio antes de que la segmentación de elementos web aparezca en el panel de propiedades.
- Grupo de Microsoft 365 o grupo de seguridad: la audiencia debe definirse como un grupo en Azure AD o SharePoint; no se puede segmentar directamente a usuarios individuales.
Cómo funciona la segmentación por audiencia en una página de SharePoint
La segmentación por audiencia utiliza la pertenencia a grupos de Azure AD o los grupos de seguridad de SharePoint para controlar la visibilidad. Cuando aplica una audiencia a un elemento web, solo los usuarios que pertenecen a ese grupo ven el elemento web. Los usuarios que no están en la audiencia no ven nada: el elemento web se oculta por completo. Esta característica funciona en páginas modernas de SharePoint en SharePoint Online y SharePoint Server 2019 y versiones posteriores.
Antes de comenzar, confirme que el propietario del sitio ha habilitado la segmentación por audiencia en el nivel del sitio. Esta configuración está desactivada de forma predeterminada. Sin ella, la opción Segmentación por audiencia no aparece en el panel de propiedades del elemento web. También necesita al menos un grupo (un grupo de Microsoft 365, un grupo de seguridad o un grupo de SharePoint) para usarlo como audiencia de destino.
La segmentación por audiencia se aplica solo a los elementos web. No afecta a la navegación de la página, el diseño de la página ni el título de la página. Cada elemento web puede tener una sola audiencia de destino. Si necesita mostrar un elemento web a varios grupos, cree un único grupo que contenga todos los miembros necesarios o use reglas de pertenencia dinámica en Azure AD.
Lista de verificación: habilitar la segmentación por audiencia y aplicarla a una página
Siga esta lista de verificación en orden. Cada elemento debe completarse antes de pasar al siguiente paso.
Paso 1: Habilitar la segmentación por audiencia en el nivel del sitio
- Abrir la configuración del sitio
Vaya al sitio de SharePoint. Seleccione el icono de engranaje en la esquina superior derecha y, a continuación, elija Información del sitio. Seleccione Ver toda la configuración del sitio. - Ir a la configuración de segmentación por audiencia
En la sección Administración del sitio, seleccione Configuración de segmentación por audiencia. Si no ve esta opción, es posible que su sitio sea un sitio de equipo clásico o un sitio de comunicación que requiera una ruta diferente: vaya a Configuración del sitio > Administración de la colección de sitios > Configuración de segmentación por audiencia. - Activar la segmentación por audiencia
Seleccione la casilla denominada Habilitar la segmentación por audiencia. Seleccione Aceptar. La configuración se aplica a todas las páginas del sitio.
Paso 2: Crear o identificar el grupo de destino
- Usar un grupo existente
Puede usar cualquier grupo de Microsoft 365, grupo de seguridad o grupo de SharePoint. Por ejemplo, el grupo denominado «Sales Team» o «Marketing Managers» funciona como audiencia. - Crear un grupo nuevo si es necesario
En el centro de administración de Microsoft 365, vaya a Equipos y grupos > Equipos y grupos activos. Seleccione Agregar un grupo. Elija un tipo de grupo (Seguridad o Microsoft 365) y siga el asistente. Agregue miembros manualmente o configure reglas de pertenencia dinámica. - Anotar el nombre del grupo exactamente
La segmentación por audiencia coincide con el grupo por su nombre para mostrar. Anote el nombre exacto del grupo para evitar errores tipográficos al aplicar la segmentación.
Paso 3: Agregar elementos web a la página
- Editar la página
Vaya a la página que desea segmentar. Seleccione Editar en la esquina superior derecha de la página. - Agregar elementos web
Seleccione el signo más (+) en el lienzo de la página. Elija un elemento web de la lista, como Texto, Imagen, Vínculos rápidos o Biblioteca de documentos. Agregue cada elemento web que planea segmentar.
Paso 4: Aplicar la segmentación por audiencia a un elemento web
- Abrir el panel de propiedades del elemento web
Pase el cursor sobre el elemento web y seleccione el icono de lápiz (Editar elemento web) en el lado izquierdo. El panel de propiedades se abre en el lado derecho de la pantalla. - Buscar la sección Segmentación por audiencia
Desplácese hacia abajo en el panel de propiedades. Busque la sección denominada Segmentación por audiencia. Si no ve esta sección, la segmentación por audiencia no está habilitada en el nivel del sitio. Vuelva al paso 1. - Escribir el nombre del grupo
En el cuadro de texto de Segmentación por audiencia, escriba el nombre exacto del grupo que identificó en el paso 2. Seleccione el grupo en las sugerencias desplegables. Solo puede seleccionar un grupo por elemento web. - Guardar la página
Seleccione Publicar o Volver a publicar en la esquina superior derecha. La segmentación por audiencia surte efecto de inmediato.
Paso 5: Probar la segmentación por audiencia
- Iniciar sesión como miembro del grupo de destino
Abra una ventana de navegación privada o use una cuenta de usuario diferente que pertenezca al grupo. Vaya a la página. El elemento web segmentado debería aparecer. - Iniciar sesión como un usuario que no está en el grupo de destino
Use una cuenta diferente que no pertenezca al grupo. Vaya a la página. El elemento web segmentado debería estar oculto. Si ve el elemento web, compruebe la pertenencia al grupo y la ortografía del nombre del grupo.
Errores comunes y limitaciones al usar la segmentación por audiencia
No veo la opción Segmentación por audiencia en el panel de propiedades del elemento web
La causa más común es que la segmentación por audiencia no está habilitada en el nivel del sitio. Siga el paso 1 de la lista de verificación para habilitarla. Si la opción sigue sin aparecer, es posible que esté editando una página clásica. La segmentación por audiencia solo funciona en páginas modernas de SharePoint. Cree una página moderna nueva o convierta la página clásica en una página moderna.
La segmentación por audiencia funciona de forma inconsistente entre navegadores
La característica de segmentación por audiencia se basa en datos de pertenencia a grupos almacenados en caché. Los cambios en la pertenencia a grupos pueden tardar hasta 24 horas en reflejarse. Si un usuario se agregó o se quitó recientemente de un grupo, pídale que borre la caché del navegador o espere un día antes de volver a probar.
Necesito segmentar un elemento web a varios grupos
No puede asignar más de un grupo a un solo elemento web. En su lugar, cree un único grupo en Azure AD que contenga todos los miembros que desea segmentar. Use reglas de pertenencia dinámica a grupos para combinar varios departamentos o roles en un solo grupo.
La segmentación por audiencia no funciona para usuarios anónimos
Si su sitio permite compartir vínculos con cualquier persona (acceso anónimo), la segmentación por audiencia no oculta los elementos web a los usuarios anónimos. Los usuarios anónimos ven todos los elementos web independientemente de la configuración de audiencia. Para escenarios de acceso anónimo, use permisos de nivel de página en lugar de la segmentación por audiencia.
Algunos elementos web no admiten la segmentación por audiencia
La mayoría de los elementos web modernos admiten la segmentación por audiencia. Las excepciones incluyen el elemento web Insertar y el elemento web de YouTube. Si no encuentra la sección Segmentación por audiencia en el panel de propiedades de un elemento web, consulte la documentación de Microsoft para ese elemento web específico.
Segmentación por audiencia frente a permisos de página: cuándo usar cada una
| Elemento | Segmentación por audiencia | Permisos de página |
|---|---|---|
| Qué controla | La visibilidad de elementos web individuales en una página | El acceso a toda la página o al sitio |
| Experiencia del usuario | Los elementos web ocultos son invisibles; la página se carga con normalidad | Los usuarios reciben un error de acceso denegado o no pueden abrir la página en absoluto |
| Ubicación de la configuración | Panel de propiedades del elemento web en modo de edición | Configuración de la página > Permisos o permisos del sitio |
| Requisito de grupo | Un grupo por elemento web | Uno o varios grupos o usuarios individuales |
| Caso de uso recomendado | Mostrar contenido específico de un rol en una página compartida | Restringir páginas confidenciales a un conjunto reducido de usuarios |
Ahora puede aplicar la segmentación por audiencia a cualquier página moderna de SharePoint. Comience habilitando la característica en el nivel del sitio y, a continuación, asigne un grupo a cada elemento web que desee filtrar. Pruebe con una cuenta de miembro y con una cuenta que no sea miembro para confirmar el comportamiento. Para escenarios avanzados, considere usar grupos dinámicos de Azure AD para incluir automáticamente a los usuarios según su cargo o departamento. Esto mantiene sus listas de audiencia actualizadas sin actualizaciones manuales.