Como propietario de un sitio de SharePoint, usted es responsable de mantener su sitio organizado, seguro y fácil de usar. Sin un plan claro, los sitios nuevos se llenan rápidamente de contenido obsoleto, permisos rotos y archivos perdidos. Una lista de verificación de gobernanza le ofrece un conjunto repetible de reglas y tareas para aplicar cada vez que crea un sitio. Este artículo proporciona una lista de verificación práctica que puede copiar y usar hoy mismo para cualquier sitio nuevo de SharePoint.
La gobernanza de SharePoint significa definir quién puede hacer qué, cómo se estructura el contenido y qué sucede cuando las cosas cambian. Una lista de verificación convierte esas reglas en pasos de acción para que no omita configuraciones críticas. Aprenderá las áreas clave que debe revisar: propósito del sitio, permisos, navegación, tipos de contenido, directivas de retención y tareas de mantenimiento periódicas. Siga esta lista de verificación para mantener cada sitio nuevo bajo control desde el primer día.
Puntos clave: lista de verificación de gobernanza para sitios nuevos
- Propósito del sitio y asignación de propietarios: Documente el objetivo del sitio, el propietario principal y el propietario secundario antes de crear el sitio.
- Grupos de permisos y uso compartido externo: Use grupos de SharePoint en lugar de usuarios individuales y configure el uso compartido externo solo para invitados existentes.
- Tipos de contenido y metadatos: Aplique tipos de contenido y plantillas de columnas coherentes para que los archivos estén etiquetados y se puedan encontrar.
- Etiquetas de retención y directivas de eliminación: Asigne etiquetas de retención predeterminadas a nivel de biblioteca para evitar la pérdida accidental de datos.
- Ciclo de revisión trimestral: Programe una tarea recurrente para comprobar permisos, archivar documentos antiguos y eliminar sitios sin uso.
Qué es una lista de verificación de gobernanza de SharePoint y por qué la necesita
Una lista de verificación de gobernanza es un conjunto de pasos predefinidos que guían al propietario de un sitio a través de tareas de configuración y mantenimiento. Sin ella, los propietarios de sitios suelen omitir configuraciones importantes, como los límites de uso compartido externo o la asociación de tipos de contenido. La lista de verificación garantiza la coherencia entre todos los sitios de su inquilino, lo que reduce los riesgos de seguridad y la dispersión del contenido.
La lista de verificación abarca cinco áreas principales: planificación del sitio, permisos, administración de contenido, cumplimiento y mantenimiento continuo. Cada área contiene acciones específicas que el propietario debe completar. Puede adaptar la lista de verificación para que coincida con la directiva de su organización, pero la estructura sigue siendo la misma. El objetivo es hacer que la gobernanza sea repetible y medible.
Requisitos previos para usar la lista de verificación
Antes de aplicar la lista de verificación, confirme que tiene los permisos correctos. Necesita al menos derechos de Propietario del sitio o Administrador de la colección de sitios. Si planea establecer etiquetas de retención, también necesita el rol Administrador de cumplimiento o equivalente. La lista de verificación funciona tanto para sitios de equipo como para sitios de comunicación en SharePoint Online.
Lista de verificación paso a paso para sitios nuevos de SharePoint
Siga esta lista de verificación en orden. Cada paso se basa en el anterior. Si omite un paso, vuelva atrás y complételo antes de continuar.
- Defina el propósito del sitio y asigne propietarios
Escriba una frase que describa el objetivo del sitio. Ejemplo: “Este sitio almacena informes de ventas trimestrales para el equipo de Norteamérica”. Asigne un propietario principal y un propietario secundario en los permisos del sitio. El propietario secundario puede actuar si el principal no está disponible. Guarde esta información en una descripción del sitio o en un documento de gobernanza vinculado. - Configure los permisos del sitio y el uso compartido externo
En el centro de administración de SharePoint, vaya a Sitios activos, seleccione el sitio y haga clic en Uso compartido. Configure el uso compartido externo en “Invitados existentes” a menos que el sitio requiera acceso anónimo. Cree tres grupos de SharePoint: Miembros del sitio, Visitantes del sitio y Propietarios del sitio. Agregue usuarios a los grupos en lugar de asignar permisos directos. Nunca otorgue Control total a un usuario individual. - Configure la navegación y la estructura del sitio
Active el menú de navegación izquierdo si está oculto. Vaya a Configuración del sitio > Navegación. Agregue vínculos a las cinco bibliotecas o páginas principales. Cree una estructura de carpetas estándar en cada biblioteca de documentos. Ejemplo: /Documents/Current, /Documents/Archive, /Documents/Templates. Evite carpetas anidadas con más de tres niveles de profundidad. - Aplique tipos de contenido y columnas de metadatos
Cree o reutilice tipos de contenido para cada categoría de documento. Por ejemplo, cree un tipo de contenido “Informe de ventas” con columnas para Región, Trimestre y Estado. Agregue estos tipos de contenido a la biblioteca de documentos. Establezca valores predeterminados para las columnas para que los archivos nuevos se etiqueten automáticamente. Use columnas de metadatos administrados cuando necesite un vocabulario controlado. - Asigne etiquetas de retención y directivas de eliminación
En el portal de cumplimiento de Microsoft Purview, cree una etiqueta de retención llamada “Conservar durante 3 años” y aplíquela a la biblioteca de documentos. Configure la etiqueta para eliminar archivos automáticamente después del período de retención. Si el sitio contiene datos confidenciales, agregue una etiqueta de confidencialidad que restrinja la descarga o la edición. Publique la etiqueta para que los propietarios del sitio puedan aplicarla. - Cree una página de bienvenida del sitio e instrucciones de incorporación
Edite la página principal del sitio. Agregue un elemento web de vínculos rápidos que apunte a las bibliotecas clave, una biblioteca de documentos y una página llamada “Cómo usar este sitio”. Escriba un párrafo breve que explique el propósito del sitio y a quién contactar para obtener ayuda. Ancle la página de bienvenida como página de destino predeterminada. - Configure alertas y notificaciones
Vaya a una biblioteca de documentos, haga clic en los puntos suspensivos y luego en Alertas. Cree una alerta para el propietario del sitio cuando se agregue o modifique un archivo. Configure la frecuencia de la alerta como inmediata. Para los sitios de equipo, cree una alerta para todos los miembros cuando se elimine un archivo. Esto ayuda a los propietarios a detectar eliminaciones accidentales rápidamente. - Documente las reglas de gobernanza del sitio
Cree una página llamada “Gobernanza” en la biblioteca Páginas del sitio. Escriba el propósito del sitio, los nombres de los propietarios, las reglas de permisos, las convenciones de nomenclatura y el calendario de revisión. Vincule esta página desde la navegación del sitio. Actualice la página cada vez que cambie una regla. - Pruebe el sitio con un usuario de ejemplo
Inicie sesión como un usuario de prueba que solo tenga permisos de Miembro. Intente cargar un archivo, editar una página y crear una carpeta nueva. Confirme que el usuario no puede eliminar una biblioteca ni cambiar permisos. Si la prueba falla, ajuste los grupos de permisos y vuelva a probar. - Programe una revisión trimestral
Cree un evento de calendario recurrente para el propietario del sitio cada tres meses. Durante la revisión, compruebe los siguientes elementos: quite los usuarios que ya no necesitan acceso, archive los documentos con más de un año de antigüedad, actualice la página de gobernanza y confirme que las etiquetas de retención siguen aplicadas. Elimine el sitio si ya no es necesario.
Errores comunes y cosas que debe evitar al usar la lista de verificación
Incluso con una lista de verificación, los propietarios de sitios cometen errores que socavan la gobernanza. A continuación se presentan los errores más frecuentes y cómo evitarlos.
Otorgar permisos de Control total a Todos
Algunos propietarios agregan usuarios al grupo Propietarios del sitio para evitar errores de permisos. Esto rompe el modelo de seguridad. En su lugar, use el grupo Miembros del sitio para los colaboradores y Visitantes del sitio para el acceso de solo lectura. Solo agregue administradores de TI a Propietarios del sitio.
Omitir la configuración de uso compartido externo
La configuración predeterminada de uso compartido externo para sitios nuevos es “Cualquier persona” en muchos inquilinos. Si no la cambia, cualquier persona con un vínculo puede acceder al sitio. Configure siempre el uso compartido externo en “Invitados existentes” o “Personas específicas” inmediatamente después de crear el sitio.
No usar tipos de contenido
Sin tipos de contenido, cada usuario crea archivos con convenciones de nomenclatura diferentes y metadatos faltantes. Los archivos se vuelven difíciles de buscar. Cree siempre al menos un tipo de contenido por biblioteca de documentos y conviértalo en el predeterminado.
Olvidar archivar el contenido antiguo
Los sitios acumulan archivos obsoletos rápidamente. Si no archiva, el sitio se vuelve lento y confuso. Durante cada revisión trimestral, mueva los archivos con más de un año de antigüedad a una biblioteca de archivo o elimínelos si la retención lo permite.
| Área de la lista de verificación | Sin lista de verificación | Con lista de verificación |
|---|---|---|
| Permisos | Usuarios individuales con acceso directo | Grupos de SharePoint con acceso basado en roles |
| Uso compartido externo | Cualquier persona con el vínculo puede ver | Solo invitados existentes o personas específicas |
| Organización del contenido | Sin tipos de contenido, metadatos incoherentes | Tipos de contenido estándar con columnas obligatorias |
| Retención | Sin etiquetas, archivos conservados para siempre | Etiquetas de retención con fechas de eliminación automática |
| Mantenimiento | Sin calendario de revisión, el sitio queda abandonado | Revisión trimestral con acciones documentadas |
Ahora tiene una lista de verificación de gobernanza completa para cualquier sitio nuevo de SharePoint. Úsela cada vez que cree un sitio para evitar brechas de permisos, desorden de contenido y riesgos de cumplimiento. Comience con el primer paso: defina el propósito del sitio y asigne propietarios. Después de completar la lista de verificación, programe su primera revisión trimestral en su calendario. Para una gobernanza avanzada, considere usar plantillas de sitio de SharePoint que apliquen previamente tipos de contenido y etiquetas de retención para que no tenga que configurarlos manualmente cada vez.