Cómo guardar varios archivos de Word abiertos a la vez

Si trabaja con varios documentos de Word al mismo tiempo, guardar cada archivo individualmente le hace perder tiempo y aumenta el riesgo de perder cambios no guardados. Word no incluye un botón Guardar todo integrado en la cinta de opciones, pero ofrece un atajo de teclado y un complemento que pueden guardar todos los documentos abiertos en una sola acción. Este artículo explica cómo usar la Barra de acceso rápido para agregar un comando Guardar todo, el atajo de teclado para guardar todos los archivos abiertos y un complemento gratuito de Microsoft para guardar en bloque. También aprenderá qué sucede cuando un archivo tiene errores durante un guardado por lotes.

Por qué Word no muestra un botón Guardar todo de forma predeterminada

Word está diseñado para guardar un documento a la vez usando el botón Guardar en la Barra de acceso rápido o el atajo de teclado Ctrl+S. El comando Guardar todo existe en la aplicación pero está oculto en la cinta de opciones y la barra de herramientas predeterminadas. Microsoft eliminó el botón Guardar todo de la cinta de opciones en Word 2010 y versiones posteriores para simplificar la interfaz. El comando todavía está disponible en la lista de Todos los comandos, que puede agregar a la Barra de acceso rápido. Este método funciona en Word 2016, Word 2019, Word 2021 y Word para Microsoft 365 en Windows 10 y Windows 11.

El comando Guardar todo guarda todos los documentos abiertos que tengan cambios sin guardar. Los archivos que no se hayan guardado antes le pedirán un nombre y una ubicación, igual que una operación Guardar como normal. Los archivos que ya están guardados se actualizan silenciosamente sin ningún cuadro de diálogo.

Agregar el botón Guardar todo a la Barra de acceso rápido

La Barra de acceso rápido es la pequeña barra de herramientas que está encima de la cinta de opciones. Puede agregar el comando Guardar todo a esta barra en menos de 30 segundos. Este es el método más confiable porque no requiere ningún software de terceros y funciona en todas las versiones modernas de Word.

1. Abra Word y haga clic en la pequeña flecha hacia abajo en el extremo derecho de la Barra de acceso rápido
   Esta flecha abre el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Se encuentra junto al último icono de la barra, generalmente encima de la cinta de opciones.
2. Seleccione Más comandos en el menú
   Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Word con la página Barra de acceso rápido seleccionada.
3. En la lista desplegable Elegir comandos de, seleccione Todos los comandos
   Esto muestra todos los comandos disponibles de Word en orden alfabético. Desplácese por la lista o escriba Guardar todo en el cuadro de búsqueda encima de la lista.
4. Haga clic en Guardar todo en la lista y luego haga clic en el botón Agregar entre las dos listas
   El comando Guardar todo se mueve a la lista de la derecha, que contiene los comandos que están actualmente en su Barra de acceso rápido.
5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Word
   El icono Guardar todo aparece como un pequeño disquete con una flecha verde hacia abajo en la Barra de acceso rápido.

Después de agregar el botón, abra al menos dos documentos de Word. Haga clic en el botón Guardar todo. Word guarda todos los documentos abiertos que tengan cambios sin guardar. Si un documento nunca se ha guardado, Word abre el cuadro de diálogo Guardar como para ese archivo. Después de elegir una ubicación y un nombre, Word continúa guardando los documentos restantes automáticamente.

Usar el atajo de teclado para Guardar todo

Una vez que el comando Guardar todo está en la Barra de acceso rápido, puede usar un atajo de teclado para activarlo. De forma predeterminada, se puede acceder a los primeros 10 botones de la Barra de acceso rápido presionando Alt seguido de una tecla numérica. El primer botón es Alt+1, el segundo es Alt+2, y así sucesivamente. Si Guardar todo es el primer botón, presione Alt+1. Si es el segundo botón, presione Alt+2.

Como alternativa, puede asignar un atajo de teclado personalizado al comando Guardar todo. Vaya a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones. En la parte inferior del cuadro de diálogo, haga clic en Personalizar junto a Atajos de teclado. En la lista Categorías, seleccione Todos los comandos. En la lista Comandos, seleccione GuardarTodo. Haga clic en el cuadro Presione nueva tecla de método abreviado, presione la combinación de teclas que desee, como Ctrl+Mayús+S, y haga clic en Asignar. Luego haga clic en Cerrar y en Aceptar.

Instalar el complemento Guardar todo de Microsoft

Si prefiere no personalizar la Barra de acceso rápido, puede instalar un complemento gratuito de la tienda Microsoft AppSource. El complemento se llama Guardar todo y está publicado por Microsoft Corporation. Agrega un botón Guardar todo a la pestaña Inicio de la cinta de opciones.

1. En Word, haga clic en Insertar > Obtener complementos
   La tienda de complementos de Office se abre en un panel en el lado derecho de la ventana.
2. Escriba Guardar todo en el cuadro de búsqueda y presione Entrar
   Busque el complemento llamado Guardar todo con el logotipo del editor Microsoft. Tiene un icono de disquete verde.
3. Haga clic en Agregar junto al complemento Guardar todo
   Word instala el complemento y coloca un botón Guardar todo en la pestaña Inicio, en un grupo llamado Guardar todo.
4. Haga clic en el botón Guardar todo en la pestaña Inicio
   Se guardan todos los documentos abiertos con cambios sin guardar. Los documentos que nunca se han guardado le pedirán un nombre de archivo y una ubicación.

El complemento funciona en Word 2016 y versiones posteriores. No requiere conexión a Internet después de la instalación. El complemento no guarda documentos en el almacenamiento en la nube automáticamente; utiliza la misma ubicación de guardado que el comando Guardar normal.

Qué sucede cuando un archivo tiene un error durante Guardar todo

Cuando usa Guardar todo, Word intenta guardar cada documento abierto en secuencia. Si un documento tiene un problema, como un archivo dañado, un error de permisos o una ubicación de red que está desconectada, Word detiene el guardado por lotes y muestra un mensaje de error para ese documento específico. Los documentos restantes no se guardan hasta que resuelva el error. Para evitar esto, guarde todos los archivos críticos individualmente antes de cerrar Word. También puede verificar los permisos de archivo y la conectividad de red antes de usar Guardar todo en documentos almacenados en unidades de red.

Word informa que el archivo es de solo lectura

Si uno de los documentos abiertos está configurado como de solo lectura, Guardar todo fallará en ese archivo y detendrá la operación por lotes. Guarde el documento de solo lectura con un nombre nuevo usando Archivo > Guardar como o quite el atributo de solo lectura en el Explorador de archivos antes de usar Guardar todo nuevamente.

Word no puede guardar en una unidad de red

Si un documento está almacenado en un recurso compartido de red que deja de estar disponible, Guardar todo mostrará un error. Guarde el documento primero en una carpeta local y luego use Guardar todo para los archivos restantes. Después de que se restablezca la red, vuelva a mover el archivo.

Guardar todo vs. guardado individual: diferencias de comportamiento

Elemento	Guardar todo (Barra de acceso rápido)	Guardado individual (Ctrl+S)
Número de acciones necesarias	Un clic o atajo de teclado	Una acción por cada documento abierto
Documentos nuevos sin guardar	Solicita nombre de archivo y ubicación	Solicita nombre de archivo y ubicación
Manejo de errores	Se detiene en el primer error	El error afecta solo a ese documento
Personalización necesaria	Sí, agregar comando a la barra de herramientas o instalar complemento	Ninguna, integrado

El comando Guardar todo ahorra tiempo cuando tiene muchos documentos abiertos y desea asegurarse de que todos los cambios estén guardados antes de cerrar Word o apagar el equipo. El método de la Barra de acceso rápido es el más estable porque no depende de complementos que puedan estar bloqueados por políticas de TI. El método del complemento es más sencillo para los usuarios que no desean personalizar la barra de herramientas.