Las bibliotecas de documentos y las listas de SharePoint pueden realizar un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo guardando varias versiones de un archivo o elemento de lista. De forma predeterminada, el control de versiones suele estar configurado para crear solo versiones principales, o puede estar desactivado por completo. Muchos propietarios de sitios de SharePoint necesitan habilitar tanto el control de versiones principales como el secundario para permitir la revisión de contenido en borrador y realizar un seguimiento del historial completo de ediciones. Este artículo explica la diferencia entre versiones principales y secundarias, la configuración que debe establecer y una lista de verificación práctica para activarlas correctamente.
Puntos clave: Activar versiones principales y secundarias en SharePoint
- Configuración de la biblioteca > Configuración de versiones: Controla el límite de versiones principales, las versiones secundarias y la visibilidad de borradores de una biblioteca de documentos.
- Versiones principales (1.0, 2.0, 3.0): Versiones publicadas visibles para todos los usuarios con permisos de lectura.
- Versiones secundarias (0.1, 0.2, 1.1): Versiones en borrador visibles solo para autores, editores o aprobadores, según la seguridad de los elementos en borrador.
- Aprobación de contenido: Debe habilitarse por separado si desea que las versiones en borrador requieran aprobación antes de convertirse en una versión principal.
¿Qué son las versiones principales y secundarias en SharePoint?
El control de versiones de SharePoint crea una instantánea de un archivo o elemento de lista cada vez que se edita y se guarda. Las versiones principales se numeran con números enteros, como 1.0, 2.0 y 3.0. Estas versiones son visibles para todos los usuarios que tienen al menos acceso de lectura a la biblioteca. Las versiones secundarias se numeran con decimales, como 0.1, 0.2 y 1.1. Las versiones secundarias son borradores que solo pueden ver usuarios específicos según la configuración de seguridad de los elementos en borrador.
El control de versiones secundarias solo está disponible en las bibliotecas de documentos y no en las listas estándar. Para usar versiones secundarias, primero debe habilitar la aprobación de contenido en la biblioteca. La aprobación de contenido no requiere un flujo de trabajo de aprobación independiente, pero agrega una columna de estado que indica si una versión está en borrador, pendiente o aprobada.
La combinación de versiones principales y secundarias permite a los equipos trabajar en borradores de forma interna y publicar una versión principal limpia cuando el documento esté listo para una audiencia más amplia. SharePoint conserva el número especificado de versiones principales y, opcionalmente, mantiene una versión secundaria por cada versión principal si habilita esa configuración.
Requisitos previos antes de habilitar el control de versiones
Antes de cambiar la configuración del control de versiones, confirme lo siguiente:
- Es propietario del sitio, administrador de la colección de sitios o tiene permisos de control total en la biblioteca de documentos.
- La biblioteca no está configurada en modo de solo lectura. Si la biblioteca está en modo de solo lectura, la configuración del control de versiones aparece atenuada.
- Conoce el número máximo de versiones principales que requiere su organización. SharePoint permite hasta 500.000 versiones principales por biblioteca, pero recomendamos un límite menor, como 100 o 500, por motivos de rendimiento.
- Entiende el impacto en el almacenamiento: cada versión consume espacio de almacenamiento. Activar las versiones secundarias duplica el número de instantáneas almacenadas por cada ciclo de borrador.
Lista de verificación para activar versiones principales y secundarias
Paso 1: Ir a la configuración de la biblioteca
- Abrir la biblioteca de documentos
Vaya a su sitio de SharePoint y abra la biblioteca de documentos donde desea habilitar el control de versiones. - Acceder a la configuración de la biblioteca
Seleccione el icono de engranaje en la esquina superior derecha y, a continuación, elija Configuración de la biblioteca. Si no ve Configuración de la biblioteca, es posible que primero deba hacer clic en Contenido del sitio, luego seleccionar el nombre de la biblioteca y, después, hacer clic en el icono de engranaje.
Paso 2: Abrir la configuración de versiones
- Localizar el vínculo Configuración de versiones
En la sección Configuración general de la página Configuración de la biblioteca, haga clic en Configuración de versiones.
Paso 3: Configurar las versiones principales
- Habilitar las versiones principales
En la sección Aprobación de contenido, seleccione Sí en Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados. Esto habilita el sistema de versiones en borrador y permite que funcionen las versiones secundarias. - Establecer el límite de versiones principales
En Historial de versiones de documentos, seleccione Crear versiones principales. Luego, en el campo Conservar el siguiente número de versiones principales, escriba un número, como 100 o 500. Esto limita cuántas versiones publicadas se almacenan.
Paso 4: Habilitar las versiones secundarias
- Activar las versiones secundarias
Todavía en Historial de versiones de documentos, seleccione Crear versiones principales y secundarias (borrador). Este botón de opción solo aparece después de haber habilitado la aprobación de contenido. - Establecer la retención de versiones secundarias
Opcionalmente, seleccione la casilla Conservar borradores para el siguiente número de versiones principales y escriba un número. Esto conserva una versión secundaria por cada una de las últimas N versiones principales. Por ejemplo, si establece 3, SharePoint conserva la versión secundaria más reciente de cada una de las últimas 3 versiones principales.
Paso 5: Establecer la seguridad de los elementos en borrador
- Elegir quién puede ver las versiones en borrador
En Seguridad de los elementos en borrador, seleccione una de estas opciones:- Solo los usuarios que pueden editar elementos: solo los usuarios con permisos de colaboración o control total ven las versiones en borrador. Esta es la configuración más restrictiva.
- Solo los usuarios que pueden aprobar elementos: los usuarios con permisos de aprobación, además de los editores, pueden ver los borradores. Esto es útil para los flujos de trabajo de revisión.
- Cualquier usuario que pueda leer elementos: todos los usuarios con acceso de lectura ven los borradores. Use esta opción solo si desea que los borradores sean visibles públicamente.
Paso 6: Guardar la configuración
- Hacer clic en Aceptar
Desplácese hasta la parte inferior de la página Configuración de versiones y haga clic en Aceptar. SharePoint aplica la configuración de inmediato.
Errores de configuración comunes y cómo evitarlos
La opción de versiones secundarias aparece atenuada
El botón de opción Crear versiones principales y secundarias (borrador) está deshabilitado si la aprobación de contenido está establecida en No. Vuelva a Configuración de versiones y establezca Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados en Sí. Después de guardar, la opción de versiones secundarias estará disponible.
El historial de versiones muestra solo versiones principales
Si habilitó las versiones secundarias pero los archivos existentes siguen mostrando solo versiones principales, eso es lo esperado. Los archivos creados antes de habilitar las versiones secundarias no obtienen retroactivamente un historial de versiones secundarias. Cualquier archivo nuevo o edición nueva después de habilitar las versiones secundarias creará tanto versiones principales como secundarias. Para probarlo, cargue un archivo nuevo o edite un archivo existente y guárdelo como borrador haciendo clic en Guardar en lugar de Publicar.
Versiones en borrador visibles para todos
Si las versiones en borrador aparecen ante usuarios que no deberían verlas, revise la configuración de Seguridad de los elementos en borrador. El valor predeterminado es Cualquier usuario que pueda leer elementos, lo que hace visibles todos los borradores. Cambie esta opción a Solo los usuarios que pueden editar elementos para restringir la visibilidad de los borradores a los colaboradores y propietarios.
El almacenamiento crece demasiado rápido
Cada versión secundaria consume almacenamiento igual que una versión principal. Reduzca el número de versiones principales que se conservan y desactive la opción de conservar borradores de versiones principales anteriores. Considere también usar los límites de almacenamiento de SharePoint y configurar una directiva de retención para las versiones anteriores.
Versiones principales frente a versiones secundarias: configuraciones clave
| Configuración | Solo versiones principales | Versiones principales y secundarias |
|---|---|---|
| Aprobación de contenido requerida | Opcional | Sí |
| Numeración de versiones | 1, 2, 3 | 0.1, 0.2, 1.0, 1.1, 2.0 |
| Seguridad de los elementos en borrador disponible | No | Sí |
| Visibilidad de las ediciones no publicadas | Todos los lectores ven cada guardado como una nueva versión principal | Solo los usuarios autorizados ven los borradores hasta que se publican |
| Impacto en el almacenamiento | Una versión por guardado | Dos versiones por ciclo de guardado (borrador + publicación) |
Ahora puede configurar versiones principales y secundarias en cualquier biblioteca de documentos de SharePoint con la lista de verificación de seis pasos anterior. Comience habilitando la aprobación de contenido y, luego, establezca los límites de versiones y la seguridad de borradores que se ajusten al flujo de trabajo de su equipo. Para reducir el almacenamiento, establezca el límite de versiones principales en 100 y desactive la opción de conservar borradores de versiones principales anteriores. Si necesita aplicar un proceso de revisión, combine las versiones secundarias con un flujo de aprobación de Power Automate que se active cuando se publique un borrador.